社内コミュニケーション向上による3つのメリットとは？

コロナ禍により多くの企業がテレワークに移行しています。多様化する働き方やテレワークの導入が進む中、社内コミュニケーションの重要性が見直されています。

今までは、社内で顔を合わせて気軽にコミュニケーションをとっていましたが、コロナ禍によって難しくなってしまいました。

社内コミュニケーションは、企業全体の一体感を高めるためにとても大切なものです。経営者や上司と部下といった仕事に直結する縦の関係だけでなく、社員同士や別の部署などの横断的な関係の人とのコミュニケーションも重要なのです。

しかしテレワークなどの多様化する働き方で、気軽な雑談の機会が大きく減ってしまい、社内コミュニケーションがほとんどないと課題にする企業は増えています。

この記事では、社内コミュニケーションの向上について徹底解説をします。

社内コミュニケーションとは？

社内コミュニケーションとは、企業内で行われる社員同士のコミュニケーションのことを指します。企業内でのプロジェクトやタスクの進捗管理、問題の解決、意思決定などに欠かせないとても重要なものです。お互いがスキルや知識を共有し合い、組織全体で高め合うことで、より大きな利益を生むという目的があります。

企業業績にも関係することから、近年は社内コミュニケーションを活性化させるために、企業が力を入れています。

社内コミュニケーションの方法はたくさんありますが、基本的には会議や伝言、電子メール、ビジネスチャット、ビデオ会議などがあります。

コロナ禍以降、社内コミュニケーションの方法は大きく変化しています。

社内コミュニケーションに課題を抱えている企業は8割以上

HR総研による「社内コミュニケーションに関する調査」(2016年)では、8割の企業が「コミュニケーションに課題を抱えている」と答え、さらに、ほぼ全ての企業が「コミュニケーション不足が業務の障害になる」と回答しています。

ほとんどの企業がコミュニケーション不足による弊害や課題を認識しているのにもかかわらず、効果的な解決策が打ち出せていないのです。

解決策がないまま、コロナ禍に突入し、人との接触を避けるためリモートワークを積極的に取り入れる企業が増加しました。そのことで、さらに社内コミュニケーションの方法が課題となっています。

リモートワークの課題1位は「社内コミュニケーション機会の低下」

コロナ禍で、リモートワークを導入した企業が増加しました。それによって、ワークライフバランスの向上が最も大きなリモートワークのメリットとして企業からも社員も実感しています

しかし、デメリットもあります。企業側も個人も社内コミュニケーション機会の減少を課題にあげています。「リモートワークにおいて感じている課題について」の下記の表をご覧ください。

2位以下の「マネジメント・部下育成の難易度上昇」「組織の一体感の低下」「コラボレーション機会の減少」なども、社内コミュニケーション不足が関係しているでしょう。

社内コミュニケーションは、日常業務に影響することもあり、組織の一体感や企業の将来的な価値に直結する部分もあるため企業に大きな影響をもたらす重要な課題といえます。

社内コミュニケーションが向上するとどのようなメリットがあるのか？

社内コミュニケーションが活発になることによって、どのようなメリットが期待されるのでしょうか。代表的な3つのメリットをご紹介します。

1.  生産性の向上

社内でコミュニケーションが活発だと、連携不足が起こらなくなり仕事のミスが減ることが分かっています。チームプレーの質が上がり、失敗によって発生する余計な業務も減るため、スムーズに業務を進められます。

雑談などから社員同士がどんな業務に携わっているか把握している状態が生まれます。これにより、何か問題が発生しても情報共有がスムーズに行われ迅速な対応が可能となります。
また、上司や経営層ともやり取りしやすい環境になると、情報共有がスムーズになり、問題や業務が停滞する部分が出てもすぐに相談できるため、仕事の効率は上がります。テレワークだと気軽に相談できない状態になりがちなので、積極的にコミュニケーションを取りましょう。

2. 社員満足度の向上

社員にとって、自分の主張が言える環境は働きやすいと感じるものです。特に上司に対して仕事に関する考え方など意見が言えると、上司としても部下の意見を吸い上げられるので、仕事の進め方の認識などをすり合わせることが可能となります。

