社内コミュニケーションを改善させる3つの方法

コロナ禍による在宅勤務の増加や、多様化する働き方改革の影響もあり、社員同士が顔を合わせてコミュニケーションを取る機会が減ってきていて、社内コミュニケーションに課題を感じる企業が増えています。

社内報や研修、コミュニケーションツール、面談や社内イベントなどの活用で、コミュニケーションの活性化を図ることが大切ですが、大人数が集まる、対面のものは新型コロナウイルス感染拡大防止対策に伴い難しくなってしまいました。テレワークが常態化してから、社内のコミュニケーションが減ってしまったと悩む企業も多くなってきています。

しかし、社内コミュニケーションは社内活性化のためにはとても重要なものです。社内で改善の工夫をするようにしましょう。

この記事では、社内コミュニケーションを改善させる方法やおすすめのツールについて解説していきます。

社内コミュニケーションとは？

社内コミュニケーションとは、企業内で行われる社員同士のコミュニケーションのことを指します。企業内でのプロジェクトやタスクの進捗管理、問題の解決、意思決定などに欠かせないとても重要なものです。お互いがスキルや知識を共有し合い、組織全体で高め合うことで、より大きな利益を生むという目的があります。

企業業績にも関係することから、近年は社内コミュニケーションを活性化させるために、企業が力を入れています。

社内コミュニケーションの方法はたくさんありますが、基本的には会議や伝言、電子メール、ビジネスチャット、ビデオ会議などがあります。

コロナ禍以前は、社内における情報共有やコミュニケーションを促進するために、コミュニケーションブースや社内カフェなどを作る企業もありました。しかし、コロナ禍以降では、働く場所の多様化もあり、クラウド型のコラボレーションツール（ビジネスチャット）やプロジェクト管理ツールが広く使われるようになっています。

社内コミュニケーション不足が招く社内の問題とは？

では、なぜ社内コミュニケーションが重要視されるのでしょうか。コミュニケーション不足によって引き起こされる問題は下記の通りです。

1. 社員のモチベーション低下

社内でのコミュニケーションが不足していると、自分以外の仕事の情報が入ってこなくなり、違うセクションの人との交流機会も減ります。さらに、エンゲージメントが低い社員は上司や同僚を信頼しにくく、悩みを抱え込んでしまう傾向にあり、周囲に悩みを打ち明けられないまま、離職していくことも珍しくないのです。

2. 不正行為の増加やビジネスチャンスの損失

社内コミュニケーションが行われないと、お互いの状況に無関心になり、社員が誰にも監視されていない状態になります。そういった状況下では勤務態度が怠慢になったり、不正行為が発生しやすくなります。

また、同僚に関心を持てない職場では、有益なアドバイスや意見が交換されにくくなります。そのため、社内の誰かがビジネスチャンスをつかんでいても発展がなく、競合他社に奪われてしまうような失敗に繋がる恐れがあります。

3. 会社のイメージを悪くする

コミュニケーションがしっかり行われていない会社では、会社の進むべき方向性や理念などがしっかり共有されていないことがあります。お客様とのやり取りの中でこのような状況が伝わってしまうと、信頼感を失い、会社のイメージを悪くすることがあります。

コミュニケーション不足による問題は、放っておくと形骸化し修正が難しくなります。また、この取り組みの難しさは、社員全員がその価値を理解して行動に移さなければならないところです。

社内コミュニケーションを改善させる3つの方法とは？

社内コミュニケーションを改善させるためには3つの方法があります。

⒈コミュニケーションの方法を多様化する

固定したメンバーだけにならずに、誰もが参加できる形式を選ぶことが重要です。例えば、メールやWEBミーティング、ビジネスチャットなどがおすすめです。

コロナ禍以降、社内コミュニケーション活性化のためにビジネスチャットを導入する企業が急増しています。社内社外の打ち合わせも、zoomなどのビデオ会議ツールを利用することが当たり前になってきています。

