数年前まではビジネスのコミュニケーションといえば「メール」が基本でした。しかし近年、働き方が多様化する中でビジネスのコミュニケーションは「ビジネスチャット」を利用するケースが増えてきています。
ビジネスチャットはメールと違い、リアルタイムの会話に近いコミュニケーションが可能なので、スピーディーなコミュニケーションが出来ることや複数人に同時に情報やファイルなどを共有できるなどのメリットがあり、その便利さから急速に導入が拡大しました。コロナ渦で対面でのコミュニケーションが難しくなった中でも、気軽にコミュニケーションがとれるツールとして注目されています。
では「メールは使われなくなるのか？」と思われるかもしれませんが、メールを使ったコミュニケーションが完全になくなったわけではありません。
今回は、ビジネスチャットとメールの違いと上手な使い分け方について、おすすめのビジネスチャットツールを徹底解説をします。
ビジネスチャットとメールの違いとは？
まずは、ビジネスチャットとメールの説明と違いを両方のメリットとデメリットを見ながら理解して行きます。
ビジネスチャットのメリット・デメリット
ビジネスチャットとは、ビジネス利用に特化したコミュニケーションツールのことです。個人向けSNSのようなスピーディーなコニュニケーションツールの１つです。業務効率化や生産性向上、リモートワークへの活用など、「働き方改革」実現のためのひとつのツールとして注目を集めています。
ビジネスチャットのメリット
- 簡単な一言やスタンプなどで、スピーディーなコミュニケーションが可能
- 複数とのやりとりが可能で、情報やファイルの共有が容易にできる
- セキュリティ性が高い
ビジネスチャットのデメリット
- 対面コミュニケーションが不足する
- 過剰なコミュニケーションが発生し、逆に業務に支障をきたすことがある
- 社外の場合、違うビジネスチャットを使っている可能性があり、複数ツールを並行して使う必要がある
メールのメリット・デメリット
メールは本来「郵便」という意味なので、ネットワークを使用した手紙のようなコミュケーションを指します。メールは、テキスト情報だけでなく、WordやExcelなどのファイルや画像・動画なども添付し送信できます。長いことビジネスの連絡手段は、電話とメールが基本でした。
メールのメリット
- 受信相手の時間を拘束しない
- ビジネス文章が使えるようになる
- メールアドレスが分かれば、どんなツールを使っていてもメールを送ることが出来る
メールのデメリット
- 丁寧な文章が必要となり、作成に時間がかかる
- 通知がわかりにくく、すぐに読まれ、返信が来るとは限らない
- 送信者、受信者のどちらかがセキュリティ対策を疎かにすると情報漏えいのリスクがある
ビジネスチャットとメールの使い分け方のルールとは？
上記でビジネスチャットとメールのメリット・デメリットを解説してきましたが、実際はどのように使い分けるべきなのでしょうか。ビジネスチャットとメールの使い分けについて解説をします。
社内コミュニケーションは「ビジネスチャット」
上記で解説したように「ビジネスチャット」の利点は、スピーディーなコミュニケーションが可能なのと複数人での情報共有が可能な点です。
複数人でやり取りをする際には部署単位やプロジェクト単位などのグループ分けも容易にできるため、社内でコミュニケーションをするのにはビジネスチャットツールが有効的であると言えます。
メールも後から情報は検索しやすいですが、一度受信をした人だけでなければ検索は出来ません。しかし、ビジネスチャットツールであれば過去のやり取りがすべてチャット上に履歴として保存されているため、新入社員や中途社員、異動など途中からグループに参加した人がいた場合にも、グループに登録をすれば自分が入ったグループが過去にどのようなやり取りをしていたのかをすべて把握し、スムーズにプロジェクトに参加することが出来ます。
社外コミュニケーションはまずは「メール」からスタート
社外の人へ連絡をする場合は、まずはビジネス文書を用いた「メール」からスタートしましょう。失礼のないようにスタイル的にもかしこまった選択をするのがベストです。
最近では社外コミュニケーションも最初からビジネスチャットに招待して、そこでコミュニケーションを行うこともあります。しかし、上記でも解説したようにビジネスチャットの場合、自社と相手企業で使用しているビジネスチャットが違う際は、相手や自社でコミュニケーションで使用するビジネスチャットツールを改めてダウンロードをし、使うわなければいけないというケースが発生します。
そのため、自社からアプローチをする社外とのコミュニケーションに関しては、まずはメールでやり取りを実施し、プロジェクトが組成されたり、継続的にコミュニケーションが必要になった場合にビジネスチャットツールの導入の協議をするのが良いでしょう。
重要なエビデンスを残すなら必ず「メール」