社員同士で気軽にコミュニケーションをとれる場を増やせば、フラストレーションの解消にも繋がります。

社員満足度が上がれば、会社や業務に対して良い印象を持つ社員が増えたり、サービスの質が向上したりするため、社内外に良い影響を与えられます。

3. 離職率を引き下げる

人手不足が叫ばれていますが、同時に転職率も以前より高いとされています。社内での信頼関係が弱かったり、人間関係が希薄だと離職率を高めるとされています。

社内コミュニケーションが活発になれば、社員同士で同じ目標に向かって勉強したり、今後のビジョンについて語ったりする機会も増えます。お互いに切磋琢磨しながら取り組んでいく環境ができやすいため、社員同士で能力を高め合い、高いモチベーションを保てるようになります。

日頃からのコミュニケーションが十分に行われて、しっかりとした人間関係を作ることが、社員の定着率を保つ重要な要素となるのです。

社内コミュニケーションが活発になると、社内の風通しが良くなり、社員一人ひとりが働きやすい職場になります。一体感も生まれ、助け合う精神の向上も期待できます。

社内コミュニケーションが向上するポイントとは？

社内コミュニケーションを向上させるためのポイントをご紹介します。

様々な人と話し合い意見を尊重する文化を作る

みんなの意見を尊重し、話し合いを通じて解決策を探す文化を作りましょう。

例えば、フリーアドレスの導入や食事会の開催です。毎日同じ席やメンバーだと仕事が進まなかったり、様々な人と交流が難しくなり多くの意見を聞く機会が失われます。フリーアドレスや食事会など、自由に部署など関係なく社内交流ができる機会を作ることが重要です。

コミュニケーションツールを活用する

社内のコミュニケーションを改善するために、チャットツールやビデオ会議ソフトなどを活用しましょう。

例えば、ビジネスチャットツールの導入です。グループ内でのメッセージのやり取りがチャット形式となり、スタンプを送り合ったり気軽に利用出来ます。ビデオ会議機能を利用すれば、全社員が職場にいなくてもすぐにオンラインミーティングが可能です。

社員間のやり取りが増えるため社内コミュニケーションの頻度を効率的に増やせるでしょう。

コミュニケーションのスキルを向上させる

様々なイベントやツールを企画し利用することも重要ですが、コミュニケーションのスキルを向上させることが大切です。リスニング力を高めたり、より効果的なコミュニケーションの方法を学ぶことで、コミュニケーションを向上させることができます。コミュニケーションの向上は、社外での業務でも生かせることが出来ます。

例えば、社内コミュニケーションを活発化させる研修などが効果的です。ワークショップやロールプレイングなど、参加者体験型の研修を実施すると、自然とコミュニケーションの場が生まれます。また、良好な人間関係を築くことを目的の研修や、仕事で設定した目標を達成させることを目的にしている研修など、社員の目指したいコミュニケーション能力に合わせた研修を複数用意すると良いでしょう。

社内コミュニケーションが向上するツール3サービスを徹底解説

上記でもご説明した通り、コミュニケーションを向上させるためにはビジネスチャットツールの導入がおすすめです。社内コミュニケーションが向上するビジネスチャットツールを3つご紹介します。

⒈導入費や維持費が安価で国産だから安心安全「Chatwork」

Chatwork株式会社が提供する「Chatwork」は、導入社数37.6万社を超える国産ビジネスチャットツールです。ツールには珍しく既読機能がないので、外部とのやり取りにおすすめです。国産ツールのため、タスク管理機能に優れており、チームでのコラボレーション機能が充実しています。

他の同様のサービスと比較しても、導入費や維持費が安価なのも魅力的です。また、セキュリティは非常に堅牢です。

送受信できるファイルの容量が無制限になったので、作り込んだ資料や大きなデータの共有が簡単にできます。ビデオ通話で円滑なコミュニケーションも可能なので、リモートワークでもサクサクと利用できます。