⒉頻繁にコミュニケーションをとるようにする

社員同士が定期的にコミュニケーションを取ることが大切です。仕事のモチベーションを保つためにも、定期的に部署内などでオンライン会議を行うといいでしょう。リモートワークで、誰とも話さずに黙々と業務を行っていると孤独を感じやすくモチベーションが下がることが分かっています。

⒊コミュニケーションのガイドラインを作成する

コミュニケーションの方法、時間、内容などについて決めておくことが有効です。人によって、コミュニケーションの取り方は違います。しっかりと社内でツールを周知しないと、人間関係のトラブルに発展することがあるのです。

社内コミュニケーション改善策を導入する際に重要なポイントとは？

社内コミュニケーション改善策を導入する際に重要なポイントをご紹介します。改善策が失敗しないようによく確認しましょう。

⒈社員全体で取り組みましょう

固定されたメンバーだけで実行するのではなく、会社全体で取り組むことが重要です。固定されたメンバーだけで実行すると、参加していないメンバーと距離感が生まれ、逆に社内コミュニケーションの状況が悪化してしまう可能性も考えられるのです。

しかし、強制的に行うことはおすすめできません。無理やりに参加させると、取り組みに対するモチベーションが低下してしまうためです。

⒉課題を把握しましょう

社内コミュニケーションの改善策を検討する前に、まずは社内のコミュニケーションに関する課題を把握しましょう。社内で、課題と思うことやアンケートなどを実施し、現場の実際の声を聞くようにしましょう。

勝手に導入したり、見当違いなイベントを開催したりすると、コミュニケーションの活性に思ったような効果を得られないことがあります。

⒊すぐに取り掛かりやすい手軽なものから導入しましょう

社内コミュニケーションの改善に向けた取り組みは、ツールを導入したりする大掛かりなものばかりではありません。小さなことでも取り組みやすいことからまずは始めてみることが大切です。

社内全体での社内コミュニケーション改善に取り組むことが決まったら、上司が率先して行動をしましょう。メンバーの取り組む意欲が低下してしまうことがあります。

社内コミュニケーション改善におすすめのツール３サービスを徹底解説

社内コミュニケーション改善のために、ツールを導入してみる企業が増えています。今回はおすすめのビジネスチャット3サービスをご紹介します。

⒈LINEと同じで気軽にコミュニケーションがとれる「LINE WORKS」

ワークスモバイルジャパン株式会社が提供する「LINE WORKS」は、なじみのあるコミュニケーションアプリ「LINE」と同じ使い勝手のため、面倒なセットアップや操作研修も不要なこと、ユーザーの教育も必要なく、導入したその日から誰でもすぐに使えることが最大のメリットです。

LINEと同じ使い方で、友だちとして追加してもらうと、繋がることができます。 BtoC営業の場合、お客様がなかなか電話に出てくれない、メールの返事がこない時に、LINEで繋がることで連絡を取りやすくなることが人気の秘訣です。タスク管理も簡単にでき、チームで専用カレンダーを共有し、スケジュールの確認やタスクの振り分けなどができます。

スマホやPC操作が苦手だが、LINEなら操作できるという社員が多い企業や、BtoC営業が多い「小売・サービス・物流・建設業」など、スマホがメインな職場環境には便利なツールです。

個人向けLINEとは違い、 LINE WORKSでのすべての通信は暗号化されているため安全に通信可能です。システムのセキュリティも24時間365日専門のスタッフが監視しています。スマートフォンでの利用を考慮し、リモートコントロール機能も完備しています。

導入した企業からは、「操作性がLINEと似たLINE WORKSなら導入教育を行うことなくすぐに定着することが出来ました。管理者がトークの内容をモニタリングすることでガバナンスを効かせられることも安心です」「国際規格認証によってセキュリティ性の高さが保証されていることに加えて、外部の協力会社の担当者のLINE WORKSやLINEと安全につながれる外部トーク連携を備えている点も魅力」などの感想があります。

