ビジネスチャットの既読機能についてメリットデメリットを徹底解説

長年、ビジネスの標準的なコミュニケーションツールとしてメールが利用されています。メールは、電話とは違って時間と場所の制約を受けることなく、複数のメンバーともやり取りできるので便利です。しかし、挨拶や決まり文句も多く無駄が多いのが実情です。

業務効率化が叫ばれる中、メールでのやり取りにストレスを感じている人は多いのではないでしょうか。

そして、新たなコミュニケーションツールとしてビジネスチャットツールが注目されています。LINEなどの一般的なチャットツールが世界中で利用されたことで、コミュニケーションは短いメッセージで手軽にできるチャット形式に慣れてきているのです。

便利なチャットですが、電話やビデオ通話のような同期コミュニケーションと違い、メールやチャットなどの非同期コミュニケーションは受信側の反応が分からないことが欠点です。

しかし、LINEでお馴染みの既読機能があれば、伝えたい情報が伝わったかどうかを送信者が確認することができます。メールのように、メッセージが伝わったかどうか不安になって、再度メッセージを送ったり電話をしたりするという手間が入らないため、業務効率化に繋がります。

この記事では、ビジネスチャットツールの既読機能のメリットデメリット、既読機能のあるおすすめのビジネスチャットツールをご紹介します。

ビジネスチャットとは？

ビジネスチャットとは、企業や個人のコミュニケーションを効率的に行うためのチャット機能を提供するツールです。導入することで、気軽にメッセージのやりとりが出来て、Webミーティングやタスク管理、スケジュール共有、ファイル共有なども行えます。

ビジネスチャット１つを導入すれば、ほとんどのビジネスコミュニケーションを賄うことができるのです。

「LINEの利用が全ての世代において85％を超えている（MMD Labo調査より）」という結果もあるように、LINEやTwitter、FacebookなどのSNSがコミュニケーションツールとして生活に欠かせないものになりつつあります。

チャット形式のリアルタイムのコミュニケーションの手軽さや利便性を日常的に体感している人々にとって、一方通行かつ形式張った定型文を強いられるメールや相手の時間を拘束する電話に対して、抵抗感が高まっていることもあり、チャット形式のビジネスチャットが浸透しているのです。そして、個人向けチャットよりも、セキュリティ面が強化されていることが特徴の1つです。

ビジネスチャットの既読機能とは？

ビジネスチャットの「既読機能」とは、チャットメッセージが読まれたことを示すための機能のことです。LINEの普及により、チャットでは当たり前となったこの機能を使用すると、チャットメッセージを送信したら、そのメッセージが正常に読まれたことを確認することができます。相手がメッセージを確認したかを瞬時に把握するので、コミュニケーションの追跡性をサポートするために重要な役割を果たします。

既読機能により、既読されているのに長時間返事が来ないという状態は相手に不安を感じさせる行為になります。そのため、相手との関係性にもよるものの、既読スルーとされない時間内での返信が望ましいです。

ビジネスチャットの既読機能による3つのメリットとは？

ビジネスチャットにおける既読機能の重要性はどのようなものなのでしょうか？既読機能によって得られるメリット3つをご紹介します。

⒈コミュニケーションの追跡性の向上

既読機能を使用することで、メッセージが正常に読まれたことを確認できます。既読機能によって、発信者が受信者の閲覧状況を確認できるため、既読から返信までのタイムラグも発信者に伝わることになります。複数人のグループチャットでは、誰が既読したのかなど確認することも可能なツールもあります。

⒉業務時間の節約

既読機能があることで、不必要なフローや再送信を回避することができます。既読済みが確認出来たなら、返信が遅いからという理由でメッセージが届いたかを電話やメールで確認しなくても良いのです。また、今後のフォローアップや確認の手間を省くことができます。

⒊緊急時や繁忙期の意思疎通が容易になる

ビジネスは、様々なシーンでコミュニケーションを取らなくてはいけません。相手が社外にいる際に急な案件が発生し、なおかつ早急にメッセージを確認してほしい場合もあると思います。そこで、相手に送ったメッセージが既読されれば「メッセージ確認が可能な状態である」ことが送信者にわかります。

また、何かしらの対応に追われて返信が難しい状況であっても、既読によって確認完了の意思を伝えることが可能です。既読機能によって緊急時でも瞬時に意思確認ができるのです。

