テレワークで稟議の方法は変わっていくのか？

全国の企業が推進している「働き方改革」によって日本にも浸透し始めた文化が「テレワーク」です。「tele（離れた）」「work(仕事)」という語源を持ち、その名の通り、社内ではなく会社から離れた場所で仕事をするという意味です。世界的に見ると米IBM社はいち早く取り入れ、日本でもNEC社が先駆け的存在と言われています。

2020年に流行した新型コロナウィルスの影響でテレワークが世界中で導入され、世界中の働き方が変わろうとしています。その中で日本が立ち遅れている問題があります。それは「ペーパーレスになりにくいビジネス習慣」にあります。

日本の企業内では、社内で回る稟議書があります。この稟議書がテレワークや、ペーパーレスにとって大きな障壁になっているのです。今回はこの稟議問題に対してどのような解決策があるのか見ていきましょう。

いまさら人には聞けない「稟議」とは？

稟議とは会社のお金を使ったり、クライアントと契約を結ぶ時など、自分の権限だけでは決定できない事案について、内容を説明する文書を会社の役員などに回覧させて、承認を得る手続きのことを指します。

企業や官公庁などの組織では、意思決定の権限を有しているのは管理職です。なにか物を購入する際も、高額商品の場合、部署の上長だけでなく、役員クラスの承認が必要な組織もあります。

稟議のための書類は回覧の上、内容に問題がなければ上層部から承認印が押され、最終承認を行う権限を有する人が承認すると、組織が稟議を正式に認めたことになり、購入や契約など稟議内容を実行に移すことができるというのが稟議の仕組みです。

テレワーク中の稟議はどうなっている？

テレワーク導入以前の企業はの多くは、全員が出社し、全員が同じ時間帯に会社にいることが当たり前でした。その為、稟議書を作成し、社内で回覧させることは難しいことではなく、上司に押印してもらうことも物理的にも可能でした。しかし、テレワークにが導入されると、大きな問題が発生しました。

テレワークは大前提として遠隔地社員がPC、電話、インターネット環境等を使うことによって業務が行われます。コミュニケーションツールとしてはチャットやテレビ会議がつかわれるので、社員同士の物理的な接触が無くなります。つまり、書面でのやり取りができなくなるのです。

テレワークを導入した企業でも、特に歴史のある大企業では稟議書等の決裁文書についてはいまだに紙で行っているケースが多く、テレワークにおいて稟議書などの、紙ベースが”絶対”だった書類の扱いに関して解決策を模索している企業が未だに多くあります。

郵送で回覧し印鑑をもらったり、そのために出社するなど、折角テレワークを導入してIT環境のもと遠隔で働くことができる環境になったにも関わらず、稟議書のために振り回されている企業も少なくないようです。そんな中全ての書類に関してデジタル化されることを求める声が大きくなってきています。

ICTツールを利用して稟議にかける

本来の意味から考えれば、稟議は上長の確認・承認が行われれば解決する問題です。判子が無いと効力がないという社会通念は、経験的に積み上げられたものですし、社内的な書類なので、判子で無いといけないという法的な理由はありません。

そこで活用したいのがICTツールです。現在ではITに関する技術やサービスが飛躍的に進歩し、機能面でもセキュリティ面でも優れたサービスが多数あります。

その中で今回紹介したいのが、伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が開発したTocaroというビジネスチャットツールです。

Tocaroのワークフローを使用して稟議を決裁

ビジネスチャットツールは社内コミュニケーションのためだけのツールとして認識されがちですが、豊富な機能を兼ね備えたものもたくさんあります。中でもTocaroは大企業を中心に支持されているチャットツールで、タスク管理もでき、boxと連動して高セキュリティのもと書類の保管もできるなど、その汎用性が一番の魅力です。

1万5千人を超える従業員を抱える企業が、自社内で研究・改良を重ねてきたTocaroはあらゆるシチュエーションを想定し、実際に試しながら開発されてきました。Tocaroの中でも、ワークフローという機能を使うと社内稟議も可能です。

自分が承認して欲しいことがらを入力しリクエストすれば、提案内容、詳細などを確認した人が、確認、承認、却下することができます。勿論その記録は残りますし、必要な承認をすべて得られているかということも全員で共有できるので、漏れることなく承認作業ができます。

これにより、テレワークで働いている人も、物理的な書面を使わなくてもインターネットの環境さえあれば社内稟議を提出することが可能となり、決裁もスムーズに行うことができるようになるのです。