職場には色々な人が集まっていて、考え方や価値観も様々です。もしその人達が好き勝手に業務にあたったら、様々な問題が発生することが想定されます。そしてその問題は企業に致命的な損失を与えかねないでしょう。
そのような問題が起きないために、近年社内コミュニケーションが注目されています。社内でコミュニケーションがしっかりと取れているとトラブルなど問題を未然に防止するということもわかってきています。
しかし、コロナ禍によりテレワークの普及が進む中で、社内コミュニケーションが取りづらくなっていることが問題になりつつあります。
コミュニケーション不足は、仕事の効率性や生産性が低下する原因のひとつです。また、人間関係の悪化や離職率の上昇につながる危険性もあります。そのため、コミュニケーションを活性化させるための対策が必要です。
今回は、社内コミュニケーション不足に起きる問題と改善方法、社内コミュニケーションが活性化するITツールについて解説をしていきます。
社内コミュニケーションとは？
社内コミュニケーションとは、企業内で行われる社員同士のコミュニケーションのことを指します。企業内でのプロジェクトやタスクの進捗管理、問題の解決、意思決定などに欠かせないとても重要なものです。個々のスキルや知識を共有したり、チーム間での信頼関係を構築することで、効率的かつ円滑なビジネスプロセスを実現することができるのです。
企業業績にも関係することから、近年は社内コミュニケーションを活性化させるために、企業が力を入れています。
社内コミュニケーションの方法はたくさんありますが、基本的には会議や伝言、電子メール、ビジネスチャット、ビデオ会議などがあります。
コロナ禍以前は社内での情報共有やコミュニケーションを促進するために、コミュニケーションブースや社内カフェなどを作る企業もありました。しかし、コロナ禍以降では、働く場所の多様化もあり、クラウド型のコラボレーションツール（ビジネスチャット）やプロジェクト管理ツールが広く使われるようになっています。
社内コミュニケーション不足が招く社内の問題とは？
与えられた仕事をこなすだけで、隣の席の人とも話をしない。他の人が何をしているのか知らない。そもそも会社がどんな事業に取り組んでいるのかも理解していない。という会社も多いと思います。多様化する働き方や雇用条件がえた結果、社内でのコミュニケーションは減少しつつあります。また、コロナ禍でよりその状況が悪化している企業も増えています。
では、なぜ社内コミュニケーションの活性化が大事なのでしょうか。コミュニケーション不足によって引き起こされる社内での問題を見てみましょう。
1. 社員の勤務意欲が低下する
社内でのコミュニケーションが不足していると、自分以外の仕事の情報が入ってこなくなり、違うセクションの人との交流機会も減ります。そして、自分の役割や業務についての情報を十分に理解できず、仕事に対するやる気が低下してしまう恐れがあります。
また、社員が評価される仕組みが十分になされていない場合、不満やストレスがたまりやすくなることもあります。仕事の幅を広げたいと思っても相談する相手がいないと、承認欲求が満たされず、モチベーションが下がり退職者の増加に繋がってしまいます。
2. 不正行為が発生する危険性が高くなる
社内コミュニケーションの機会が減少すると、お互いの状況に無関心になり、社員が誰にも監視されていない状態になります。社員間で情報が共有されず、必要な情報が届かないことで、プロジェクトの進行に支障をきたす可能性があります。
そういった状況下では、勤務態度が怠慢になったり不正行為が発生しやすくなったり、プロジェクトの進行に支障をきたす可能性があります。
3. 会社のイメージを悪くしてしまう
社内コミュニケーションが不足している会社では、会社の進むべき方向性や理念などがしっかり共有されていないことがあります。そのような状況下では意思疎通がうまくいかないため、正しい顧客対応ができず、プロジェクトの進捗も理解せずその結果顧客から不信感を抱かれることもあります。こ
そして、お客様とのやり取りの中でこのような状況が伝わってしまうと、信頼感を失い、会社のイメージを悪くすることがあります。また、プロジェクトの進行を妨げるだけでなく、社員間での対立や不和を生む原因にもなります。
コミュニケーション不足による問題は、放っておくと形骸化し修正が難しくなります。また、この取り組みの難しさは、社員全員がその価値を理解して行動に移さなければならないところです。
社内コミュニケーションのカギは「縦のコミュニケーション」
