働き方改革や新型コロナウィルス感染拡大に伴うリモートワークの拡大などにより、業務効率化を目的にビジネスチャットツールが導入されるケースが増えてきました。業務効率化には数々の手法がありますが、そのうちの1つが社内コミュニケーションの合理化です。コミュニケーションを保ちつつ情報共有を行うツールとして今まではメールが主なツールでしたが、ITが進化した現在ではビジネスチャットの普及が進んでいます。
個人向けのSNSと同じような感覚でコミュニケーションがとれるため、ビジネス利用においても一般化されつつあり、その利用シーンも社内外問わず多岐に渡っています。また、リモートワークが拡大する中での社内コミュニケーションの促進にも一役買っています。ビジネスチャットツールが業務を効率化してくれることはご存知だと思いますが、実際にビジネスチャットツールを導入することでどのようなものが削減され、効率化されるのでしょうか？
この記事では、ビジネスチャットを導入することによりどのように業務が効率化されるのか、効率化に役立つおすすめのビジネスチャット3選を徹底解説します。
ビジネスチャットとは？
ビジネスチャットとは、ビジネスの場において、社内外のメンバーと迅速にコミュニケーションを取ることができるツールです。タイムラグの発生するメールと比べて、迅速に情報交換ができるリアルタイム性があるほか、メールや電話をするまでもない”ちょっとした確認や連絡事項なども、すぐに行える手軽さが魅力です。LINEの普及により、連絡は即時性や既読確認がリアルタイムに行えることが普通になりつつあります。
コロナ禍に伴うリモートワークの拡大で働き方が多様化する中、気薄になりがちな社内のコミュニケーションツールとしても注目されています。
ビジネスチャットは、テレワークで相手の様子が見えないので「今、声をかけても大丈夫だろうか？」と躊躇することもなく、とても気軽に利用でき、両者が同時に時間を確保しなくても利用できるのです。確認したいことを躊躇わずにスピーディーに聞けるのが大きな魅力です。
ビジネスチャットと個人用チャットとの違いとは？
ビジネスチャットと個人用チャットの大きな違いは、「セキュリティレベルの高さ」と「搭載している機能」です。ビジネスチャットは、企業機密になるような情報や個人情報などを多数扱うので、情報漏えいのリスクを最小限に抑える機能が充実しています。例えば、個人チャットは手軽にメッセージが送信できるため、友人や知人に送ろうとした内容を間違えて業務用のチャットルームに送信してしまう、故意に個人情報や業務上の情報を漏洩させるなどのセキュリティ面での不安があります。
2つ目は、業務効率化の役立つための機能が搭載されていることです。ビジネスチャットは業務を効率よく進められるように、さまざまなビジネス向けの機能が搭載されています。「日報機能」や「タスク管理機能」「プロジェクト管理」など、エンゲージメント施策や業務効率化に役立つ機能を豊富に備えており、これはプライベートの利用を想定している個人向けSNSにない、ビジネスチャットならではの特徴です。
ビジネスチャット導入によって効率化出来る4つのこと
ビジネスチャットを活用すると、いつでも、どこでも社内外のメンバーと手軽にコミュニケーションがとれるようになります。誰もが働きやすい職場作りや、生産性向上・社員の満足度向上といった「働き方改革」を推し進めるツールとして、ビジネスチャットは大きな役割を果たすと言われています。
ここでは、具体的にどのような点が効率化でき、仕事の生産性があげられるのかご紹介します。
1. メール作成時間
これまで企業内や企業間のコミュニケーションツールとして、「メール」は多くの企業で使われてきました。メールはとても便利な一方で、形式的なルールが多くメール文面を作成するのにかなりの時間を費やしていた方も多いのではないでしょうか？トラブル時など緊急性を要するときにタイムラグが発生するため困った経験は誰にでもあるはずです。
ビジネスチャットを活用することで、メールであったような形式的な挨拶などは不要となります。ビジネスチャットは、用件そのものを端的に伝えることができ、発信者も受け取り側もそれぞれが時間をたくさん取られることがなく、作業時間を節約できます。相手とも場合によっては、リアルタイムで会話のようなやり取りを実施することが出来るため、スムーズにコミュニケーションが取ることができます。
ツールによっては既読機能や「いいね！」やスタンプなどのリアクション機能もあるため、スピーディーなやりとりが簡単にできるのです。
2. 移動時間
次に大きく削減することが出来るようになったのが、通勤時間や顧客への訪問などの移動時間の削減です。これまでビジネスの場面でのコミュニケーションは、社内でも社外でも対面が主流だったと思います。
しかし、コロナ禍で在宅ワークやリモートワークを推進する企業が急増し、ビジネスチャットを導入することで会社への出社をせずとも社内のメンバーともコミュニケーションを行うことが可能となりましたし、社外の顧客とも同意が得られていれば、ビジネスチャットやビジネスチャットに搭載されているビデオ会議で打ち合わせが行えるため、出張や出勤などの移動時間を削減することが可能となりました。
3. セキュリティリスク
メールでファイルのやり取りをする際、これまではセキュリティの関連からファイルを圧縮したり、ファイルや圧縮したファイルに対してパスワードを設定するなどのセキュリティに考慮する必要が多々ありました。