ビジネスチャットの既読機能によるデメリットとは？

上記でご説明した通り、既読機能にはメリットが多くありますが、もちろんデメリットもあります。ビジネスチャットを導入する際に、既読機能によるトラブル回避のためにもデメリットを理解しましょう。

強制的な返信要求によるプレッシャーの増加

既読機能により、早急の返信が求められるように感じることがあります。既読機能には返信を促進する効果がある反面、人によってはその効果のために過度なプレッシャーを生むこともあるのです。

業務効率の低下

やりとりが増え、業務効率が低下する点も課題とされています。例えば、既読だけでは失礼になるかなという不安から、「承知しました」や「ありがとうございます」のような追加メッセージを送るなど、必要以上のやりとりが生まれる場面も多くあります。

やりとりが増えると優先度に応じた業務も阻害されるため、業務効率の低下に繋がるのです。

既読＝内容を正確に理解したという誤解が生じる

既読機能はメッセージが読まれたことを確認できますが、実際に内容を正しく理解して読んだのかまでは分かりません。また、誤って既読にしてしまった場合もあります。重要な連絡は、電話でも確認することや直接伝えるなど、社内でルールを決めておかないと不要なトラブルや誤解の原因にもなる可能性があります。

既読機能があるおすすめのビジネスチャット5サービスを徹底解説

既読機能のメリットデメリットを理解した上で、おすすめのビジネスチャット5サービスをご紹介します。

⒈既読文化のパイオニアLINEのビジネス版「LINE WORKS」

ワークスモバイルジャパン株式会社が提供している「LINE WORK」は、チャットやスタンプはもちろん、掲示板、カレンダー、アドレス帳、アンケートなど、現場で活用できる充実したグループウェア機能を揃えたLINEのビジネス版ビジネスチャットツールです。LINEでお馴染みの使用感を踏襲しているので、どの年代の方もすぐに使いこなせる点が人気のポイントです。

セキュリティにおいてはユーザーの利用履歴をモニタリングできるためリスクを事前に察知し、トラブルが発生したあとの追跡も迅速に行えます。

LINEと同じく「既読」表示機能があります。トークの既読確認では、トークで送信した重要なメッセージを相手が読んだかどうか一目で確認できます。複数人のトークルームでも「既読」をタップすることで誰が読んで、誰が読んでいないかまで詳細を確認することができます。
掲示板既読確認では、お知らせや情報共有の投稿を誰が読んだか確認することができます。まだ投稿を確認していない未読メンバーがいれば、大事な情報を見落とさないよう再通知することが可能です。

LINEであればつかえるという学生インターンや20代の社員が多いカジュアルな企業におすすめです。

LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/

⒉オーバーワーク検知機能やデータ解析が特徴「Talknote」

Talknote株式会社が提供する「Talknote」は、国産の情報共有プラットフォーム、組織文化の醸成や浸透を行うことのできるカルチャーマネジメントツールです。

情報を書いた「ノート」が時系列に「タイムライン」に表示される点が特徴で、生産性向上や業務の効率化を実現するだけでなく、人・組織の課題を解決します。

オーバーワーク検知機能が人気で、アクセス時間帯データから睡眠不足の検知をします。ログインしている時間が規定の勤務時間より長いことが続く場合、人事担当者もしくは管理者にアラートを送信し、早期に状況を確認することで、メンタルヘルスをケアします。

また、Talknote上で行われた各社員のコミュニケーションのデータ解析によりコミュニケーション量や仕事へのモチベーションを管理者へお知らせする機能があるので、社員のマネジメントに生かすことができます。社内で密なコミュニケーションが必要とされる企業で導入され、広告、医療、通信、教育などあらゆる業界で利用されています。

既読・未読では、投稿が読まれたかだけでなく、誰が閲覧したかまで分かるため、プロジェクトメンバーなど複数人のグループでのやり取りの際に便利です。

Talknoteサービスサイト : https://talknote.com/

⒊コミュニケーションとデータ管理を一画面に集約して見える化「kintone」

働き方改革の先駆者サイボウズ株式会社が提供する「kintone」は、Webデータベース型の業務アプリ構築クラウドサービスです。国産ならではの顧客管理や、交通費申請、お弁当注文、セミナー管理など、あらゆる業務に対応した業務システム（アプリ）のカスタマイズも簡単です。