【料金プラン】
スタンダード　450円/ユーザー/月（年間契約）
アドバンスト　800円/ユーザー/月（年間契約）
※フリー（はじめてビジネスチャットを利用する会社が無料で100人まで利用できるプラン）

LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/

⒉仕事を完遂させるオールインワン・コラボレーションツール「Tocaro」

伊藤忠テクノソリューションズが提供する「Tocaro」は、仕事のプロセスを可視化し、チームの生産性を高めるビジネスチャットツールです。自分の仕事を「見える化」し、「忙しくて新しい仕事に着手できない」「どんなメッセージが届いているか既読をつけずに確認したい」ときに役立つ機能があり、「ワークボード」機能ではチーム仕事で重要な「自分の役割を把握して遂行するのを助けます。

プロセスを見える化し業務効率化をすることに特化しており、タスク機能や、作業の進捗状況などをリアルタイムで定量化してそのプロセスを見える化できる機能が搭載しています。ワークフロー機能では、スタッフ全員に同一の指示を出すことで作業内容の把握もスムーズになるほか、当事者以外のメンバーも同時に把握でき便利です。

『プロジェクト管理』『リアルタイムチャット』『ワークボード』の３つの特徴的な機能を始め、『ワークフロー』『ファイル共有』『既読管理』『ビデオ通話』『検索』『API・連携機能』『アクセス管理』『専用アプリケーション』などを装備しています。

高セキュリティで、世界中で数十万社が利用するセキュアなファイルストレージサービスBox®︎と強度な連携ができる唯一のツールです。金融機関レベルのセキュリティなので、安心安全で使いやすさを重視する金融・通信・鉄道・航空・教育など、幅広い業界で利用されています。

導入した企業からは、「Tocaroであればセキュリティに不安がなかったのと参加企業各社もセキュリティの観点から利用をしているBoxとのリンクがしやすかった」や「複数のチャットツールの乱立による情報漏洩リスクの防止と、新たなコミュケーション手段の整備による情報共有・伝達の効率化に繋がった」と好評です。

【料金プラン】
スタンダードプラン 800円/ユーザー/月
ビジネスプラン1,000円/ユーザー/月
エンタープライズプラン要相談
※無料トライアルあり

Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/

⒊最大1万人が参加できるライブイベントも開催可能「Microsoft Teams」

出典：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

Microsoft Corporationが提供する「Microsoft Teams」は、Teams はチャットだけのツールではなく、Office 365 のサービス各種と連携する機能を持っており、業務に必要なあらゆるリソースと繋がったチャットツールです。

最大の特徴は、Office製品との連携に重点をおいている点になります。業務で利用している人も多いWord、Excel、PowerPoint、SharePointなどOffice系との連携が可能で、チーム内のメンバーで共同編集を行うこともできます。共有のワークスペースにファイルなどをまとめられるので、場所に制限されず仕事をしたり、チームとチャットが行えます。Officeをすでに利用している場合や、会議中以外にもチャットやファイル共有を行いビジネス上のコミュニケーションを活性化します。

数人～数十人単位のWeb会議だけでなく、最大1万人が参加できるライブイベントも開催可能です。ストリーミングや倍速再生機能があるため、配信を好きなタイミングで見ることができたり、社外の人に参加してもらうこともできます。社長の講話や全体研修、決算発表会といった大人数が参加するイベントに活用できる機能となっていて、コロナ禍で研修や式典などが難しい中で利用する企業が増えています。

チャットの自動翻訳機能が付いているため、様々な国の人とグローバルに仕事をする職種の方にもおすすめです。

【料金プラン】
Microsoft Teams 　0円
エッセエンシャル　430円/1アカウント/月
ベーシック　650円/1アカウント/月

Microsoft Teamsサービスサイト : https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software