社内コミュニケーションというと同僚と仲良くというイメージが先行してしまいがちです。仲良く、楽しく仕事ができるようにすることは間違いではないですが、会社には上司や部下など様々な人間関係があるためみんなと仲良しは難しいでしょう。
ひと昔前の上司像は、「これやっといて」と作業の内容だけ伝え、業務の全体像などを説明しない、やたらとノルマや納期だけを強調して仕事を投げるなどひどいものでした。そのような仕事の進め方は、今やパワハラになり、結果が出たとしても決して良いとは言えません。
この状態は”上司”と”部下”という組織的な関係性だけで、人間的な関係性が希薄な状態です。組織を運営する上で、まず解決すべき問題と言えます。
実は、上司と部下の縦のコミュニケーションは、同僚同士の横のコミュニケーションよりも重要なのです。
会社のことも仕事のこともよく知るのは上司です。部下からしたら、本当に学ぶべきことは上司が知っているのです。部下はそこから学ばなければならないですし、それが会社の文化を次の世代へと繋いでいくのです。
縦のコミュニケーションの新常識「1on1」は面談ではない
この縦のコミュニケーションを活発にさせるための取り組みとして近年導入企業が増えているのが、「1on1」と呼ばれるミーティング形式です。1on1ミーティングは、部下の成長を目的に行われる1対1のミーティングのことであり、プロジェクト遂行などのために、目標や成果を確認する面談とは異なるのが特徴です。
上司と部下が一対一でミーティングを行い、部下の業務に関する悩みや、仕事に対する不満などを聞き出すのが目的のため、「気にかけてくれる上司がいる」という気持ちから、離職率も低減するとされています。信頼関係の構築のきっかけにも繋がるでしょう。
逆に上司は会社の理念やビジョン、仕事に対する心構えなど、会社が目指す姿を明確に部下に伝えることができます。このビジョンの縦の共有こそが社内のコミュニケーションを活発にさせる大切な要素なのです。同じビジョンを共有している組織にはチーム感が生まれ、必然的にコミュニケーションも生まれます。
チーム感が生まれてくると、他の人がどのような仕事をしてるのか興味を持つようになります。チーム全体が進んでいる方向性が見えるようになると、自分の仕事と他の人の仕事がリンクしていることがイメージできるようになるからです。
社内コミュニケーションの問題はITツールで解決
働き方が多様化する中、社内コミュニケーションの活性化のためにITツールを導入する企業が増加しています。今回は、おすすめのビジネスチャットツール3サービスをご紹介します。
⒈同じ使い勝手で導入してすぐに使えるLINEのビジネス版「LINE WORKS」
ワークスモバイルジャパン株式会社が提供する「LINE WORKS」は、なじみのあるコミュニケーションアプリ「LINE」と同じ使い勝手のため、面倒なセットアップや操作研修も不要なこと、ユーザーの教育も必要なく、導入したその日から誰でもすぐに使えることが最大のメリットです。
LINEと同じ使い方で友だちとして追加してもらうと繋がることができます。 BtoC営業の場合、お客様がなかなか電話に出てくれない、メールの返事がこない時に、LINEで繋がることで連絡を取りやすくなることが人気の秘訣です。
タスク管理も簡単にでき、チームで専用カレンダーを共有し、スケジュールの確認やタスクの振り分けなどができます。
スマホやPC操作が苦手だが、LINEなら操作できるという社員が多い企業や、BtoC営業が多い「小売・サービス・物流・建設業」など、スマホがメインな職場環境には便利なツールです。
個人向けLINEとは違い、 LINE WORKSでのすべての通信は暗号化されているため安全に通信可能です。システムのセキュリティも24時間365日専門のスタッフが監視しています。スマートフォンでの利用を考慮し、リモートコントロール機能も完備しています。
導入した企業からは、「操作性がLINEと似たLINE WORKSなら導入教育を行うことなくすぐに定着することが出来ました。管理者がトークの内容をモニタリングすることでガバナンスを効かせられることも安心です」「国際規格認証によってセキュリティ性の高さが保証されていることに加えて、外部の協力会社の担当者のLINE WORKSやLINEと安全につながれる外部トーク連携を備えている点も魅力」などの感想があります。
LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/
2. あらゆる情報を簡単かつ安全に社内で共有できる「Tocaro」
