LINEなどのチャットが日常的な連絡手段として定着しつつある中、仕事でもメールよりもチャットを利用したいという人は増えています。
2020年のコロナ禍の影響で全国的にテレワークが浸透し、テレワークを導入する企業の多くがビジネスチャットを使用する機会が増えています。
これまでは対面やメールでのコミュニケーションが主流でしたが、テレワークなどの多様な働き方が実現し、気軽で円滑なコミュニケーションも可能となり、業務効率化に繋がっています。
便利なビジネスチャットですが、気軽さ故に注意するポイントが多くあります。
この記事では、ビジネスチャットのメリットや注意点、おすすめのビジネスチャットをご紹介します。
ビジネスチャットとは？
ビジネスチャットとは、個人ユーザー用のチャットツールを強化し、ビジネスに要求される機能性・信頼性を備えたチャットツールのことです。
リモートワークの多い職場でも、気軽に社内コミュニケーションが出来るため、コロナ禍以降に導入数が急上昇しました。社内のコミュニケーションや顧客とのやり取り、仕事上のタスクの調整など、様々な用途に利用されます。高い効率性、迅速なコミュニケーション、高セキュリティなどのメリットがあります。
ビジネスチャットを導入する6つのメリットとは？
ビジネスチャットを導入するメリット6つをご紹介します。
⒈コミュニケーションの効率化
ビジネスチャットツールを導入する１番のメリットは、社内のコミュニケーションの効率化です。メールと違い、チャットは定形の挨拶や署名が不要で、要件だけを簡潔に伝えられるので、文書を作成する時間や読み手の内容理解の時間の削減ができ、コミュニケーションの効率が上がります。
メールは、受信者がいつメッセージを見てくれるかもわからないため、会話のテンポはどうしても遅くなってしまいがちでした。ビジネスチャットは、メールよりもテンポよく会話が可能で、タスク管理やスケジュール管理も一元化できるため、部署内やチーム内におけるプロジェクトの進捗具合を可視化・共有し、無駄なミーティングなどを減らすことで、業務効率化を可能にします。
⒉高いセキュリティの中での情報共有で安心
個人用SNSとビジネスチャットの違いはセキュリティの高さです。ビジネスチャット内で、企業の情報や個人情報のやり取りをすることもよくあるため、情報が流失しないように高いセキュリティレベルで安心です。
金融レベルの環境を求める場合には、クラウドではなく自社ネットワークを利用するオンプレミス型のビジネスチャットツールを選ぶのがおすすめです。
⒊自由な場所でのワーキングスタイルが可能
インターネット環境さえあれば、社内外どこからでもどの端末からでもアクセスができます。そのため場所や時間を問わないコミュニケーションが可能です。コロナ禍でのテレワークや出張で社外にいる場合にも、リアルタイムな情報の共有が簡単にできるので様々な勤務体系に対応できます。
⒋タスク管理で個別、チーム別管理が簡単に
ビジネスチャットの基本機能の１つであるタスク管理機能を使えば、効率の良い作業が可能になります。作業ごとにその日にやるべき仕事や進捗を確認できるので納期の漏れやミスを防ぐことができ、効率的に働くことができるようになります。
プロジェクトや部署、チームごとにまとまった管理ができることに加えて、場所や人数を問わない自由なコミュニケーションが可能になります。チームの進捗状況を一目で確認できるので、報告のための会議や連絡をしなくて良くなり効率的に業務を進行できます。
⒌スピーディな情報共有が可能
ビジネスチャットツールは、プロジェクト別、あるいは部署別などでチャットルームを設けてやりとりできるため、周知させたいことの共有やファイルのシェアなども簡単に行えます。
LINEなどの一般的なチャットツールと同様にポップアップ通知が届くため、スピーディにやり取りができます。既読機能がついているものであれば、いつメッセージを見てもらえたのか確認することも可能です。
⒍必要な情報だけを把握することが可能
従来のメールでは、迷惑メールやメールマガジンなどの関係のない情報が届くこともあり、必要な情報を探すのに時間がかかってしまったり、重要な情報を見逃してしまうリスクが常にありました。
またプロジェクトチームなどの複数人でのやりとりになると、やりとりする量も多くなります。メールだと、不要と判断できるものもありますが、１つずつ開封して確認する必要があります。また、最後まで読まなければメールの趣旨がわからないものもあります。ビジネスチャットなら、プロジェクトチームや部署メンバーでグループを作成できるため情報共有がしやすく、ファイル転送も簡単でスピーディに進められます。
