ビジネスチャットは、コロナ禍における新しい働き方の中で、社内コミュニケーションの重要なツールとなっています。しかし、なぜか使わない、使いこなせないという声も多く聞かれます。
この記事では、ビジネスチャットを使わない理由と、それを克服するためのポイントを紹介します。社内コミュニケーションにSNSを取り入れようとしている方にとって、メリットとデメリットを理解し、ビジネスチャットツールを効果的に活用するためのヒントを提供します。ビジネスチャットの導入に躊躇している方、使いこなせていないと感じている方にとって、この記事が新たな一歩を踏み出すきっかけにして下さい。コミュニケーションの効率化を図り、チームワークを向上させるための秘訣をご紹介します。
ビジネスチャットを使わない主な理由とは？
多くの企業がビジネスチャットの導入を検討している中で、なぜ使わないのか、その理由を探ります。ビジネスチャットを使わない主な理由には、主に以下の2点が挙げられます。
⒈抵抗感
新しいツールに慣れない
多くの人は、すでに慣れ親しんだコミュニケーションツール（例えば、メールや電話）に快適さを感じています。新しいツールを導入すると、学習曲線（新しいことを学ぶ際に最初は難しく感じるが、徐々に慣れていき、やがてはスムーズにできるようになる過程）が必要になり、最初は不便に感じるかもしれません。
プライバシーの懸念
ビジネスチャットでは、メッセージやファイルがサーバーに保存されることが一般的です。このため、プライバシーやセキュリティに対する懸念が生じる場合があります。特に、機密性の高い情報を扱う場合には、この問題が顕著になります。
⒉課題感
導入後も使いこなせない
ビジネスチャットツールには、多くの機能がありますが、すべてを使いこなすには時間と練習が必要です。特に、チーム全体での利用が前提のツールでは、全員が同じレベルで使いこなせるようになるまでに時間がかかることがあります。
活用方法がわからない
ビジネスチャットを導入したものの、どのように活用すれば効果的なのかがわからないというケースもよくあります。例えば、どのような情報を共有すべきか、どのようにタスクを管理すべきかなど、具体的なガイドラインがないと、チャットが単なる雑談の場になってしまうこともあります。
これらの理由を理解し、対策を講じることで、ビジネスチャットの導入と活用がスムーズに進むようになります。
コロナ禍における社内コミュニケーションの変化とは？
コロナ禍における働き方の変化は、社内コミュニケーションにも大きな影響を与えています。
在宅勤務やリモートワークの普及
- コロナ禍により、多くの企業が従業員の安全を守るために在宅勤務やリモートワークを導入しました。
- これにより、従業員はオフィスに出勤せずに自宅や他の場所から仕事をすることができるようになりました。
- しかし、物理的な距離があるため、チームメンバーや上司とのコミュニケーションが難しくなる場合があります。
コミュニケーションツールの重要性の増加
- リモートワークの普及に伴い、チームメンバー間のコミュニケーションを円滑にするためのツールが重要になってきました。
- 例えば、ビデオ会議ツール、チャットツール、プロジェクト管理ツールなどが活用されています。
- これらのツールを使うことで、遠隔地にいるメンバーともリアルタイムで情報を共有したり、顔を見ながら会議を行ったりすることが可能になります。
ビジネスチャットのメリット
- 即時性: ビジネスチャットを使うと、メッセージを送信したらすぐに相手に届くため、迅速なコミュニケーションが可能になります。
- 記録性: チャットの履歴が残るため、過去の会話を確認することができます。これにより、重要な情報が失われるリスクを減らすことができます。
- アクセシビリティ: スマートフォンやパソコンがあれば、どこからでもアクセスできるため、場所を選ばずにコミュニケーションを取ることができます。
以上のように、コロナ禍における社内コミュニケーションの変化は、リモートワークの普及とコミュニケーションツールの重要性の増加をもたらしました。ビジネスチャットは、これらの変化に対応するための有効なツールの一つです。
ビジネスチャットを使いやすくするポイントとは？
ビジネスチャットの使いやすくするためには、以下のポイントを押さえることが重要です。
基本機能の活用
メッセージ送信
チームメンバーや個人にリアルタイムでメッセージを送信できます。質問をしたり、情報を共有したりするのに便利です。
ファイル共有
文書や画像、動画などのファイルを簡単に共有できます。これにより、メールの添付ファイルのようにファイルが散らばることなく、必要な情報をすぐに見つけることができます。
ビデオ通話
顔を見ながら会話ができるため、コミュニケーションがよりスムーズになります。遠隔地にいるメンバーとの打ち合わせや、緊急の相談にも便利です。
高度な機能の利用
タスク管理
プロジェクトの進行状況やタスクの割り当てを管理できます。これにより、チームの作業効率が向上します。
スケジュール共有
自動化ツール
チームメンバーのスケジュールを共有することで、会議やイベントの調整が容易になります。例えば、特定のキーワードが含まれるメッセージを受け取ったときに自動で通知する機能など、作業の自動化に役立つツールを活用することで、効率的なコミュニケーションが可能になります。
社内ルールやマナーの設定
