最近導入が進む「日報アプリ」について、そもそも日報アプリがどのようなものであるかから導入メリット、選び方までをご紹介していきます。
日報アプリとは？
これまでも多くの企業で従業員やプロジェクトメンバーに一日の作業進捗や課題が発生しないかを把握するために日報や業務報告という形で行っていると思います。
日報自体は、毎日の業務を可視化することにより、上長がメンバーの業務の進捗状況を把握できたり、メンバー自身も自分自身の作業進捗を把握したり、課題を明確にすることが出来るため有用なものではあるのですが、多くの場合、毎日それら日報や業務報告を面倒と感じていたと思います。
今回ご紹介する日報アプリは、業務報告アプリとも呼ばれ、クラウド上で1日の行動報告を日報という形で簡単に作成・管理・共有出来るサービスで、従業員のみなさんの煩わしさを解決するサービスとなっています。
日報アプリのメリット
日報アプリの導入には大きく2つのメリットがあります。
1. 日報作成時間を短縮できる
日報アプリは、パソコンやスマートフォンなど複数のデバイスで利用できることが多く、職場ではもちろんのこと外出先やリモートワークを実施している自宅など、場所を選ばずに利用することが出来ます。
また、日報アプリは簡単に日報が作成できる機能が搭載されているため、スキマ時間などにどんどん日報を作成しておき、これまで業務終了後にまとめて作成していた日報作成の時間を大幅に短縮することが出来るようになりました。
2.日報を共有することで社内コミュニケーションが活性化される
多くの日報アプリは共有機能も搭載しているため、上長だけでなく同僚や他の部署のメンバーなどにも広く共有することが可能で、日報に対して他のメンバーがリアクションをしたり、課題に対して解決策をもっている人がコメントしたりと社内コミュニケーションの活性化にもつながります。
日報アプリの選び方
日報アプリを導入する際には他のSaaSを導入する時と同様に導入の目的を明確にすることは重要ですが、それ以外に日報アプリを導入する際に注意すべき点を3点ご紹介します。
1. 自社のメンバーにあった操作性か確認する
どんなSaaSを導入する時もそうですが、最も導入されているとか、人気があるという理由で導入をしてしまうと自社のメンバーが全く使ってくれないということも起きかねません。
これを回避するために社内から何名かを選抜してトライアル導入を行い、実際に操作性が自社のメンバーにあっているかや不具合がないかを確認することが必要です。
2. 自社のニーズに合った機能が搭載されているかを確認する
操作性の確認とともに行いたいのが、自社のニーズに合った機能が搭載されているかの確認です。
日報アプリの中には、各メンバーの進捗状況を数値化したり、グラフ化してくれるものなど便利な機能など多くの機能が搭載されていますが、自社に必要な機能がなければその日報アプリを社内で利用することは難しくなります。
3.セキュリティは万全かを確認する
日報は自社の機密情報の記載もされます。それらが投影してしまうことで損害を受けることも想定されます。そうならないためにも、万全なセキュリティ対策が施されているかは導入前に確認していく必要があります。
まとめ
自社に合った日報アプリを導入することで、これまで面倒だと思っていた従業員のみなさんも積極的に日報の提出をしてくれるようになると思います。
それら日報を利用して、社内の生産性向上や会社の目標達成につなげてください。
