今後日本が迎える少子高齢化に伴う、労働人口の減少により、企業の業務効率化や生産性向上が喫緊の課題となっています。その中で、コミュニケーションの質とスピードを向上させるとして多くの企業で導入されているのがビジネスチャットです。それまでのメールに比べ、リアルタイムの会話が可能となり、データの添付も簡単に行えるため、スピーディーで質の高いコミュニケーションが実現され、効率を向上させます。
では、実際にビジネスチャットはどのような業種で使わているのでしょうか。実際に使用してどのような課題を解決したのか、伊藤忠テクノソリューションズ株式会社(CTC)が開発した、ビジネスチャットTocaroの導入事例を参考に見ていきましょう。
ビジネスチャットで期待できる効果
ここではまず、ビジネスチャットとはどういうものなのか、どんな機能があるのか、一般的なビジネスチャットがもたらす効果について見ていきましょう。
社内コミュニケーションを活発にする
社内でコミュニケーションをとるにあたり、同じ社内でも、フロアが違ったり、席が離れたりしていると、気軽にコミュニケーションが取りづらいという問題が起きます。わざわざメールするほどのものではないような、ちょっとした質問をしたいという場合に有効なのがビジネスチャットです。
ビジネスチャットが支持されるのは、LINEのようなSNSチャットの感覚で文章が送ることができ、スピーディにやり取りができるところにあります。一言だけアドバイスをもらいたいといった内容から、仕事上の情報の共有、アイディアの出し合いなどをを気軽に行うことができます。
また、在宅勤務やフレックスタイムで働く人など、顔を合わさないで働く人同士や、接点の少ない人とのコミュニケーションにも適しています。業務上の細かい問題も共有しやすいため、離れた場所で仕事をしていても、お互いの進捗状況を把握しやすいでしょう。ビジネスチャットの多くはスマートフォンでも使るものが多いので、場所や端末を問わずコミュニケーションを取れます。
要件の伝達が素早く行える
今までのコミュニケーションツールと言えばメールが代表格でしたが、メールのタイトルや冒頭に書く挨拶や定型文が必要になり、作成にあたって手間がかかります。しかし、ビジネスチャットは、要点だけを短いメッセージで送ることができます。短い文章で要点だけ伝えられるビジネスチャットは、メールより簡潔でわかりやすく、伝達のスピードが上がるでしょう。
ビデオ通話機能でオンライン会議ができるサービスもあります。作業の進捗状況や問題点をリアルタイムで確認でき、在宅で働く人とも近い感覚での情報共有が可能となるでしょう。働き方改革が推進される背景として、多様な働き方の実現も求められていますが、ビジネスチャットを使えば、リモートワークやテレワークといった、多様な働き方の実現にも一役買うことになるでしょう。
セキュリティー面の安全性
社内コミュニケーションをビジネスチャットにした場合、やり取りされるメッセージの中には、社内機密情報が含まれることもあります。多くのビジネスチャットはセキュリティー機能を充実させています。管理者側でユーザーを一元管理できる機能や、不正アクセスの防止・監視機能を始め、データの暗号化機能も珍しくありません。
セキュリティー面に厳しい傾向のある大手企業でもビジネスチャットの導入は進んでいますが、セキュリティー面での懸念がある場合は、高度なセキュリティー機能を持つビジネスチャットを検討されるのがおすすめです。
業種別ビジネスチャットの導入事例
では、ビジネスチャットTocaroを現場に導入する前の課題点と、使用して得られた改善点を実際に業種別に見ていきましょう。
電気機器メーカー：富士電機株式会社
『メール＆電話の調整工数を削減し、関係協力会社とのコミュニケーションが“劇的”に改善』
導入前の課題
Tocaro導入前は、電話やメールにかかるコスト、複数業者との調整業務コスト、シャドーITの懸念・リスクなどが課題でした。
導入によるメリット
Tocaroを導入して得られたメリットは、コミュニケーション効率の向上、遠方・複数業者との業務効率UP、利便性とセキュリティの両立です。
Tocaroを導入してみて
社員のプライベートなコミュニケーションツールにLINEやSNSが主流になってきて、今後はビジネスチャットの導入が加速するだろうなと思っていて、協力会社には若い方も多いので、先行してコミュニケーションツールを導入しなければ、プライベートツールがメインになってしまい、シャドーITリスクへの危機感がありました。
さらに、協力会社が複数にわたることも多く、調整業務の効率化も課題でした。会社同士の紹介や会議日程の調整などは、メールや電話では煩雑にならざるを得ませんでした。
あとは、メールの検索しにくさや、やり取りに時間がかかるなどといった問題があり、1日メールに張り付いていなくてもよく、すぐに情報を探せて、容易にコミュニケーションの場が設けられるようなツールを探していました。
Tocaroを導入して遠方の協力会社とも仕事がしやすくなりましたし、複数の協力会社とのやりとりも、調整業務が一気に省けるようになった感じです。グループを立てれば、協力会社間でも円滑にコミュニケーションができます。情報共有の意味でも、ファイルのバージョン管理をTocaroが自動で行ってくれるので、アーカイブ性が高いですね。
eコマース：イオンドットコム株式会社
『企業文化作りの第一歩を実現』
導入前の課題
Tocaro導入前の課題は、乱立したツールの一本化、メールや電話の削減、セキュリティ強化でした。
導入によるメリット
Tocaroを導入して得られたメリットは、コミュニケーションの管理、社内メール4割削減、コミュニケーションの促進です。
Tocaroを導入してみて
メールの利用率を大きく削減することができました。またそれだけでなく、グループ作成機能を使うことで様々な種類のグループを作ることができ、横断した部署間でのコミュニケーションが活性化しました。例えば、人事総務と情報システム部のグループでは、導入ツールの検討などをTocaro上でいつでも、どこでも、簡単に相談出来るので助かっています。
