無料で使える業務効率化ツール5選

働き方改革によって、業務改善、生産性の向上が求められ、スリムな経営への移行が多くの企業で進められている中、業務効率化を図ることは必要不可欠な課題となってきています。そこで今回は、業務効率化に役立つ業務効率化のための無料ツールを種類別にご紹介いたします。業務におけるムダを解法してくれるツールですので、是非参考にしてみてください。

そもそも業務効率化とは何をすることを指すのか?

実際にツールを見ていく前にまずは業務効率化とは具体的にどのようなことを指し、何をすることで改善を進めていけるのかを見ていきましょう。

業務効率化とは、組織の生産性を高めるために、無駄なプロセスや改善できるポイントを洗い出して進めていくことで、いままでかかっていた時間やコストを削減することを指します。業務効率化を社内で進めていくことで、多くの改善がもたらされます。

そして、長時間労働の削減や日々の業務をの自動化などによる、社員の働きやすさ向上やワークライフバランスがもたらされることに繋がっていきます。

どのように業務効率化ツールを選ぶとよいか

業務効率化ツールを選ぶ際にどのような点に注意すればよいか見ていきましょう。

今何が業務の中でムダを生み出しているか把握する

まずは多種多様な業務効率化ツールがある中で、どのような機能をもったツールを導入するか決めるために、現在の業務の中でムダとなっている場所、削れるポイントを洗い出します。

洗い出ができたら複数の問題点を解決できるツールを選択します。現在の業務を把握する上で重要な作業となりますが、この段階でしっかりとポイントをまとめられないと、本来の業務効率化の効果が発揮されないことになりますので、しっかりと取り組んでください。

ツールを導入した時の従業員の負担を把握する

業務効率化ツールを選択する際には、ツールの導入によって従業員にどの程度負担があるか予め想定することおおすすめします。ツール導入で以前より負担が大きくなるようでは、導入したツールが組織の中でうまく機能しない可能性があります。

その様な事態が発生しないためにも、従業員への細かなヒアリングを行い、業務においてどのような負荷がかかるのかを予め把握していくようにしておくと、ツールを導入した際に定着しやすくなります。

新たに導入するツールと既存ツールの相性を把握する

また、新たに導入するツールが、既に組織で使用されているツールと親和性があるのかを見極める必要があります。部署単位でツールを活用していきたいと考える場合には、他部署で使用しているツールの特性や機能を前もって調べ、新たに導入するツールがそれまで使用していたツールの邪魔をしない物を選ぶと効率も上がりやすくなります。

無料で使える業務効率化ツール5選

では実際にどのようなツールがあるのか見ていきましょう。今回は用途別に無料ツールを見ていきます。

1. タスク・プロジェクト管理ツール「Trello (トレロ)」

 

Trelloはタグを並び替えることによってタスクの管理がしやすいプロジェクト管理ができる業務効率化ツールです。コメントや添付ファイル、期限などを追加することによって詳細が確認できるようになっています。ワークフローのあらゆる作業はロボットが行ってくれるので、直接的な業務の効率に繋がります。

Trello (トレロ)のサービスサイトはこちら

2. コミュニケーションツール「Slack (スラック)」

Slackは、世界中の多くの企業が導入している社内チャット機能をメインとする業務効率化ツールです。使いやすさが際立っていて、シンプルな上に、チャット投稿後の修正、様々な他のツールとの連携、手軽にファイル共有ができます。ユーザー目線で作られた便利な機能が多く揃えられています。

Slack (スラック)のサービスサイトはこちら

3. web会議ツール「Zoom (ズーム)」

 

Zoomは高音質で高画質が特徴のweb会議ができる業務効率化ツールです。簡単で安定的に利用できることが特徴です。招待される側はユーザー登録が不要で、会議に招待された人は、招待用URLをクリックするだけで参加できます。またデータ通信量が少ないため、通信環境の影響を受けずに安定して利用することができます。

Zoom (ズーム)のサービスサイトはこちら

4. ファイル共有ツール「Dropbox (ドロップボックス)」

 

Dropboxはクラウド上にデータを保存できる業務効率化ツールです。多くのシーンで利用されている人気のあるツールです。データをクラウド上に保存するので、どこからでもデータにアクセスすることができます。無料版では、アップロードできる容量が2GBまでですので、それ以上の容量を利用する場合は有料版へのアップグレートが必要となります。

Dropbox (ドロップボックス)のサービスサイトはこちら

5. メモ管理ツール「Evernote (エバーノート)」

 

Evernoteはメモ機能に特化した業務効率化ツールです。テキストをはじめ、画像や音声ファイルなどが記録することができます。様々なデータをクラウド上で一元管理し、情報へのアクセスや共有の容易さから業務効率性を向上させることができます。画像内のテキストも認識する機能があるので、紙に書いたメモもデジタル化して取り込めるので、メモを効率的に管理することができます。

Evernote (エバーノート)のサービスサイトはこちら

業務効率化を達成して生産性の向上を

生産性向上に向けて業務効率化を進めることによって、売上の向上だけでなく長時間労働の削減や従業員のワークライフバランスの向上にも繋がります。まずは選定ポイントの一番重要な、現在の業務の洗い出しから始め、課題を発見し、現状の組織に最も必要なツールを見つけてましょう。個人の業務効率化から会社全体の業務効率化を達成し、生産性の向上を続けましょう。

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