ビジネスチャットは、コロナ渦でリモートワークを行なう企業が増えていることもあり、電話・メールに続くコミュニケーションツールとして広まりつつあります。これまでビジネスのメインだった連絡手段は主にメールでしたが、常に情報漏洩やハッキングなどの危険が伴っていることをご存知でしょうか。スマートフォンで馴染みのあるLINEや、Facebook Messengerなどの個人向けチャットも常に情報漏洩の危機に晒されています。
では、ビジネスチャットのセキュリティレベルはどうなのでしょうか？なぜビジネスチャットのセキュリティレベルが高くないといけないのでしょうか？セキュリティ面でおすすめのビジネスチャットなど、セキュリティという観点から徹底解説します。
ビジネスチャットのセキュリティレベルが高い理由
ビジネスチャットは、なぜセキュリティレベルが高くないといけないのでしょうか。それでは、2つ理由があります。
1. 大事な情報を管理するから
まず、セキュリティレベルが低いと様々な情報が管理できません。
ビジネスの情報をやり取りするのであれば、第三者から覗き見られないよう通信の暗号化は必須の機能です。また、取引先や外注スタッフといった社外メンバーのアクセスには制限をかけるなど、アクセスを制御できないツールは採用すべきではありません。
アカウント管理も重要です。メンバーにはパスワードを正しく運用することや、利用するPCやスマートフォンで適切なセキュリティ対策を実施することを通達することが大事です。
2. 様々なデバイスで利用するケースがあるから
昨今のビジネス環境の変化によって、ビジネスチャットはPCだけではなく、スマートフォンやタブレットなどの様々なデバイスから利用するようになりました。気軽にどこでもコミュニケーションがとれる反面、セキュリティ対策もしっかりと行う必要があるのです。
ログ保存機能では、各ユーザーの詳細な操作履歴はログとして残されます。オープンな環境よりもセキュリティレベルは高まり、万一セキュリティインシデントが発生した際の原因究明も行いやすいのです。
ビジネスチャットのセキュリティ機能とは？
上記で、ビジネスチャットのセキュリティレベルが重要な理由をご説明しました。では、具体的にビジネスチャットのセキュリティ機能とはどのようなものがあるのかを以下で解説します。
・IPアドレス制限機能
端末のIPアドレスをチェックしてアクセス制限を行います。管理者が、許可済みのIPアドレスのみ、システムへのアクセスが可能のため、自社ネットワーク以外からのアクセスを拒否できます。
そのため、なりすましなどの不正アクセス防止に効果的です。しかし、昨今急増しているテレワークなど自宅や外出先からのアクセスが前提の場合は、アクセス元のIPアドレスが固定ではないため、IPアドレスによるアクセス制限は設定すべきではありません。
・ログ保存機能
操作ログをサーバで保存し、閲覧できる機能です。不正アクセスが起きた場合、漏えいしたデータや日時の特定が可能。これにより、原因究明など事後の対応がスムーズにできます。また、ログを活用した事前の対策も可能です。
誤操作などの人的ミスに対しても、ログを管理することで必要な対策を講じることができます。また、ログ機能を社員に周知すれば、故意の漏えいを防ぐ抑止力になります。
・暗号化機能
端末、通信経路、サーバの各段階で暗号化を施します。通信内容が傍受されても、暗号化により解読はほぼ不可能です。万が一、お店に端末を忘れ盗まれても、データが漏えいすることはありません。暗号化機能により、端末の紛失やハッキングなどのさまざまなリスクに対応した強固なセキュリティが実現します。
・端末認証機能
管理者が許可した端末のみ、システムにアクセスできます。パソコンのみアクセスを許可したり、スマホからのアクセスも許可をしたりなど、企業の働き方に沿った運用ができます。
この機能は、特に端末の紛失・盗難時のリスク対策に効果的です。端末の紛失が明らかになった場合は認証を取り消すことで、その端末からシステムにアクセスできなくなります。端末が見つかった場合は、再び認証可能です。この機能により、例えば、「電車に会社のPCを忘れてしまった」というトラブルから心配される情報漏えいを未然に防ぐことが出来るのです。
セキュリティ対策に定評のあるビジネスチャットツール
セキュリティ対策に定評のあるビジネスチャットツールを5サービスご紹介します。
1. 世界シェアNo1、外部ツールは2,400 種類以上「Slack」