大きいグループでは60名を超えるメンバーが参加しているのですが、そこでも活発な議論が行われており、プロジェクトに入ったら「まずはTocaroでグループに入る」という文化が根付いています。
グループの数が多くなると表示が見づらくなりますが、そのことをTocaro開発者に直接相談し、グループカテゴリ機能というものを付加してくれたことも感謝しています。
Tocaroに限らず、ビジネスチャットでは、お互いの感情も伝わるようにと、丁寧な文章を書くことも心掛ける必要があります。TocaroではURLを貼るとそのサイトの概要が出てくるので、この細かな違いが受け手にとっては無機質な情報にならなような工夫となっていて助かっています。
金融・証券：ワイジェイFX株式会社
『シャドーITの撲滅と生産性向上の両立の実現』
導入前の課題
Tocaro導入前の課題は、シャドーITによる懸念、利便性とセキュリティの両立、通知機能の改善でした。
導入によるメリット
Tocaroを導入して得られたメリットは、シャドーITの撲滅、業務効率の向上、コミュニケーションの促進です。
Tocaroを導入してみて
社員のほとんどがチャットツールとして他のツールを利用していましたが、各種管理機能・制限機能が少なくシャドーITによる懸念があり、管理上の問題点を感じていました。
業務効率などを考えてチャット機能は必須であり、そこで利用者の利便性を損なわず、管理面でも充実しているツールを探しているところでTocaroを知ったのがキッカケです。
既存ツールを常時利用しているので、切り替えのタイミングが難しかったですが、事前通達をした上で、システムにて既存ツールを利用禁止にすることで一気に切り替えを行いました。段階的な切り替えではなく、一気に切り替えを行うことが逆に大きな混乱もなく切り替えることができた理由です。
導入にあたり複数のビジネスチャットと比較をしました。基本的な機能で大きな差はありませんでしたが、最終的な決め手としてはTocaro運営者に直接相談ができ、開発者との距離が近く、改修要望などに迅速に対応頂けたことがポイントでした。利用者の声を聞き、真摯に対応頂けるので非常に満足しています。
百貨店：株式会社高島屋
『紙媒体8割削減と情報伝達の精度向上の実現』
導入前の課題
Tocaro導入前の課題は、紙媒体での情報共有によるセキュリティリスク、情報伝達(引き継ぎなど)にかかるコスト、ナレッジの管理でした。
導入によるメリット
Tocaroを導入して得られたメリットは、紙媒体を８割削減、情報伝達の精度向上、ナレッジ管理/共有の実現です。
Tocaroを導入してみて
一番大きな問題としては、店舗の売場マネジャーの業務が非常に増えていたことでした。その中でも特に大変だったのが情報の伝達/共有です。社内からメールで発信された情報を何百人といるブランドスタッフに正確に伝達することは非常に困難でした。
加えて紙媒体での情報伝達も多く、それに伴うセキュリティリスク、ナレッジの管理不足という問題もあったため、それらの問題解決の1つの手段としてTocaroを導入しました。
また、1日あたり情報伝達にかかっている時間が1時間削減できています。情報伝達における紙媒体の利用も8割削減できており、情報伝達の精度も上がっています。
導入の決め手はぱっと見たUIが使いやすかったことは理由としてあります。ただ最後の決断は「CTCと一緒に新しいチャレンジがしたい」と思ったことでした。導入前から寄り添う姿勢を見せてくれ、抱えている課題を解決するための機能改修もしてくれました。製品単体ではなく、CTCのサポートあっての導入でした。
ホテル：更紗ホテルズ
『社内コミュニケーションを活性化でお客様へのサービス向上を実現』
導入前の課題
Tocaro導入前の課題は、勤務体系がシフト制であるため、伝達された情報に格差がある、お客様の声が本部まで落ちてこない、スタッフ間でのコミュニケーションが取れているか不安でした。
導入によるメリット
Tocaroを導入して得られたメリットは、24時間いつでも全社員で共有、お客様の声はグループチャットで共有することで、本部も認識、対面で話しているように、チャットでコミュニケーションが向上です。
Tocaroを導入してみて
本部からの通達事項も簡単に全スタッフにシェアすることができ、スタッフ間の情報共有もリアルタイムに行えていると感じています。また、お客様からのクレームや口コミの共有をすることで、すぐにお客様対応に生かすことができ、顧客満足度の向上にも繋げられています。
社内コミュニケーションの活性化という観点でも、出退勤の連絡に今日の意気込みも添えて投稿する癖がついてきており、良い風土が出来上がってきていると日々感じています。
Tocaroは非常に便利なツールです。ただ、便利なツールであっても使い方によっては、便利なものでなくなってしまうことがあります。そのため、会社としてツールの立ち位置を明確にしておくことが重要です。そして、ツールだけでは社内コミュニケーションは活発化しません。なにより大切なのは、「文化づくり」だと当社は感じています。
CTCはただツールを販売するだけでなく、その「文化づくり」にも協力をしてくれました。働き方改革やコミュニケーション活性化などでお悩みの方は、ぜひCTCに声をかけてみてください。
業種の垣根を超えて選ばれるビジネスチャット
以上見てきましたように、現在日本では様々な業種で、垣根を超えてビジネスチャとが選ばれています。その理由の多くが、コミュニケーションにまつわるものでした。現在のビジネスにおいて、企業として最も大事にしたいのは素早い情報の共有と伝達のスピードです。また、自社の情報を社員で一斉に共有でき、漏れも少ないという利点もあります。これを機会にビジネスチャットの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
様々な業種で使えるビジネスチャットツール『Tocaro』についてご存知でしょうか？詳細は下のオレンジ色のボタンからご覧になれます。
