ビジネスチャットをコミュニケーションの効率化を目的に導入する企業も増えてきていますが、実際に導入後にどのように利用され、実際にコミュニケーションの効率化につながっているかの効果測定をしっかりと出来ている企業は少ないようです。
今回は、改めてビジネスチャット導入で得られる効果を振り返った上で、ビジネスチャット導入の効果測定方法について解説をしていきたいと思います。
ビジネスチャット導入で得られる4つの効果
まずは、改めてビジネスチャット導入で得られる効果について解説をしていきたいと思います。効果をしっかりと把握をした上で、導入後の効果測定を実施することが重要となります。
1.コミュニケーションの効率化
これまでの企業におけるコミュニケーションは、対面や電話、メールでのやり取りが中心だったと思います。
対面は移動、電話だと相手の都合を考慮する、メールだと形式的な冒頭の文章や時差が発生するなどこれまでのコミュニケーション手法には非効率な面がありましたが、ビジネスチャットであれば、その場でやり取りを開始し、リアルタイムで特定の問題解決や情報共有が可能となります。
また、ビジネスチャットであればやり取りの履歴を残しておくことが出来るため、あとから見返すこともできますし、間違った内容を送ってしまった場合は修正をし、正しい情報に出来るなど、効率的なコミュニケーションを可能にしてくれます。
2.スピーディーな情報共有による会議の効率化
ビジネスチャットを導入することでコミュニケーションの効率化以外に得られる効果がスピーディーな情報共有です。
これまでは紙の資料やメールでのファイル共有などで情報の共有を行っていたと思うのですが、ビジネスチャットであれば関係者に対して一斉に情報共有を実施することが出来ます。
さらに、それらの情報共有を会議を行うメンバーがいるスレッドやルームで行うことで、これまで時間調整をして開催していた会議を行う前にその場で質疑応答や意見の出し合いなども実施することができ、実際の会議を効率的なものにも出来ますし、場合によっては不要なものとすることも出来ます。
3. 高度なセキュリティにより情報漏えいリスクを低減できる
ビジネスチャットの多くは、企業内での利用が想定されているため、データの暗号化や不正アクセスの監視など高いセキュリティ対策が施されています。
最近では社外とのやり取りもビジネスチャットを活用したコミュニケーションを行うケースも出てきていますが、これまでのメールなどのやり取りだと自社は万全なセキュリティ対策を行っていたとしても相手方の企業がセキュリティ対策を怠っていれば情報漏えいが起きるリスクはありました。
しかし、ビジネスチャットで社外ともやり取りをすればツール提供企業自体が万全のセキュリティ対策を行っているため、どのような企業とのやりとりであっても情報漏えいリスクは低減できると言えます。
4. 様々な働き方に対応できる
ビジネスチャットは、インターネット回線があればどこでもいつでもコミュニケーションを実施することが可能です。
そのため、これまでのようにオフィスに集合してということは必要ではなくなり、時間や場所を選ばない働き方を選択することが可能です。
新しいアイデアの検討や新しい業務を覚えるときなど対面の方が効率がよいこともありますが、ビジネスチャットをコミュニケーションの中心に据えることで従業員の多様な働き方を受け入れることが可能となります。
ビジネスチャットの導入効果をどのように測定するか？
ビジネスチャットを導入すると上記のように様々な効果・メリットがあり、導入後その効果をしっかりと実感することが出来ると思います。
しかし、導入後に実際にそのような効果が出ているかを効果測定している企業は少ないようです。そのため、コミュニケーションの効率化を目的に導入をしたのに実際にはこれまで以上にコミュニケーションが効率悪くなってしまっているというケースも出てきてしまっているようです。
これらを解消するためにも、ビジネスチャット導入後には、実際に利用をしてみて当初想定していた効果が出ているかを定点観測することが重要となります。
この定点観測に有効なのが、社員への定期的なアンケート調査です。月に1回や3ヶ月に1回など時期を決めて、社員に対して、導入したツールに関して、効果が実感できているかどうか？不便なところがないか？などをアンケートとして収集します。
これらのアンケートを元に社内ルールの整備や導入したビジネスチャットのプランのアップグレードやカスタマイズ、場合によっては導入したツールのリプレイス、他の方法の検討などを行い、当初の目的をしっかりと達成する方法を確立していきましょう。
導入よりも導入後の効果測定が重要
何度も書いてきたようにビジネスチャットは導入よりも、導入後にしっかりと当初の目的が達成されているかどうかが重要です。
今回ご紹介したようなアンケート調査やその他自社にあった方法でしっかりと導入後の効果測定を実施し、導入当初に掲げた目的が達成できる取り組みを行うようにしてください。
