仕事場での数少ないパーソナルスペースであるデスク。そんなデスクの状態は頭の中の状態を表すとも言われています。あなたのデスクはどうでしょう。整理整頓は行き届いていますか？
整理整頓は、ただ溜まった埃を払って掃除するだけではありません。そこにはキレイな状態を維持するためのルールが必要です。デスクに限らず、パソコンの中や共有スペースを含む職場環境全体が共通のルールのもとに整えられれば、仕事の効率は確実にアップします。
そこで今回は、整理整頓やそのコツについて解説していきます。
整理整頓できない人は仕事ができない？！
整理整頓がなされていないと、資料や道具など、何か探しものがあった際に、どこに何があるか分からず、探すことに時間を取られてしまいます。探して見つかればまだ良いのですが、見つからないまま紛失してしまうリスクも大いにあります。
また、視界に様々なものが入る雑然とした環境は、集中力も妨げます。このような時間の浪費や、散らかっていることによるミス・失敗は仕事の生産性を損ないます。整理整頓のできない人は、仕事ができない」と言われてしまうのはこのためです。
整理整頓の基本「5s」
職場環境の維持・改善のスローガンとして、「5S」というものが存在します。「5S」という言葉は、「整理（Seiri）」「整頓（Seiton）」「清掃（Seisou）」「清潔（Seiketsu）」「躾（Shitsuke）」の5つの頭文字「S」に由来します。
5Sはもともとは製造現場で用いられていた言葉ですが、いかなる職場においても有用であると認識され、以来広く知られるようになっています。5つの要素の基本的な定義を確認しましょう。
整理
5Sの中で一番最初に行われるべき行動です。全てのモノを「必要なモノ」と「不要なモノ」に分け、「不要なモノ」を捨てましょう。
整頓
整頓は、必ず整理の後に行います。整理をして残った「必要なモノ」を、適切な場所に配置します。
清掃
清掃は、整理と整頓がなされた状態を保つための行動です。身の回りのモノやスペースを掃除し、キレイにします。
清潔
整理、整頓、清掃を経て生まれたキレイな状態を維持する行動です。
躾
整理、整頓、清掃、清潔が職場において日常的に行われるようなルールを作り、習慣化する行動です。
5Sは継続してこそ意味がある
整理、整頓、清掃、清潔は、躾のもとで継続されなければ意味がありません。整頓は整理の工程があったうえで可能なことですし、清掃は整理と整頓を促進するものでもあります。このように、5つの行動は作用しあっているのです。
最初は5つ全てを継続することは難しいかもしれませんが、このスローガンを利用して、自身の身の回りの環境が条件を満たすことができているかを定期的に確認してみてください。
習慣化しないうちは、曜日や日付を決めて取り組むと良いでしょう。
整理整頓の手順とコツ
5Sを念頭においたうえで、実際に整理整頓をする際の手順は、「出す」「分ける」「減らす」「配置する」の4ステップです。
1. 出す
整理したい範囲にある資料や文房具など、あらゆるモノを一つの場所に取り出します。こうすることで、モノ全体の量を把握することができます。
2.分ける
次に、全てのモノを「必要なモノ」と「不要なモノ」とに分別します。要不要の判断の基準は職場環境によって様々ですが、「長期間使用しておらず、なくても困らないモノ」や「パソコンにデータを所有しており、再発行可能な資料」はまず不要なモノと判断して良いでしょう。
どうしても必要か不要かに振り分けられないモノは、「必要か不要か分からないモノ」として仮置きします。ただしこれに振り分けられるモノが多すぎると、整理整頓の意味がありません。極力要不要のどちらかに分けるよう努めましょう。
3.減らす
「不要なモノ」を捨てます。処分の際にはセキュリティ面にはくれぐれも注意し、適切な方法をとるようにしましょう。ステップ2の段階で「必要か不要か分からないモノ」に振り分けられたモノに関しては、期限を決めて一時的に保管します。
それらのものを一箇所にまとめておき、封をして保管しておけば、予め決めておいた保管期間が終了した際、それらのものを使用したか否かが分かりやすくなります。
一度でも開封した場合は、何を使用したのか、どのような理由・目的で使用したのかを確認し、要不要に分ける際の判断基準を見直すことに活かしましょう。開封されることがなかった場合は、再び中身の分別を行う必要はありません。すぐに処分するようにしましょう。
4.配置する
不要なモノを捨てた結果残った「必要なモノ」を適切な場所に配置します。適切な場所、というのは場面に応じて使いやすい位置に配置するということです。
個人の使用頻度の高いものはデスクの手の届く範囲に配置し、職場全体で共有するものは誰もが見つけやすいような配置を心がけたりすることで、その後の職場環境の維持・改善につながります。
まとめ
職場環境の整理整頓の程度は、仕事の効率を左右します。整理整頓の基本である5Sの考えを理解し、習慣化して継続できるようになることが重要です。
実際に整理整頓を行う際は、「出す」「分ける」「減らす」「配置する」の4つのステップに従います。ちらかったデスクの原因になりがちな「必要か不要か分からないモノ」に関しては、保管期間を決めるといった制約を設けるなど、いつまでも不要なモノを溜め込まないようにする仕組みづくりが欠かせません。