伊藤忠テクノソリューションズが提供する「Tocaro」は、仕事のプロセスを可視化しチームの生産性を高めるビジネスチャットツールです。自分の仕事を「見える化」し、「忙しくて新しい仕事に着手できない」「どんなメッセージが届いているか既読をつけずに確認したい」ときに役立つ機能が多くあり、「ワークボード」機能ではチーム仕事で重要な自分の役割を把握して遂行するのを助けます。
プロセスを見える化し業務効率化をすることに特化しており、タスク機能や、作業の進捗状況などをリアルタイムで定量化してそのプロセスを見える化できる機能が搭載しています。ワークフロー機能では、スタッフ全員に同一の指示を出すことで作業内容の把握もスムーズになるほか、当事者以外のメンバーも同時に把握でき便利です。
『プロジェクト管理』『リアルタイムチャット』『ワークボード』の３つの特徴的な機能を始め、『ワークフロー』『ファイル共有』『既読管理』『ビデオ通話』『検索』『API・連携機能』『アクセス管理』『専用アプリケーション』など、業務効率化に繋がる機能を多数装備しています。
高セキュリティで、世界中で数十万社が利用するセキュアなファイルストレージサービスBox®︎と強度な連携ができる唯一のツールです。金融機関レベルのセキュリティなので、安心安全で使いやすさを重視する金融・通信・鉄道・航空・教育など、幅広い業界で利用されています。
導入した企業からは、「Tocaroであればセキュリティに不安がなかったのと参加企業各社もセキュリティの観点から利用をしているBoxとのリンクがしやすかった」や「複数のチャットツールの乱立による情報漏洩リスクの防止と、新たなコミュケーション手段の整備による情報共有・伝達の効率化に繋がった」と好評です。
Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/
⒊最大1万人が参加できるライブイベントも中継可能「Microsoft Teams」
Microsoft Corporationが提供する「Microsoft Teams」は、Teams はチャットだけのツールではなく、Office 365 のサービス各種と連携する機能を持っており、業務に必要なあらゆるリソースと繋がったチャットツールです。 最大の特徴は、Office製品との連携に重点をおいている点になります。業務で利用している人も多いWord、Excel、PowerPoint、SharePointなどOffice系との連携が可能で、チーム内のメンバーで共同編集を行うこともできます。
共有のワークスペースにファイルなどをまとめられるので、場所に制限されず仕事をしたり、チームとチャットが行えます。Officeをすでに利用している場合や、会議中以外にもチャットやファイル共有を行いビジネス上のコミュニケーションを活性化します。
数人～数十人単位のWeb会議だけでなく、最大1万人が参加できるライブイベントも開催可能です。ストリーミングや倍速再生機能があるため、配信を好きなタイミングで見ることができたり、社外の人に参加してもらうこともできます。社長の講話や全体研修、決算発表会といった大人数が参加するイベントに活用できる機能となっていて、コロナ禍で研修や式典などが難しい中で利用する企業が増えています。
チャットの自動翻訳機能が付いているため、様々な国の人とグローバルに仕事をする職種の方にもおすすめです。
※Microsoft Teams無料版は2023年4月12日サービス終了。新しい「Microsoft Teams (無料版)」が始まります。
Microsoft Teamsサービスサイト : https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software
社内コミュニケーションの活性化は生産性向上につながる
社内のおしゃべりが増えたら生産性は下がるのではないか、と不安に思う方もいるかと思いますが、実は社内コミュニケーションは生産性向上にも効果があります。社内コミュニケーションが活性化されると、社員同士がお互いのことをよく知るようになります。そうすると、苦手な仕事や初めての業務を振られた時に、分かる人に気軽に聞きに行くことが可能になります。
社内コミュニケーションが活性化されることで生産性の向上や顧客からの信頼獲得など多くのメリットが得ることが出来ます。一方、社内コミュニケーションが不足していれば、今回ご紹介したように社員や社外パートナー、顧客の心が離れていき、経営がうまく回らなくなることもあります。
コロナ禍で既存のコミュニケーションの方法では難しくなってきています。現在の自社内や自部署内の社内コミュニケーションを把握し、自分たちにとって最適な社内コミュニケーションのあり方を模索してみましょう。
