仕事で残業をせずに終わらせたい、仕事の効率を向上させて成果を多く出したいなど思うことはありませんか。仕事の質を落とさずに成果を期限内に出すには仕事を効率化をすることが重要になります。
今回は、仕事の効率化ができている人とできていない人の違い、効率化をするための3つの基本原則と8つの方法を順にご紹介していきます。
仕事の効率化ができる人とできない人の違いは？
仕事が効率化できる人とそうでない人では、どのような違いがあるのか具体的に解説していきます。
1. 仕事の全体像を把握している
効率よく仕事をしている人は、仕事を依頼された時にまず全体像を把握しようとします。
全体像を把握することで自分の行うべきタスクに優先順位をつけ実行していくことができるのでモレなく効率良く行えるのです。
効率良くできていない人は、依頼された仕事をその場その場の思いつきだけで実行してしまい、後々やらなければいけないことができたり、いらない作業をしてしまったりと時間を無駄にしてしまっています。
2. 仕事に対して目的や目標を設定している
効率よく仕事をしている人は、今行っている仕事の目的を把握し、目標を設定して行うようにしています。そうすることで、この目標のために今の仕事を行っているという意識が明確になります。
対して効率よく仕事ができていない人は、目的や目標意識が曖昧でダラダラと行ってしまい時間がかかってしまいます。
目的や目標を設定することで、行うべきことが明確になるのでモチベーションの向上にも繋がります。モチベーションが向上することでさらに、仕事を効率化しようとする気持ちも出てきます。
仕事の効率化をする3つの基本原則
仕事の効率化ができていない人は、まずこちらの3原則がきちんと行われているか確認してみましょう。
1. 行うべきタスクを洗い出し、ToDoリストにまとめる
まずは、今自分が抱えている仕事を全て洗い出しToDoリストにまとめどんな仕事が今あるのかを把握できるようにしましょう。
2. 優先順位をつける
タスクを洗い出したあとは、すべてのタスクに重要度、緊急度が高いものから優先順位をつけるようにしましょう。
この段階で与えられたタスクが自分の処理能力を超えていると思った場合は、上司などに相談するようにしてください。
3. 決定した優先順位通りに進める
上記通り行ったら次は、決定した優先順位に沿ってタスクを進めていってください。
やるべき事を洗い出し優先順位付けしていることで、タスクを効率的に実行できるようになります
仕事の効率化を図る8つの方法！
仕事を効率化するには実施すべき方法があります。これからご紹介する8つの方法を取り入れ、仕事の効率化をしてみてはいかがでしょう？
1. 出社したらすぐに、一日のタスクを洗い出す。
仕事の効率が悪い人は、自分の行うべきタスクを把握できていません。行き当たりばったりで仕事を行い、後でタスクの抜けやモレが発生してしまい、結果的に残業することになってしまいます。
まずは、今日何を行うのかを明確にすることが重要です。
2. すぐに終わりそうなタスクから終わらせていく
今日行うタスクを洗い出したあとは、タスクに期限を切り作業時間が短くすぐに終わりそうなものから取り掛かるようにしましょう。
小さなタスクを大量に残したまま行ってしまうと、あとあと小さなタスクに気を取られたりし、効率が悪くなってしまいます。先に終わらしておくことで、大きなタスクを集中し行えるようになります。
3. ボリュームがあるタスクは細分化を行う
大きなタスクは細分化をし、一つ一つに期限を設けることで完了までかかる時間も想定しやすくなります。
さらに、タスクが細分化されていることで直実にタスクが進んでいることが分かり達成感も得られます。
4. 同時に全部の仕事を行おうとするのではなく、一つ一つ順番に終わられていく
溜まっている仕事を同時に全て実行しようとするのは無理があります。
同時に進行しているように見えても、実際には作業を少し行ったら中断し、他の作業への繰り返しになっています。これでは、仕事の効率は悪くなってしまいます。
一度にすべてを行うのではなく、着実に一つずつ終わらせていくことが仕事の効率化に近づきます。
5. 一つのタスクが終わったら、リフレッシュする時間を入れる
タスクが完了したら、少し休憩を入れたり、お茶を飲む時間を作ることでちょっとした気分転換になります。
タスクを長時間実行していても集中力は続かず、結果的に効率も悪くなってしまうのでリフレッシュする時間も入れることが大切です。
6. 行った仕事はマニュアル化をする
似たような仕事を依頼されることもあるかと思います。その時には一度行ったことをマニュアル化することで、作業時間を短縮することができるようになります。
常に、新しい仕事をする際には、マニュアル化をすることで二度手間にならず、他の人に仕事を引き継ぐ際にも効率的に引き継ぐことができるようになります。
7. どのようにしたら効率化できるかを常に考える
仕事を効率化し、時間を短縮するには自分の実行するタスクで改善することができる箇所はないかと考えることが重要です。小さな改善のポイントでも積み重ねれば多くの時間の節約に繋がります。
作業の流れや、仕組みを効率化できないかと考える時間も作って下さい。
8. アプリやツールを活用し効率化を行う
アプリやパソコンのツールを使うことで自分が実施している仕事を効率化することができるようになります。タスクに期限を切ることも可能なアプリもあるので上手に管理し、抜けやモレなく仕事の管理をするようにしましょう。
関連記事
ToDo管理が苦手な人必見！簡単手順のToDo管理方法5選
タスク管理アプリ 無料で優秀！使いやすいおすすめアプリ5選
仕事を効率化し、多くの成果を出そう
仕事の効率を上げることで、上司や周りの人からも信頼を得ることができるようになり、重要な仕事を依頼されたりもします。
さらに、効率化をするということは仕事のスピードが早くなるということで、他の人よりも多くの成果を出すことができるようになります。
今まで、ご紹介した方法を用いて仕事を効率化し自分の成長につなげてみてはいかがでしょうか。
タスク管理が見える化されて効率よく仕事を進められるビジネスチャットツール『Tocaro』についてご存知でしょうか？詳細は下のオレンジ色のボタンからご覧になれます。
