コロナ禍で重要性が増す社内コミュニケーションにITツールがおすすめの理由

長引く新型コロナウィルスの感染拡大の中、リモートワークなど働き方の多様化が進んでいます。そんな中、日に日に重要性が増しているのが「社内コミュニケーション」です。

これまでは、同じ場所、同じ時間に勤務をしていたため、意識をしなくても出来ていたコミュニケーションが、テレワーク導入などでなかなかしづらい状況になってきています。そのため、今まではそこまで会社として積極的に行わなくても良かった社内コミュニケーションを、希薄化しないように会社全体で盛り上げる企業が増えてきています。

今回は、改めてなぜ社内コミュニケーションが重要なのかと、社内コミュニケーションがうまく取れないことにより起きる問題、そしてその解決策を解説します。

社内コミュニケーションとは?

「社内コミュニケーション」は、社内で行われる日常的な会話や情報交換、ノウハウの共有などをし合うことです。業務時間中や休憩時間に交わされる雑談も、重要な社内コミュニケーションの1つであると考えられています。

企業には年齢や性別、役職の異なる人々が属していて、それぞれの仕事には複数の部署や社員が関わって業務を遂行しています。コミュニケーション不足によって連携が取れなくなると、業務にも支障が生じてしまうのです。

コロナ禍による急速なテレワーク導入の拡大が、社内コミュニケーションにおいてとても影響しています。対面で行ってきた社内コミュニケーションを急遽オンライン化せざるを得なくなったことで、慣れない環境におけるコミュニケーション不足が発生し、その結果、迅速な情報共有や業務中の気軽な相談・質問などに支障が出てきています。そのようなコニュニケーション不足から、誰にも相談できず、精神的ストレスを感じる社員が増えてきているのです。

なぜ社内コミュニケーションが重要なのか?

新型コロナウィルス感染拡大前は、多くの企業がオフィスを構え、勤務時間を規定し、大半の従業員が同じ場所に同じ時間集まり、仕事をするというが普通でした。同じ場所に同じ時間集まることで、自然と上司と部下や同僚同士、部署を跨いだ社員同士でコミュニケーションが生まれ、お互いの状況の共有やちょっとした相談事などを簡単に行うことが出来ました。

1. 意思疎通や情報共有により業務をスムーズにすること

業務は社員が1人で完結させるものばかりではなく、多くはチームや組織全体で複数の人が関わって行うものであり、さらには他の部署と連携して進めていく業務も多くあります。連携が必要な業務は、特に社内コミュニケーションによる意思疎通や情報共有が重要になってきます。コミュニケーションが活発に行われていれば、社員同士が同じゴールを目指せるので、業務もよりスムーズに進めていくことが出来るようになるのです。

2. 社員満足度の向上につながる

普段から意見交換や雑談を気軽に行える環境であれば、意見の食い違いは起きにくくなります。また、社内で共有される情報量も増え、社員は業務に取り組みやすくなりモチベーションも上がるでしょう。上司も部下の要望を聞きやすくなり、部下も上司の思いを共有することができるので、社員満足度の向上が図れるのです。そして、メンバー同士の仲間意識が芽生え、チームや部門への帰属意識や企業への信頼を持ちやすくなります。人手不足が深刻な時代に、離職者が減れば、業務で得た経験やノウハウも社内に蓄積されやすくなります。

3. 企業ブランドの向上につながる

社内コミュニケーションによって、部署の垣根を越えたノウハウの共有が行われると、顧客への提案やサービスの質も向上します。社員の定着率が上がって安定し、営業担当が次々に交代するといったことがなくなれば、顧客の安心感・信頼感に繋がり、顧客満足度が上がるでしょう。。また、意見が言いやすいオープンな環境では、コンプライアンス違反やセキュリティインシデントなどのトラブルが起きづらくなり、会社の信頼度向上にもつながります。

4. 健全な組織や企業文化の構築につながる

上司と部下間や同僚同士のコミュニケーション不足は、相互理解に時間がかかったり、意思疎通が取りづらくなったりと業務に支障を来します。さらに、職場の人間関係が悪化すれば精神的ストレスにもつながります。コミュニケーションは、従業員のメンタルヘルスや職場の健全性においても重要です。

社内コミュニケーション不足により起きる問題とは?

新型コロナウィルス感染拡大により、リモートワークが一般的になり、働き方自体も多様化する中で、必然とこれまで行えていた社内コミュニケーションが行えなくなり、多くの企業で社内コミュニケーション不足が発生する自体になっています。

社内コミュニケーションが不足してしまうと、先程のメリットとは逆に
「社員のモチベーション低下」
「不正行為やコンプライアンス違反行為の発生」
「顧客からのクレーム増加」

「離職率が上がる」
といった問題が発生してしまいます。

これらが起きる要因としては、「社員が持つべき目的や目標にずれが生じる」ことにあります。

経営陣や上長など、マネジメントの立場からの企業経営の方針やプロジェクトの方向性を伝達する機会が減少すると、組織のメンバーが目指す方向がずれてしまいます。組織の一体感が失われてしまうと、社内の雰囲気が悪化して働きにくいと感じはじめ、離職する社員が増える可能性もあります。

また、人間関係も希薄になり、雑談で解決するような悩みも抱え込んでしまう可能性もあります。そして、作業が滞るようになり、精神的に疲弊してしまう社員も生み出してしまうということ負の連鎖が起きてしまいます。

ITツールを活用して社内コミュニケーションを積極的に

コロナ渦で導入が急増中のビジネスチャットツールなどの、コミュニケーションを目的としたITツールであれば、場所や時間を問わずにプロジェクトや部署ごとでグループを作成して社内コミュニケーションを取ることができます。

お互いの顔を見ながら話せるビデオ機能が搭載されているツールや、データをオンライン上で共有できる機能などもあって、勤務している場所が離れていても、問題なく会議や打ち合わせが可能です。

また、グループや部署のメンバーと気軽にコミュニケーションを取りたい場合には、チャット機能を使えば設定したメンバー内で連絡を取り合うことができます。メールより簡単で雑談のように連絡を取り合えるので、コミュニケーションの活性化が図れます。

会社全体で積極的に社内コミュニケーションのきっかけ作りをすることが重要です。

自社の社内コミュニケーションのあり方を見直してみませんか?

今後これまで以上に、働き方の多様化は進むと考えられています。そんな中で、自社内の社内コミュニケーションのあり方を見直す時が来ているかも知れません。しかも、これまでのようなリアルでの対面コミュニケーションではなく、オンライン上でのコミュニケーションのあり方を優先して検討することが求められています。

今回ご紹介をしたように、社内コミュニケーションを活性化するために、場所や時間を問わずにコミュニケーションをすることができるビジネスチャットツールなどを導入する企業も増え続けています。もし、まだ社内でビジネスチャットをはじめとしたオンライン上でのコミュニケーションツールの導入が出来ていなければ、一度検討してみてはいかがでしょうか?

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