伝達したはずの情報がちゃんと届いていない。ミーティングを設けても議論が活発に行われない。そんな状況に頭を悩ませていませんか。これでは組織の生産性は上がりません。これらの問題は社内でのコミュニケーションが正常に行われていないことにより引き起こされると考えられます。
HR総研による「社内コミュニケーションに関する調査」では、日本の企業の８割が社内のコミュニケーションに課題を感じているという結果も出ています。
今回は生産性を上げるための実際の取組みを見ながら、どのような方法で社内コミュニケーション向上に取り組めばよいのか見ていきましょう。
社内コミュニケーションの方法を間違えていませんか？
飲みにケーション、カラオケーション、社内BBQ、などのイベントを企画して社内のコミュニケーションの活性化を図る企業も多いと思います。
これらの施策も社内コミュニケーションの向上が期待できる方法ではありますが、ただイベントを開催するだけでは期待する効果は得られません。
社員同士のコミュニケーションを引き出すにはまず自らの組織がどのような構造になっているのか、何がコミュニケーションを妨げているのかを知らなければ正しい施策は講じられないのです。
まず社内コミュニケーションの『方向』を意識して信頼関係を構築しよう！
社内コミュニケーションが生まれやすい環境というのは、企業のビジョンや理念が下層部までしっかりと行き届いている状態だと言われています。同じ目的に向かう者同士が足並みを揃えて業務にあたる。このような環境下ではコミュニケーションが自然と生まれやすくなります。
しかし、このような環境を整備するには、従業員同士の信頼関係がしっかりと構築されているという前提条件があります。信頼関係構築のためにも社内コミュニケーションが取りやすい環境づくりを心がけましょう。
自社内のコミュニケーションの構造を理解するための考え方が『縦』、『横』、『ナナメ』のコミュニケーションです。
縦は上司・部下間、横は同僚間、ナナメは部署を超えたコミュニケーションを表します。この『縦』、『横』、『ナナメ』を意識して自社のコミュニケーションを見直してみてください。現在の取り組んでいる方策の弱い部分が見えてくるはずです。
社内コミュニケーションの方法、最近のトレンドはこれ！
社内コミュニケーションの方法は挙げればきりがないですが、近年注目されているのが「ブラザーシスター制度」というものです。これは新入社員に対して上司が１対１で仕事の指導や不安などを聞き出してアドバイスを行うというものです。女性には女性、男性には男性の年齢の近い上司が相談役になります。
この制度は『縦』のコミュニケーションを促すものです。まだ社会人として自信が持てない新入社員に対して上司との信頼関係を育むのに適しています。この制度の特徴として離職率を引き下げるというメリットがあります。
また「メンター制度」という取り組みも注目されています。これは基本的に違う職場、部署の先輩が指導役としてメンタル面やキャリアに関する相談に乗るというのが特徴です。これは『ナナメ』のコミュニケーションを促し、新入社員のモチベーションを維持するために有効です。
このように最近では1on1と呼ばれる１対１のFace to faceのコミュニケーションが選ばれるようになってきています。これは近年離職率が高くなってきていて採用コストが上昇していることや、『縦』や『ナナメ』のコミュニケーションが希薄になってきているという背景が考えられます。
社内コミュニケーションが生まれやすい職場の条件
ではどのような職場環境を目指せば社内コミュニケーションが生まれやすくなるのでしょうか。コミュニケーションが生まれにくい要因としては、
・ 年齢差
・ 性別
・ 部署が多岐に渡る
・ 多様する価値観
などが挙げられます。
逆に言えば、これらを飛び越えてコミュニケーションが行われれば、今までにないイノベーションが期待できるということになります。従来型のグループでイベント事を行うというやり方ではコミュニケーションの活性化は期待できないという時代になってきているのかもしれません。
それでは、この問題を解決するためにどのような取り組みが適しているのでしょうか。
社内コミュニケーションの活性化で重要なのは「感謝の言葉」
組織内で仕事がうまく回るために重要なのが、意外なことに「ありがとう」という感謝の言葉です。上司のために資料を作って渡した時に「はい、了解」と済まされるのと、「ありがとう、助かるよ」と言われるのでは、仕事をする社員のモチベーションに大きな差を生みます。この感謝の気持ちが社内の雰囲気を変えるのです。
ここに注目したのがコミュニケーションツールの「サンクスカード」です。自分の仕事や、仕事と向き合う姿勢を褒められて嬉しくない人はいません。このカードに贈る相手、贈り主、感謝したい内容を書き込んで「ありがとう」を伝えたい人に渡します。
シンプルな方法ですが、ただ「ありがとう」ではなく、褒める方も何についてどのように褒めるのかを具体的に理解していないとこのカードは作れないのです。
最初は紙で始まったこのコミュニケーションツールも今ではアプリ化されていて、社内でカードが共有できるようになっています。これがきっかけとなって更なる会話が生まれることになるという仕組みです。
社内コミュニケーション刷新はマイクロソフトが先駆け！
もっと抜本的な改革を行って社内コミュニケーションの改善に成功したのがマイクロソフト社でした。2011年に本社の移転に伴いオフィスの構造を見直しました。それまでは部署ごとにパーテーションで仕切られ、コミュニケーションが特定の人としか行われない環境でした。
社員の構成比でもデスクワーカーは4割しかいないことがわかったので、当時としてはまだ珍しかった「フリーアドレス制度」を導入しました。社員が決まったデスクを持たないという形態です。これにより部署や上下関係を超えた活発なコミュニケーションが生まれたのでした。
ノートPCで仕事をする企業が増えた現在では、当時よりも導入しやすく、『縦』、『横』、『ナナメ』全方向にコミュニケーションが生まれやすくなる施策と言えます。初期コストは掛かりますが、企業内コミュニケーションのあり方を刷新することができます。
社内コミュニケーションの方法を見直して職場環境の最適化を！
冒頭でも触れましたが、職場環境を最適化する最も重要な目的は「生産性の向上」です。その生産性を阻害する大きな要因の一つが社内コミュニケーション不足だということがわかっています。
今回いくつか社内コミュニケーションの方法をご紹介しましたが、組織の特性によってベストマッチする方法は変わってきます。
また、「これがいい！」と思って導入しても期待する効果が得られない可能性もあります。色々試しながら組織に合った方法を見つけるとよいでしょう。
社内を縦横無尽につなぐコミュニケーションツールの『Tocaro』については下のオレンジ色のボタンから詳しい情報がご覧になれます。