通知設定
重要なメッセージのみ通知を受け取るように設定することで、情報過多になるのを防ぎます。
返信期限
メッセージに対する返信期限を設定することで、迅速な対応を促すことができます。
プライバシー保護
個人情報や機密情報の取り扱いに関するルールを明確にすることで、セキュリティを確保します。
これらのポイントを押さえることで、ビジネスチャットをより使いやすく、効果的に活用することができます。
ビジネスチャット導入のための4つのステップ
ビジネスチャットの導入は、社内コミュニケーションを効率化し、チームワークを強化するための重要なステップです。以下に、ビジネスチャットを導入するための具体的な手順を詳しく説明します。ビジネスチャットに抵抗感や課題を抱えている方はぜひ参考にしてみて下さい。
1. チームや組織のニーズの把握
- 目的の明確化: ビジネスチャットを導入する目的を明確にします。例えば、コミュニケーションのスピードを上げたい、リモートワークを支援したいなど、目指すべき目標を定めましょう。
- 現状分析: 現在のコミュニケーションの課題や不満を把握します。何が問題となっているのか、どのような機能が必要かをリストアップします。
2. 適切なツールの選定
- 機能と予算のバランス: 必要な機能を持つビジネスチャットツールを選びますが、予算内で収まるかどうかも重要なポイントです。
- 比較検討: 複数のツールを比較して、最もニーズに合ったものを選びます。ユーザーレビューや評価を参考にするのも良いでしょう。
3. 社内でのトライアルとフィードバックの収集
- トライアル期間の設定: 選定したツールを一定期間、実際に使ってみます。この期間は、ツールの使い勝手や機能を評価するための重要な時間です。
- フィードバックの収集: トライアル期間中に、利用者からのフィードバックを積極的に収集します。実際の使用感や改善点を把握し、必要に応じてツールのカスタマイズや設定の見直しを行います。
4. 継続的なサポートと教育の提供
- 教育プログラムの実施: ツールの効果的な使用方法を全員が理解できるよう、教育プログラムやトレーニングを実施します。
- サポート体制の構築: ユーザーがツールの使用中に遭遇する問題に対応できるよう、サポート体制を整えます。質問やトラブルシューティングのための窓口を設けるなどが考えられます。
ビジネスチャットの導入は一度きりのイベントではなく、継続的な努力と改善が必要です。これらのステップを踏むことで、抵抗感や課題を乗り越え、ビジネスチャットを有効に活用する土壌を整えることができます。
ビジネスチャットに苦手意識のある方におすすめなツール５選
ビジネスチャットに苦手意識のある方におすすめのツールと、それぞれの特徴を以下に紹介します。
1. Tocaro（トカロ）
シンプルで直感的なインターフェイスが特徴です。使い始めやすく、プロジェクトごとのグループチャットやタスク管理機能を備えています。チームでのコラボレーションがスムーズに行え、セキュリティ面も強化されていますので、安心して利用できます。
⒉Slack（スラック）
豊富な連携アプリとカスタマイズ性が魅力です。初心者でも使いやすい直感的な操作性を持ち、多機能ながらも必要な機能を選んで使えるため、使い勝手が良いです。チャンネル機能によって、話題ごとに会話を分けることができ、情報の整理がしやすいです。
⒊Microsoft Teams（マイクロソフト チームズ）
Office 365との高い連携性があり、既にMicrosoft製品を使っている企業におすすめです。チャット機能だけでなく、ビデオ会議やファイル共有、スケジュール管理など、幅広い機能を一つのプラットフォームで利用できます。
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software
⒋Chatwork（チャットワーク）
シンプルで使いやすいインターフェイスと、手軽な価格設定が特徴です。小規模チームや個人事業主にもおすすめで、タスク管理機能やファイル共有、ビデオチャットなど、ビジネスに必要な基本的な機能を揃えています。
⒌LINE WORKS（ラインワークス）
日常的にLINEを使っている方にとって親しみやすいインターフェイスです。プライベートとビジネスの区別をつけやすく、使い慣れた操作感でビジネスチャットを始めることができます。セキュリティも強化されており、ビジネス用途に適しています。
https://line.worksmobile.com/jp/
これらのツールは、それぞれ異なる特徴を持っていますので、自分やチームのニーズに合ったものを選ぶことが大切です。
苦手意識を克服してビジネスチャットで業務効率化を目指しましょう
ビジネスチャットの導入と活用がもたらすメリットを再確認し、抵抗感を克服し、使いこなすための重要性を知ることで苦手意識は克服できましたか？今こそ、ビジネスチャットで社内コミュニケーションを革新し、新しい働き方を支えましょう。
この記事を通して、ビジネスチャットがもたらす変革の可能性をご理解いただけたことと思います。抵抗感を感じている方も、一歩踏み出してみることで、その利便性と効果を実感できるはずです。ビジネスチャットを活用し、より効率的で生産的なコミュニケーションを実現しましょう。新しい時代の働き方を、私たち自身の手で創造していきましょう。