大企業や官公庁も導入できるセキュリティ水準で、サーバーとの通信はすべて暗号化されており、送信したデータは高い信頼性と実績をもつデータセンターに厳重に保管されています。セキュリティに厳しい銀行でも導入しているので、安心して使えます。日本の企業のため、サポートに相談しやすいというメリットも安心です。

Chatworkサービスサイト : https://go.chatwork.com/ja/

⒉最大1万人が参加できるWEB会議で式典の中継も可能「Microsoft Teams」

Microsoft Corporationが提供する「Microsoft Teams」は、Teams はチャットだけのツールではなく、Office 365 のサービス各種と連携する機能を持っており、業務に必要なあらゆるリソースと繋がったチャットツールです。

最大の特徴は、Office製品との連携に重点をおいている点になります。業務で利用している人も多いWord、Excel、PowerPoint、SharePointなどOffice系との連携が可能で、チーム内のメンバーで共同編集を行うこともできます。共有のワークスペースにファイルなどをまとめられるので、場所に制限されず仕事をしたり、チームとチャットが行えます。Officeをすでに利用している場合や、会議中以外にもチャットやファイル共有を行いビジネス上のコミュニケーションを活性化します。

数人～数十人単位のWeb会議だけでなく、最大1万人が参加できるライブイベントも開催可能です。ストリーミングや倍速再生機能があるため、配信を好きなタイミングで見ることができたり、社外の人に参加してもらうこともできます。社長の講話や全体研修、決算発表会といった大人数が参加するイベントに活用できる機能となっていて、コロナ禍で研修や式典などが難しい中で利用する企業が増えています。

チャットの自動翻訳機能が付いているため、様々な国の人とグローバルに仕事をする職種の方にもおすすめです。

Microsoft Teamsサービスサイト : https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

⒊仕事のプロセスを可視化して企業の生産性を高める「Tocaro」

伊藤忠テクノソリューションズが提供する「Tocaro」は、仕事のプロセスを可視化し、チームの生産性を高めるビジネスチャットツールです。自分の仕事を「見える化」し、「忙しくて新しい仕事に着手できない」「どんなメッセージが届いているか既読をつけずに確認したい」ときに役立つ機能があり、「ワークボード」機能ではチーム仕事で重要な「自分の役割を把握して遂行するのを助けます。

プロセスを見える化し業務効率化をすることに特化しており、タスク機能や、作業の進捗状況などをリアルタイムで定量化してそのプロセスを見える化できる機能が搭載しています。ワークフロー機能では、スタッフ全員に同一の指示を出すことで作業内容の把握もスムーズになるほか、当事者以外のメンバーも同時に把握でき便利です。

『プロジェクト管理』『リアルタイムチャット』『ワークボード』の３つの特徴的な機能を始め、『ワークフロー』『ファイル共有』『既読管理』『ビデオ通話』『検索』『​​API・連携機能』『アクセス管理』『専用アプリケーション』などを装備しています。

高セキュリティで、世界中で数十万社が利用するセキュアなファイルストレージサービスBox®︎と強度な連携ができる唯一のツールです。金融機関レベルのセキュリティなので、安心安全で使いやすさを重視する金融・通信・鉄道・航空・教育など、幅広い業界で利用されています。

導入した企業からは、「Tocaroであればセキュリティに不安がなかったのと参加企業各社もセキュリティの観点から利用をしているBoxとのリンクがしやすかった」や「複数のチャットツールの乱立による情報漏洩リスクの防止と、新たなコミュケーション手段の整備による情報共有・伝達の効率化に繋がった」と好評です。

Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/

社内コミュニケーションの向上は今後の企業の成長に繋がる

いかがでしたか？コロナ禍により、社内コミュニケーションを取り巻く環境は一変しました。多様化する働き方で、以前のような対面のコミュニケーションは難しくなっています。社内コミュニケーションの不足が起きると、仕事のミスが多発する原因になったり、孤独を感じ離職率が上がってしまいます。

そのため社内コミュニケーションは、とても大事なのです。社員同士のコミュニケーションが活発になれば、情報共有がたくさん行われて社内に活気が生まれるでしょう。ぜひ、ビジネスチャットツールを導入して社内コミュニケーションを向上させましょう。