新型コロナウイルス感染防止の影響で、リモートワークが急激に普及しています。リモートワークは便利な反面、直接の対面での会話がないため、社内コミュニケーションが難しくなったという声が上がっています。積極的に意識してコミュニケーションの機会を作らないといけません。メールや電話でも可能ですが、ビジネスチャットの方が社員同士の負担が少なくてより効率よくコミュニケーションができます。
しかし、ただビジネスチャットを導入しただけではすぐに社内コミュニケーションが活発になるわけではありません。オフィスではうまくいっていたのに、テレワークでテキストコミュニケーションのみになった途端ギクシャクしてしまった・・・なんてことはありませんか？
リアルなコミュニケーションと、ビジネスチャットでのコミュニケーションには大きな違いがあります。目の前にいる人の話を聞く場合、身振り手振りや表情、声のトーンなど、たくさんの要素が1つになって相手へのメッセージとなっています。そのためチャットでのコミュニケーションをする際は、「テキストだけになっても誤解されないメッセージ」や気持ちを表す絵文字を送ってみるように意識してみましょう。
しかし、個人用SNSで使い慣れている絵文字をビジネスで使うことを心配している方もいると思います。社内の文化や相手との関係性によっては、失礼に当たるような気もしますよね。
この記事では、ビジネスチャットで利用する絵文字について徹底解説します。
ビジネスチャットに絵文字を使うのは失礼？
「先日はありがとうございました(^^)」「ご迷惑をおかけしました（m(*- -*)m）」と、こんな絵文字（顔文字）入りのビジネスチャットのやり取りはどう思いますか？LINEなどの個人用チャットの普及によって、ビジネスメールよりもカジュアルな印象のビジネスチャットならアリと思う方が多いのではないでしょうか？
2018年の「ビジネスコミュニケーションにおける『絵文字』の使用に関する意識調査」（株式会社「ヌーラボ」調査）の結果は意外だと話題になりました。
調査によると、ビジネスチャットでの絵文字の使用について、「使用すべきだ」が半数以上の57.7％でした。「どちらでもない」が31.2％で、「使用すべきでない」はわずか11.1％という結果になっています。ビジネスチャットでは、積極的に絵文字を活用しようという人が6割もいるという結果になりました。
ビジネスチャットの場合、パソコンだけでなくスマートフォンを使って出先からも連絡ができるため、よけいなメールにありがちな挨拶文を送らなくても、単刀直入に要件を伝えられ、すぐに返信がくるので時間の節約になります。「了解しました」「お願いします」などの文字を入力するよりも、絵文字で送る方が時短になり、表現を和らげることもできるのです。
好意的な意見の一方で、「謝罪関連で絵文字を利用されると、はぐらかされているようでイライラする」という否定的な意見もあるので、使う際は社内の雰囲気や相手との関係性をしっかりと確認してから使用すると、トラブルになりにくくなります。
ビジネスチャットで絵文字を使う際のマナーとは？
プライベートのLINEとは違うビジネスで利用するチャットのため、絵文字やスタンプを使う場合にはしっかりと確認するようにしましょう。基本的なマナー３つをご紹介します。
1. 相手との関係性を考えよう
取引先や上司とのやり取りの場合、自分から積極的に絵文字やスタンプを多様するのではなく相手の出方を伺ってから使うようにしましょう。目上の方との場合は相手が絵文字を送ってきたら、自分も送るという方が多いようです。
2. 絵文字・スタンプを使いすぎない
タイムラインが絵文字ばかりになると大切な情報が埋もれてしまうこともあります。常に絵文字ばかりを使うことはビジネスの場ではふさわしくないため、忙しい時・出先の時など返信に時間をかけられない場合に使うなどのマイルールを作って使用することが大切です。
3. チャットの内容によっては使わない
自分が謝罪する時や重要な内容を送る時は、重要度が伝わるように使わないようにするのがいいでしょう。
ビジネスチャットで絵文字を使うメリット３つとは？
では、絵文字やスタンプを使うメリットはどのようなものでしょうか？メリット３つをご紹介します。
1. 簡単にリアクションができる
「了解しました」や「ありがとう」などの絵文字を使用すればタイピング不要になるため、返事を入力する時間を省くことも出来ます。また「メッセージを読みました」というニュアンスを、手軽に伝えられるので、忙しい時にもすぐに返事が可能になります。
2. コミュニケーションが取りやすい
絵文字をつかうことによって感情を表現しやすくなるので、チャットのメンバー同士の距離が縮まります。テキストだけでは感情や意図が伝わりづらく、相手に誤解を与えてしまうこともあります。特にビジネスシーンでは、メールのようにテキストのみのやり取りだと、少しギスギスした硬い印象になりがちです。
絵文字をつかうことにより、表現が柔らかくなり、相手に自分の感情を伝えやすくなります。
3. スピーディでフレンドリーなコミュニケーション
絵文字やスタンプを使うと、ビジネスチャットツールの特徴でもある「手軽さ」や「スピード感」などの利点をさらに活かすことが可能です。
従来のメールの場合は、最初から最後まで挨拶文ありのテキストでのやりとりになるため時間がかかり、「発言しにくい雰囲気」がいつまでも払拭できません。上司からの連絡などは、相手にそのつもりがなくても、少し威圧感があるように感じるかもしれないのです。新人の社員でも馴染みやすい環境を作るという意味でも、絵文字やスタンプは大きな役割を果たしてくれるでしょう。
ビジネスチャットで絵文字を使いやすいように周知しましょう
ビジネスチャットの普及で、ビジネスの場面で絵文字を使うことに抵抗がなくなってきています。絵文字を使うことで、仕事の効率化やメンバー同士のコミュニケーションも取りやすくなるなど、様々なメリットがあります。
若い世代や新入社員が気軽に利用出来るように、ビジネスチャットを導入してから社内で絵文字の利用を進めることがおすすめです。
社内コミュニケーションの活性化のためにも、ビジネスチャットの絵文字やスタンプを活用していきましょう。