「Slack」は、Slack Technologies, Incが提供する世界中で10万社以上の企業が導入しているビジネスチャットツールです。すべての会話やツールを 1 か所にまとめる「チャンネル」が特徴で、在宅勤務でもチームの一体感を失わず、生産的に仕事を進めることができます。チャンネル内で作業をすると、チーム全員が進捗状況や目的を共有できます。話題を整理しやすく、やり取りの検索や管理が簡単で、絵文字でリアクションができる点なども便利です。
プロジェクト、トピックやチームに関連するすべての情報が整理されたチャンネルで効率的なチームワークを実現。共有チャンネルの活用で、外部のパートナーや顧客とのコラボレーションも、まるで同じオフィスにいるかのように密接に進めることができます。
有料プランのスタンダードとプラスは、ストレージが倍になる以外にセキュリティの強化がされています。
Slackサービスサイト : https://slack.com/intl/ja-jp/
2. メールと併用可能でOutlookと連携できる「Microsoft Teams」
「Microsoft Teams」は、Microsoft Corporationが提供しているマイクロソフトのグループウェア「Office365」に組み込まれているサービスで、「Office365」との連携が最大の特徴です。共有のワークスペースにファイルなどをまとめられるので、場所に制限されず仕事をしたり、チームとチャットが行えます。
Word、Excel、PowerPoint、SharePointなど組み込みのOffice 365アプリでファイルの共同作業が行える点が特長で、業界を問わず、さまざまな企業で導入・活用されています。
「Teams」だけであれば、無料でその機能がある程度利用できますが、使い勝手やセキュリティを考えると、Teamsが含まれる有料プラン「Microsoft365」がおすすめです。
Microsoft Teamsサービスサイト : https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software
3. 仕事上のコミュニケーションを円滑にする国産ツール「Chatwork」
Chatwork株式会社が提供する「Chatwork」は、日本発のビジネスチャットです。ビジネス利用の場合は、SNSなどの外部との接続を制限したり、IPアドレスや専用URL利用によるアクセス制限ができたりなど、情報漏洩を防ぐセキュリティ機能が強化されるエンタープライズプランがおすすめです。
Chatworkサービスサイト : https://go.chatwork.com/ja/
4. 広く普及しているLINEのビジネス版「LINE WORKS」
「LINE WORKS」は、ワークスモバイルジャパン株式会社が提供している個人向けコミュニケーションアプリとして別途展開している「LINE」のビジネス版です。
機能のほとんどがフリープランで使うことができますが、プランをアップグレードすることで、広告表示を消したり、音声・ビデオ通話を200名まで行うことができるようになったり、管理やセキュリティ機能をアップすることができます。ビジネス用であれば、最低でもライトプランで利用することをおすすめします。
LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/
5. 金融機関レベルのセキュリティで安心「Tocaro」
「Tocaro」は、伊藤忠テクノソリューションズがサービスを提供する金融機関レベルのセキュリティ、2,000社以上の利用実績を誇るビジネスチャットツールです。
世界中で数十万社が利用するセキュアなファイルストレージサービスBox®︎と強度な連携ができる唯一のツールがと特徴です。
金融機関レベルのセキュリティなので、安心安全で使いやすさを重視する金融・通信・鉄道・航空・教育など、幅広い業界で利用されています。
Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/
自社にあったセキュリティレベルのツールを見つけましょう
ビジネスチャットの安全性は性能次第ですが、メールより安全性は高いと言われています。職種によっては、セキュリティレベルが高すぎると、管理者への承認ばかり必要になり、業務に支障をきたすことも考えられます。どのような場面で、どのようなメンバーで使用するのかをよく社内で検討してから、自社に合うセキュリティレベルのビジネスチャットツールを導入しましょう。
