仕事のスピード感についていけないと感じているなら

常に結果が求められるビジネスシーンにおいては、仕事の「質」もさることながら、「速さ」を求められることが多くあります。

仕事のスピードアップには意識的な改善が必要ですが、一朝一夕で成果が目に見えて現れるわけではありません。そのため、効果を実感できないうちは、「自分にはスピード重視の仕事は合わない」と思い悩んでしまう人もいることでしょう。

そこで今回は、仕事が遅いことに悩んでいる人がやるべきことについて解説していきます。

「仕事のスピード感」の正体とは?要素に分けて分析

「仕事が速い」「仕事が遅い」という言葉はよく耳にしますが、それらは一体どういった線引きで判断されているのでしょう。仕事の速い/遅いを分けるのは、以下の2つの要素です。

作業の速さ

ひとつひとつのタスクの処理スピードが速ければ、仕事全体も早く完了させることができるため、「仕事が速い」ということになります。

特に事務処理や書類の整理など、頭を使わなくて良い単純作業や、日々のルーティンワークは、短い時間でいかに数をこなすことができるかが重要です。

意思決定の速さ

仕事は小さな決断の連続です。素早く決断を下すことができれば、その分実際に作業に取り掛かる工程により多くの時間を割けるようになります。

また、自身の能力や仕事量を鑑みて、断るべき仕事を断ることができる瞬発的な判断力も、仕事を円滑に進めるうえで重要です。

仕事が遅い人が確認すべきこと

「仕事の速さ」に必要な要素をふまえたうえで、現状「仕事が遅い」とされる人は、何から改善していけば良いのでしょうか。

整理整頓をする

まず、デスク周りやパソコンの中は整理整頓されていますか?

雑然とした環境で仕事していると、必要な道具や資料が必要なときに瞬時に取り出せず、逐一探す手間と時間がかかってしまいます。その手間や時間は、他のより重要な仕事にまわすべきです。

ルーティンワークを時短化する

仕事の成果に直結するわけではないけれど毎日やらねばならないタスクは、手間をかけず、短時間でこなせるような仕組みづくりをしましょう。

スケジュール管理の徹底

仕事の期日を正確に把握しましょう。期日から逆算して計画を立てることで、仕事の進捗状況に敏感になることができます。

そもそもどの工程にどのくらいの時間がかかるかを把握できていない場合は、何度か時間を計測する経験が必要です。その記録を活かして、実現可能な計画を立てるようにしましょう。

TO DO管理の徹底

緊急性と手間の2つの観点から、TO DOの優先順位を決めます。緊急性の高い仕事はもちろん優先されるべきですが、急ぎではない手間のかかる仕事の優先順位を低く付け続けてしまうと、後々充分な時間が取れず困る事態になりかねません。

限られた時間を必要な箇所に分配するために、TO DO管理の徹底は重要なのです。同時に、不要なTO DOを見極めて排除することや、TO DOを溜め込まないための工夫も必要です。

例えば、会議の議事録をとって共有する場合。会議中に急いでメモをするだけでは、後でまとめ直すというTO DOが必要になってしまいます。その手間を省くために、議事録のフォームを用意し、予め記入できる情報は書いておきましょう。そうすれば、会議終了時に議事録を共有することができ、結果的に無駄なTO DOを減らすことにつながります。

日々の自己投資・自己管理を大切にする

仕事とは直接関係のないことではありますが、仕事以外の時間の過ごし方も仕事の速さに影響してきます。

内面的な観点からは、毎日少しずつでも、自己投資を重ねることです。知識が増えたりスキルアップすればそれだけ、作業のスピードアップや瞬発的な判断が可能になります。

また集中して仕事に取り組めるよう、体調管理も欠かせません。プライベートの時間をうまく使い、リフレッシュしましょう。

スピードと正確性のバランスはどうやってとる?

上記の方法がどれもいまひとつピンとこなかった方は、そもそも仕事におけるスピード重視の傾向に納得がいっていないのかもしれません。

正確性などの質を重視したり、完璧に仕事をこなそうとする考えは決して間違ってはいませんが、そういった考えがスピードアップを妨げている可能性はあるでしょう。

ここはひとつ、考え方を転換してみてはいかがでしょう。

まず、スピードだけを追い求める。多少正確性に欠けていたり、完璧じゃないところがあっても、ひとまず全体を仕上げてしまう。質を向上させたり完璧に近づけたりするのは、その次。あくまで全体が仕上がってから、質を追求する、という手順を踏むことを習慣付ける。

全体を見てからの方が、どの部分により力を入れるべきかが明確になり、限られた時間をより効果的に、成果につながるような形で使うことができるはずです。そうすることができて初めて、スピードと質の両方の条件をバランス良くクリアできたと言えるでしょう。

まずは現状の把握から

今回は、仕事のスピードアップに有効な方法を紹介しました。色々と述べてきましたが、あれもこれも試すのではなく、自身の問題に適切な対策を講じることが肝心です。

今一度仕事が遅い原因を振り返り、自分に合った方法を試してみてください。

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