2021年4月末の時点で導入企業は、20,000社を超えて東証プライムの3社に1社が導入済みです。データ、プロセス（業務フロー・進捗）そしてチームのコミュニケーションを一体で管理でき、顧客・案件管理や日報など直接部門、間接部門双方の業務効率化を実現しました。

社内の様々な場所に散らばったデータをチームの共有の場所にまとめることが可能です。SNSのようなコミュニケーションと、エクセルのようなデータ管理が一画面に集約・共有でき、チームの仕事を見える化できます。メンバーの日々のやり取りもキントーンに残っていくので、「キントーンさえ見れば仕事が進められる環境」が整います。ワークフロー機能があるので、業務把握も簡単で、あらゆる業種の、あらゆる人の、あらゆる仕事に適応した多くのアプリがあるので、ぴったりはまるはずです。

既読機能は、通知一覧画面で自分宛の通知やよく見る通知、未読・既読の他に、あとで読むフラグを立てることもできます。

既読チェックプラグインというアプリを利用すると、レコード一覧画面で、「既読/未読」を文字色で表現し重要な情報の共有漏れを防ぐことが可能になります。

kintoneサービスサイト : https://kintone.cybozu.co.jp/

⒋社員安否を即座に確認できる安全確認機能で安心「WowTalk」

ワウテック株式会社が提供する「WowTalk」は、社内SNS機能や日報機能など、日本の組織で利用することを前提に開発された国産ビジネスチャットです。これまでに1万社以上の利用実績を持ち、「トーク」「共有（タイムライン）」「無料通話」「タスク管理」という基本機能、その他にもメンバーリスト、ファイル送受信、外部サービス連携など機能が充実してます。

中堅〜大企業での組織利用を前提とし、情報統制のための管理機能が充実しています。働く環境を選ばず、いつ・どこにいてもスマートフォンやPCから、メッセージやスタンプ、画像ファイル、ドキュメントファイルなどのやりとりが可能です。『直感的な操作性』『導入教育いらず』『数万規模の導入実績を誇る安全性』という特徴を持ち、高い満足度を誇ります。

２２ヶ国語に対応しているので、国内企業でも海外拠点などグローバルなビジネスでの会話の円滑化、海外の法人への業務依頼やアライアンスを検討している企業の不安軽減につながります。有事災害の際、社員安否を即座に確認できる「安全確認機能」があるのも特徴です。

既読機能は、トークメンバーが自分の発信したメッセージを確認したかどうか、マークでチェックすることができます。

WowTalkサービスサイト : https://www.wowtalk.jp/

⒌独自の横断検索技術が人気オールインワンコラボレーションツール「Tocaro」

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が提供する「Tocaro（トカロ）」は、組織で働くビジネスマンがより効率的に働くことをサポートすることを目的として自社開発したビジネスチャットツールです。仕事に必要なあらゆる情報を、簡単かつ安全に共有するための様々な機能が満載で、業務の依頼や仕様変更など重要な連絡を見える化して、業務の抜け漏れや遅れを防ぎます。

独自の大量のデータの中から必要なデータを簡単に見つけ出す優れた検索機能が特徴で、検索したいワードを入力すると、メッセージや共有されたファイル全てを検索し、必要な情報を探し出せます。社内で様々なツールを同時に使用していると、必要なデータを見つけるためにツールごとに検索を行わなければいけなくなりますが、一度の操作で横断的に検索できるのは、メッセージ機能とファイル共有機能を一つのサービスで提供しているからです。

金融レベルの高セキュリティが人気の秘訣で、IPアドレス制限・モバイル端末制限・機能制限・ユーザー権限など、多くのセキュリティ機能を組み合わせることで、あらゆるセキュリティ問題・社内ルールの壁を乗り越えて、利便性を損なわずに安全なコミュニケーション環境を構築します。また、世界中で数十万社が利用するセキュアなファイルストレージサービスBox®︎と強度な連携ができる唯一のツールです。

その他にも、『プロジェクト管理』『リアルタイムチャット』『ワークボード』の３つの特徴的な機能を始め、『ワークフロー』『ファイル共有』『既読管理』『ビデオ通話』『検索』『API・連携機能』『アクセス管理』『専用アプリケーション』などを装備しています。

既読管理機能があり、未読・既読管理で相手にメッセージが届いたかを確認できます。指定したメンバーの最後の既読時間も把握可能です。