ビジネスチャットの5つの注意点とは？
メリットばかりで便利なビジネスチャットですが、プライベートのチャットとは違い、ビジネスで利用するため注意する点があります。基本的な注意点を5つご紹介します。
⒈言葉の選び方に気を付ける
ビジネスチャットでは、敬語（丁寧な言葉遣い）や正確な表現を使い誤解を生じないように気をつけましょう。しかし、スムーズにテンポよくコミュニケーションを取れることがビジネスチャットのメリットのため、メールのようなかしこまったあいさつや敬称は省略しましょう。チャットだと、ついつい気軽な言葉で返信したくなりますが、ビジネスシーンでの利用という意識を忘れないようにしましょう。
⒉レスポンスを早くする
ビジネスチャットは時間効率が重視されます。短時間で明確なコミュニケーションをとることが大切なのです。しかし、気軽なやり取りが可能になったことでコミュニケーションの量は増えることは良いことですが、チャットの返事に追われ自身の仕事がはかどらないというデメリットもあるため、緊急性に応じてレスポンスの速さを考えましょう。
⒊短文で簡潔な文章にする
ビジネスチャットは、文章の構成も重要です。短文で簡潔なメッセージが好まれる傾向があります。長文でわかりにくい文章を書いてしまうと相手に内容が伝わりづらく、チャットでのやりとりの利点が失われてしまうことになります。チャットで伝わりにくい内容の場合は、チャットで用件などを伝えてから電話で詳細を説明するなど、口頭での確認にしましょう。
ビジネスチャットには音声通話の機能を持つツールや、外部のオンライン会議ツールと連携できるものもあります。状況に応じてチャット形式以外のツールを使い分けましょう。
⒋情報漏洩に気を付ける
ビジネスチャットで個人情報や機密情報を扱う場合は、適切なセキュリティ対策をとりプライバシー保護や情報の取り扱いに注意しましょう。 情報によって、相手に伝えてもよいか、どの程度まで具体的に伝えてもよいかを確認するようにしましょう。また、送信するグループを間違えないように何度も確認するようにしましょう。
⒌業務時間外は通知OFFにする
ビジネスチャットは、いつでもどこでもメッセージを確認することが可能です。業務時間外にチャットでメッセージを送ってしまうと、相手もついメッセージを見て返信してしまい、業務とプライベートの区別が付けづらくなってしまう問題があります。緊急連絡は電話に限定し、業務時間外は通知をOFFにしましょう。
おすすめのビジネスチャット3ツールを徹底解説
おすすめのビジネスチャット3つをご紹介します。上記のビジネスチャットの注意点を参考にしながらぜひご検討ください。
⒈最大1万人が参加できるライブイベントも開催可能「Microsoft Teams」
Microsoft Corporationが提供する「Microsoft Teams」は、Teams はチャットだけのツールではなく、Office 365 のサービス各種と連携する機能を持っており、業務に必要なあらゆるリソースと繋がったチャットツールです。
最大の特徴は、Office製品との連携に重点をおいている点になります。業務で利用している人も多いWord、Excel、PowerPoint、SharePointなどOffice系との連携が可能で、チーム内のメンバーで共同編集を行うこともできます。共有のワークスペースにファイルなどをまとめられるので、場所に制限されず仕事をしたり、チームとチャットが行えます。Officeをすでに利用している場合や、会議中以外にもチャットやファイル共有を行いビジネス上のコミュニケーションを活性化します。
数人～数十人単位のWeb会議だけでなく、最大1万人が参加できるライブイベントも開催可能です。ストリーミングや倍速再生機能があるため、配信を好きなタイミングで見ることができたり、社外の人に参加してもらうこともできます。社長の講話や全体研修、決算発表会といった大人数が参加するイベントに活用できる機能となっていて、コロナ禍で研修や式典などが難しい中で利用する企業が増えています。
チャットの自動翻訳機能が付いているため、様々な国の人とグローバルに仕事をする職種の方にもおすすめです。
