新型コロナウイルスの感染拡大防止に伴い、多くの企業はリモートワークを導入し、社内コミュニケーションが大きく変化しました。テレワークやフレックスなどを導入すると、社員同士が顔を合わせて仕事をする機会が減少します。そのため、コミュニケーションに誤解が生じやすい状況が多くなります。
社内コミュニケーションとは、 上司と部下や同僚間で日常的に行われる会話や情報共有を指します。日々のコミュニケーションを通して、社内メンバーが双方に感情や価値観、仕事観や業務に関する情報共有を行うことで、企業活動が円滑に進んでいきます。
しかし、働き方の多様化で、個人的なスキルや生産性が向上する一方、企業内でのコミュニケーションが減少することや、個人のモチベーションが低下することが課題となっています。
この記事では、社内コミュニケーションの活性化について徹底解説します。
社内コミュニケーションとは？
社内コミュニケーションとは、企業内で行われる社員同士のコミュニケーションのことを指します。企業内でのプロジェクトやタスクの進捗管理、問題の解決、意思決定などに欠かせないとても重要なものです。個々のスキルや知識を共有したり、チーム間での信頼関係を構築することで、効率的かつ円滑なビジネスプロセスを実現することができるのです。企業業績にも関係することから、近年は社内コミュニケーションを活性化させるために、企業が力を入れています。
社内コミュニケーションの方法はたくさんありますが、基本的には会議や伝言、電子メール、ビジネスチャット、ビデオ会議などがあります。コロナ禍以前は、社内における情報共有やコミュニケーションを促進するために、コミュニケーションブースや社内カフェなどを作る企業もありました。
しかし、コロナ禍以降では、働く場所の多様化もあり、クラウド型のコラボレーションツール（ビジネスチャット）やプロジェクト管理ツールが広く使われるようになりました。
社内コミュニケーションに課題を抱えている企業は8割以上
HR総研による「社内コミュニケーションに関する調査」(2016年)では、8割の企業が「コミュニケーションに課題を抱えている」と答え、さらに、ほぼ全ての企業が「コミュニケーション不足が業務の障害になる」と回答しています。
ほとんどの企業がコミュニケーション不足による弊害や課題を認識しているのにもかかわらず、効果的な解決策が打ち出せていないのです。
解決策がないまま、コロナ禍に突入し、人との接触を避けるためリモートワークを積極的に取り入れる企業が増加しました。そのことで、さらに社内コミュニケーションの方法が課題となっています。
社内コミュニケーションの活性化による3つのメリット
社内コミュニケーションが活発になることによって、どのようなメリットが期待されるのでしょうか。代表的な3つのメリットをご紹介します。
1. 生産性の向上
社内でコミュニケーションが活発だと、雑談などから社員同士がどんな業務に携わっているか把握している状態が生まれます。これにより、何か問題が発生しても情報共有がスムーズに行われ迅速な対応が可能となります。
また、上司や経営層ともやり取りしやすい環境になると、業務を進行しやすくなります。情報共有がスムーズになり、問題や業務が停滞する部分が出てもすぐに相談できるため、仕事の効率は上がります。テレワークだと気軽に相談できない状態になりがちなので、積極的にコミュニケーションを取りましょう。
2. 社員満足度の向上
社員にとって、自分の主張が言える環境は働きやすいと感じるものです。特に上司に対して仕事に関する考え方など意見が言えると、上司としても部下の意見を吸い上げられるので、仕事の進め方の認識などをすり合わせることが可能となります。
このように、コミュニケーションが活発だと社員の職場に対する満足度も向上します。
3. 離職率を引き下げる
人手不足が叫ばれていますが、同時に転職率も以前より高いとされています。社内での信頼関係が弱かったり、人間関係が希薄だと、離職率を高めるとされています。
日頃からのコミュニケーションが十分に行われて、しっかりとした人間関係を作ることが、社員の定着率を保つ重要な要素となるのです。
社内コミュニケーションが活発になると、社内の風通しが良くなり、社員一人ひとりが働きやすい職場になります。一体感も生まれ、助け合う精神の向上も期待できます。
社内コミュニケーション不足が招く社内の問題
では、なぜ社内コミュニケーションが重要視されるのでしょうか。コミュニケーション不足によって引き起こされる問題を見てみましょう。
1. 社員の勤務意欲の低下