多くのビジネスチャットはメッセージの送信後に編集をしたり、削除をしたりすることが出来ます。そのため、社内にしても社外にしても重要なやり取りや編集されては困る内容などに関しては、メールでやり取りをした方がエビデンスとして残すことが出来るため良いでしょう。
緊急度や優先度の高い内容の時は「ビジネスチャット」
ビジネスチャットはプッシュ通知機能がついているツールが多く、通知が来たらメッセージの内容をすぐに確認できるので、緊急度や優先度が高い場合に素早い回答を得られやすくなります。また、要件だけを送信できるので、回答までの時間も短縮することが可能です。ツールによっては、既読機能があるので相手に伝わったかを確認することもできます。
おすすめのビジネスチャット3選
上記でもご説明した通り、社内のコミュニケーションにはビジネスチャットが断然に有利です。社内でのコミュニケーションに最適なビジネスチャットツール３選をご紹介します。
1. 世界シェアNo1、連携可能な外部ツールは2,400種類以上の「Slack」
「Slack」は、Slack Japan 株式会社がサービスを提供する世界150ヵ国以上の企業で導入されているビジネスチャットツールです。「チャンネル」という会話、ファイル、ツール、メンバーなどを1か所にまとめて整理することができる機能があり、話題の整理がしやすさが人気の秘訣です。チャンネル内で作業をすると、チーム全員が進捗状況や目的を共有できます。
また、外部ツールと連携することで、Slackのチャンネル上にアラートや重要情報がアップされるため、業務効率を上げることができます。ビジネスシーンでの利用が多いGoogleドライブやDropboxなどの2,400種類以上の外部のサービスと連携ができるようになっている点も使いやすい点です。
Slackサービスサイト : https://slack.com/intl/ja-jp/
2. 個人向けLINEと同じ使い勝手で充実した機能を揃えた「LINE WORKS」
「LINE WORKS」は、ワークスモバイルジャパン株式会社が提供しているビジネスチャットツールです。なじみのあるコミュニケーションアプリ「LINE」と同じ使い勝手のため、ユーザーの教育も必要なく、導入したその日から誰でもすぐに使えるのが特徴です。見慣れた画面と機能で誰でもすぐにチャットがはじめられ、 1000種類以上の豊富なスタンプで、ビジネスでも気持ちが伝わります。 LINE WORKSの既読確認では、メッセージの既読/未読メンバーも確認可能です。企業文化によっては、ややカジュアルに過ぎると判断される場合もあります。
音声通話はもちろん、複数人によるオンラインでの打ち合わせ等も無料で行なえます。出張先や在宅ワークなどの状況でも、PCやスマートフォンからLINE WORKSでつながれば業務のやりとりが場所を選ばずにできます。
2019年8月に発表された「ソフトウェアビジネス新市場2019年版」では、2年連続で有料ビジネスチャット国内シェアNo.1を獲得しました。
LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/
3. シンプルで使いやすく必要な機能は全て搭載している「Tocaro」
「Tocaro」は、伊藤忠テクノソリューションズがサービスを提供する金融機関レベルのセキュリティ、2,000社以上の利用実績を誇るビジネスチャットツールです。仕事のプロセスを可視化し、チームの生産性を高める、ただ１つのツールです。
特徴は、『プロジェクト管理』『リアルタイムチャット』『ワークボード』の３つの特徴的な機能を始め、『ワークフロー』『ファイル共有』『既読管理』『ビデオ通話』『検索』『API・連携機能』『アクセス管理』『専用アプリケーション』などを装備しています。
世界中で数十万社が利用するセキュアなファイルストレージサービスBox®︎と強度な連携ができる唯一のツール。金融機関レベルのセキュリティなので、安心安全で使いやすさを重視する金融・通信・鉄道・航空・教育など、幅広い業界で利用されています。
Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/
ビジネスチャットとメールは目的を明確にして適切に使い分けましょう
今回は、ビジネスチャットとメールのメリット・デメリット、そしてそれを元にした使い分けの一例やおすすめのビジネスチャットをご紹介しました。
いくら導入する企業が多くても、今まで社内の情報共有を全てメールで行っていた企業は、ビジネスチャットツールのような機能の多いツールに対応できず、社員がツールに強い抵抗感を抱いてしまう可能性もあります。そのため、機能の多さ以上に「社員同士が確実に利用できる簡単なツール」であるのが重要になります。
しっかり社内で検討して、使いこなせるビジネスチャットツールを見つけましょう。