※Microsoft Teams無料版は2023年4月12日サービス終了。新しい「Microsoft Teams (無料版)」が始まります。
Microsoft Teamsサービスサイト : https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software
⒉既読文化のパイオニアLINEのビジネス版「LINE WORKS」
ワークスモバイルジャパン株式会社が提供している「LINE WORK」は、チャットやスタンプはもちろん、掲示板、カレンダー、アドレス帳、アンケートなど、現場で活用できる充実したグループウェア機能を揃えたLINEのビジネス版ビジネスチャットツールです。LINEでお馴染みの使用感を踏襲しているので、どの年代の方もすぐに使いこなせる点が人気のポイントです。
セキュリティにおいてはユーザーの利用履歴をモニタリングできるためリスクを事前に察知し、トラブルが発生したあとの追跡も迅速に行えます。
LINEと同じく「既読」表示機能があります。トークの既読確認では、トークで送信した重要なメッセージを相手が読んだかどうか一目で確認できます。複数人のトークルームでも「既読」をタップすることで誰が読んで、誰が読んでいないかまで詳細を確認することができます。
セキュリティレベルは、日本の法令はもちろん国際規格を遵守し、国際認証を取得した高いレベルの情報管理システムでサービスを管理しています。LINE WORKSのデータは、全てセキュリティ専門のエンジニアチームによる24時間365日の体制でモニタリングしているので安心です。
LINEであればつかえるという学生インターンや20代の社員が多いカジュアルな企業におすすめです。
LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/
⒊独自の横断検索技術が人気オールインワンコラボレーションツール「Tocaro」
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が提供する「Tocaro（トカロ）」は、組織で働くビジネスマンがより効率的に働くことをサポートすることを目的として自社開発したビジネスチャットツールです。仕事に必要なあらゆる情報を、簡単かつ安全に共有するための様々な機能が満載で、業務の依頼や仕様変更など重要な連絡を見える化して、業務の抜け漏れや遅れを防ぎます。
独自の大量のデータの中から必要なデータを簡単に見つけ出す優れた検索機能が特徴で、検索したいワードを入力すると、メッセージや共有されたファイル全てを検索し、必要な情報を探し出せます。社内で様々なツールを同時に使用していると、必要なデータを見つけるためにツールごとに検索を行わなければいけなくなりますが、一度の操作で横断的に検索できるのは、メッセージ機能とファイル共有機能を一つのサービスで提供しているからです。
金融レベルの高セキュリティが人気の秘訣で、IPアドレス制限・モバイル端末制限・機能制限・ユーザー権限など、多くのセキュリティ機能を組み合わせることで、あらゆるセキュリティ問題・社内ルールの壁を乗り越えて、利便性を損なわずに安全なコミュニケーション環境を構築します。
また、世界中で数十万社が利用するセキュアなファイルストレージサービスBox®︎と強度な連携ができる唯一のツールです。
その他にも、『プロジェクト管理』『リアルタイムチャット』『ワークボード』の３つの特徴的な機能を始め、『ワークフロー』『ファイル共有』『既読管理』『ビデオ通話』『検索』『API・連携機能』『アクセス管理』『専用アプリケーション』などを装備しています。
Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/
ビジネスチャットの注意点に気をつけて業務効率化を目指しましょう
ビジネスチャットで最も重要視されるものは、リアルタイムでコミュニケーションが行えるというスピード感です。しかし、スピードを重視するあまり、雑になったり、礼を欠いてマナーが低下しては意味がありません。上記でご紹介した注意点をしっかりと社内に周知して、ビジネスチャットによるトラブルを回避するようにしましょう。
ビジネスチャットは、プライベートのチャットではなく、ビジネスで利用するものです。マナーを守ることで皆が気持ちよく使えるコミュニケーションツールです。気軽に使えるものであるからこそ、注意点をよく理解してから導入しましょう。
