打ち合わせのメモとして、To Do管理のため、指示された内容を忘れないようにするため……。仕事において様々な場面でとる機会のあるノートやメモ。その時々に、ちょっとしたノート術のコツをおさえることで、仕事の効率をアップさせることができるかもしれません。
今回は、ノート術の基本について紹介していきます。
そもそも、なぜ紙とペンなのか？ノートを使うことのメリット・デメリット
「ペーパーレス」が叫ばれる今の時代、紙を使わなくても、スマホやパソコンで簡単にメモを取ることが可能です。
しかし、SHOWROOM代表・前田裕二氏の『メモの魔力』が2019年に大ヒットし、その他にも現在多数のメモ術・ノート術の書籍が出ています。
これらのことからも明白であるように、ビジネスパーソンにとって、紙とペンを使うことは、メモを取るという行為において主流であり、他の手段にはないメリットがあるようです。
最大のメリットとしては、スマホやパソコンよりも自分の意のままに扱うことができる点でしょう。
何よりも、早い。文字の大きさを変えたり、好きな位置に文字を配置する際にわざわざ操作を加える必要はありません。起動時間も必要ないですし、電波環境に左右されることもありません。
また、紙とペンはいたって機能がシンプルです。書いている最中にメールや他のアプリの通知が視界に入ってくることもないため、思考が妨げられることもありません。実際に手を動かすことによる記憶の定着も見込めます。
ただ、デジタルと比較すると、どうしても劣ってしまう点が出てくることも事実です。
例えば、紙のノートには検索機能がありません。後から思い返したときに、引っ張り出したい情報を見つけることができない可能性はあります。
また、ノートの内容を誰かと共有したいときに、自己流の乱雑なノートは見にくいと感じられるかもしれません
ノートを書く際の基本的なポイント
では、デメリットをカバーし、メリットを最大限得るために、ノートを書く際に留意すべきことは何でしょうか。ノートをとるときならいつでも、抑えておいて損はない基本的なポイントを確認していきます。
後から見返す際の手がかりになる情報を必ず書く
まず、ノートを見返した際に何のことが書いてあるかが一目で分かるように、冒頭に大きくタイトルをつけます。
あわせて日付も書いておくと、後々メモしたことを探す際の手がかりになります。
会議のノートであれば、その会議に参加した人の名前も記しておくと、役に立つかもしれません。
また、予めノートの全ページにページ番号を振っておき、独自に索引を作るというのも手です。
決められた範囲に1つのテーマを書く
目的ごとに何冊もノートを用意して持ち歩くことは難しいため、1冊のノートに様々な種類の情報が含まれることはよくあることでしょう。
しかし、同一のページに違う種類の情報を詰め込んでしまうと、後から見返す際に必要な情報にたどり着くまでに時間がかかってしまいます。
ノートを通じて自身の思考を整理する場合ならなおさら、独自のルールを決めてノートを使った方が、ノートを使うことの効果を得られます。
片面1ページか見開き1ページ単位で区切ると良いでしょう。
タイプ別ノート活用術
次に、ノートのタイプ別に特徴を説明します。これを読んで、ぜひ目的に合った種類のノートを選んでみてください。
自由自在なルーズリーフ
ルーズリーフの特徴としては、必要な場所に必要な分量だけページを追加できる点です。
同一のテーマに関して、日付をまたぎ複数回にわたってノートを取っても、ページが連続するように、簡単に移動させることができます。
また、ノートとして持ち歩く際は、バインダーごと持ち歩かなくても、ルーズリーフの用紙だけ持ち運ぶことが可能です。メモをとって後からバインダーにとじれば良いため、荷物が軽量で済みます。
その分メモをとったルーズリーフを紛失してしまう可能性はありますが、その点を除けば、通常のノートよりも便利な点が多いと言えるでしょう。
スケジュール管理を徹底するなら、手帳
会議や打ち合わせにおいて、ノートをとるうちに今後のスケジュールやTo Doについての話が出てくることは頻繁に起こりえます。
情報の種類を考えたとき、それらの事柄は、ミーティングの内容のメモとは少し異なる情報であるということに気づけていますか？
種類の異なる情報が混在した状態でノートを放置してしまっては、大事なスケジュールやTo Doをうっかり忘れてしまう危険性があります。
そういったミスを防ぐためにも、スケジュールやTo Doはこまめに手帳に書き写すようにしましょう。
また反対に、スケジュール帳にメモを取った際には、忘れないうちにノートにまとめ直します。
ノートを単体で使用するのではなく、ノートと併用して手帳を利用することで、仕事のミスを減らすことができるようになること間違いなしです。
最強のTo Do管理法？！方眼ノート
方眼ノートは、横罫ノートと比べて、図を書くことに適しています。
また、横罫ノートに比べると罫線の主張が強くないため、文字に関しても、書きやすいと感じる人が多いようです。
そんな方眼ノートのおすすめの使い方は、方眼ノートのページを縦横の罫線に沿って区切り、それによってできた小さな四角いボックスに、一つずつにTo Doを書いてタスク管理をする使い方です。
この方法は単に箇条書きでTo Doを書き連ねるやり方と違って、ボックスの上下左右に他のTo Doボックスがあるため、To Do間の流れや関連性を可視化することができるという点で画期的です。
いくつものプロジェクトを進めている場合は特に、プロジェクトごとのTo Doがひと目で判別できるようになるため、進捗把握がしやすくなるだけでなく、自分の頭の中も整理されることでしょう。
マイルールでノート術をレベルアップ！
今回は、ノートを取るときの基本や、ノートのタイプに応じた使い方の一例を紹介しました。しかし、実際にノートを使っていくと、ここで述べたものよりもさらに発展したノート術が必要になってくることもあるでしょう。
そんなときにすべきことは、基本と同じです。「タイトルを書く」「日付を書く」「1ページに1テーマを書く」といったルールを習慣化するのと同じで、都度自分のルールを設けたら、決めたルールに従ってノートを使い続けようとすることです。
そうすることで、ノート全体が統一感を帯び、ノート術の効果が活きてくることでしょう。自分に合ったルールを見つけ、ノート術を向上させましょう。
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