ビジネスチャットツールであれば、多くの提供企業によってセキュリティ対策が万全に行われているため、これまでのようにファイルを圧縮したり、パスワードを掛けたりする必要などなくなります。チャットツールにそのままファイルを添付しても、情報漏えいリスクなどは劇的に削減することが出来るようになっています。
ツールによっては、金融レベルの高水準のセキュリティレベルのもののあるので、社内のセキュリティに合わせたレベルで設定できます。
4. 残業時間
上記の３つの削減がされることによって、結果的に得られる成果は残業時間の削減です。働き方改革や社員のワークライフバランスの推奨などで、勤務時間を見直す企業が増えています。コミュニケーションツールの導入で、業務の効率化がされることにより、残業時間が削減され、生産性の向上が図れるようになります。
業務効率化につながるおすすめのビジネスチャットツール3選
業務の効率化に必須なのがビジネスチャットツールです。おすすめのビジネスチャット3選をご紹介します。
⒈導入企業約75万社以上の世界シェアトップクラス「Slack」
Slack Technologies, Incが提供する「Slack」は、遠隔コミュニケーションに役立つさまざまな機能をストレスフリーで使えるツールです。日間アクティブユーザー数は1,200万以上、導入社数は75万社以上、世界150ヶ国以上で利用されており、ビジネスチャットツールの中でもトップクラスのユーザー数です。
すべての会話やツールを 1 か所にまとめる「チャンネル」が特徴で、在宅勤務でもチームの一体感を失わず、生産的に仕事を進めることができます。いくつものワークスペース（組織全体のスペース）を作り、ワークスペース内にも、自由にチャンネル（チームごとのスペース）を作成可能で、チャンネル内で作業をするとチーム全員が進捗状況や目的を共有できます。
カスタマイズ性が高くIT業界での人気が高いです、 連携できる外部サービスは1500以上 また、絵文字をカスタマイズできるなどのゆるさも人気の一因です。共有チャンネルの活用で、外部のパートナーや顧客とのコラボレーションも、まるで同じオフィスにいるかのように密接に進めることができます。
Slackサービスサイト : https://slack.com/intl/ja-jp/
⒉LINEとつながる唯一のビジネスチャット「LINE WORKS」
ワークスモバイルジャパン株式会社が提供している「LINE WORKS」は、プライベートチャットとして人気のLINEと同じ感覚で使えるビジネスチャットです。慣れ親しんだデザインの画面にて直感的に操作方法を覚えられるのが魅力です。同じ使い勝手のため、ユーザーの教育も必要なく、導入したその日から 誰でもすぐに使えます。セキュリティが通常のLINEより強化されており、重要なファイルや情報のやり取りも安全に行えます。
タスク管理やアドレス帳、掲示板などの業務効率化に役立つ機能が全て揃っています。
スマートフォンでの操作に長けているため、外出の多い職種でも無理なく連絡ができるでしょう。気軽なコミュニケーションが可能なので、社内向けの利用に適しています。2021年有料ビジネスチャット国内シェアNo.1を獲得しました。
LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/
⒊ビジネスで使える装備をフル完備「Tocaro」
伊藤忠テクノソリューションズが提供する「Tocaro」は、組織で働くビジネスマンがより効率的に働くことをサポートすることを目的として開発されたビジネスチャットツールです。オールインワンコラボレーションツールなだけあり、対話・共有・検索を柱とし「コラボレーション」をテーマに掲げていて、『グループチャット』『ファイル共有』『タスク管理機能』『ビデオ通話』『通話』『Box連携』『柔軟なセキュリティ機能』などビジネスで使える装備をフル完備しています。
共有されたデータやファイルを後から検索できる独自の検索機能によって、グループ、データ形式を問わず必要な情報を見つけ出せるようにしています。また、世界で数十万社で利用されているクラウドストレージサービス「Box」との提携によって、ファイル共有機能が強化されています。
安心安全で使いやすさを重視する金融・通信・鉄道・航空・教育など、幅広い業界で利用されています。
Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/
ビジネスチャットの導入にはルール設定が大切
業務効率化や働き方改革に大きな効果が期待できるビジネスチャットですが、導入すれば簡単に業務効率化になるわけではありません。メリットを十分に生かすためにはいくつか注意すべきことがあります。
・導入目的や期待する効果を明確にし、利用者全員に共有する
・利用時間帯や投稿規約、メンバーの権限付与など、利用ルールを整備する
・既存のビジネスツール（電話やメール、タスク管理ツール等）との使い分けを明文化する
・使い方を解説する説明会を複数回行う
社員が使いこなせなければ、現場が混乱するだけで、ビジネスチャットの導入がムダになってしまいます。現場の業務を正しく理解し、適切なルール策定や運用を心がけることが、効率的な導入に繋がります。
ビジネスチャット導入で業務効率化を実現しましょう
いかがでしたか？ビジネスチャットを導入する際は、社内で導入目的や導入後の効果を十分に話し合い、社員と共有することが重要です。数多くのメリットがあるため、上手にビジネスチャットツールを導入できれば、仕事の効率化が図れ、生産性も高まります。
ただし、導入に失敗してしまうと、業務を増やすことになり逆効果になってしまいます。直感的な操作ができ、導入教育もしっかりと出来るサービスを検討するようにしていきましょう。