社内でのコミュニケーションが不足していると、自分以外の仕事の情報が入ってこなくなり、違うセクションの人との交流機会も減ります。仕事の幅を広げたいと思っても相談する相手が居なかったり、承認欲求が満たされず、モチベーションが下がり辞めてしまう恐れもあります。
2. 不正行為の発生
社内でコミュニケーションが行われないと、お互いの状況に無関心になり、社員が誰にも監視されていない状態になります。そういった状況下では勤務態度が怠慢になったり、不正行為が発生しやすくなります。
3. 会社のイメージを悪くする
コミュニケーションがしっかり行われていない会社では、会社の進むべき方向性や理念などがしっかり共有されていないことがあります。お客様とのやり取りの中でこのような状況が伝わってしまうと、信頼感を失い、会社のイメージを悪くすることがあります。
コミュニケーション不足による問題は、放っておくと形骸化し修正が難しくなります。また、この取り組みの難しさは、社員全員がその価値を理解して行動に移さなければならないところです。
社内コミュニケーションはオンライン化とは？
新型コロナウイルスは収束の兆しを見せないため、社内コミュニケーションの方法も難しくなっています。まずは、どんな状況でも開催しやすいオンラインでのコミュニケーションがおすすめです。
社内コミュニケーションのオンライン化とは、インターネットやSNSなどを活用して、社内のコミュニケーションを行う手段です。社内コミュニケーションのオンライン化のメリットは、下記の通りです。
タイムリーな情報の共有
オンライン上でのコミュニケーションは、時間や場所に縛られず、すぐに情報を共有することができます。業務の追跡、作業の進捗や問題の追跡などが簡単に出来ます。
コスト削減
WEB会議やチャットなどのやり取りで、会議費用や出張などの交通費などを削減することが可能です。
グローバルなコミュニケーション
海外とのやり取りが多い職種では、コミュニケーションをオンライン化することで時差や場所の制限を受けず、グローバルなコミュニケーションを実現することができます。
記録を残せる
メールやチャットなど文字を記録することができるため、後から検索したり証拠として参照することが可能です。
ただし、オンライン社内コミュニケーションには、直接的な対面ではないので、不安や誤解が生じやすいというデメリットもあります。組織によっては、オフラインによるコミュニケーションも重視することがあるので、自社の社風等をよく検討しましょう。
社内コミュニケーションが活性化するおすすめの3サービス
社内コミュニケーションはオンライン化がおすすめです。社内コミュニケーションが活性化するおすすめのツール3サービスをご紹介します。
⒈国内No. 1の導入数“国産”ビジネスチャットツール「Chatwork」
Chatwork株式会社が提供する「Chatwork」は、シンプルで国産アプリのため使いやすく、チャットに慣れない方・初めて使う方もスムーズに操作が可能な国内利用者No. 1のビジネスチャットツールです。タスク管理機能が充実しており、自分のタスクを把握したり、相手に仕事を依頼できるので、やり忘れがなくなります。タスクは、「本日・1週間以内・期限なし」など細かく分けて、誰がどのタスクを持っているのかを可視化できます。タスクを完了させるとグループメンバーにも通知がいくため、互いに進捗状況を確認できます。通知が分かりやすくメッセージの見落としが少ないと評判です。大規模組織の運用は、管理者機能があるので安心です。
社外組織ともチャットでやりとりしたい企業やタスク管理機能がほしい方におすすめです。既読機能がない点が、返信のプレッシャーが苦手な方、忙しい企業の方の支持を受けています。
国産なので、セキュリティレベルも安心で、データ通信の常時暗号化を行っていて、信頼性の高いアマゾン ウェブ サービス（AWS）のデータセンターを使用して開発・運用が行われています。実際に官公庁・大企業からも選ばれ、高い信頼を得ていることからも、セキュリティ体制が十分であると言えるでしょう。
導入した企業からは、「メールだと堅苦しくなりそうなことや、電話では伝えにくい「ありがとう」などの言葉も、チャットなら気軽に発信できるからか、部下、上司間でのやりとりが増加した」「口頭のコミュニケーションに近いので、 思いついたときにぱっと用件を言え、返事をしたいときには絵文字を送るだけで済むので、 社内のコミュニケーションの量が増えた」などの事例がありました。
Chatworkサービスサイト : https://go.chatwork.com/ja/
⒉同じ使い勝手だから導入教育を行うことなくすぐに定着「LINE WORKS」
ワークスモバイルジャパン株式会社が提供する「LINE WORKS」は、なじみのあるコミュニケーションアプリ「LINE」と同じ使い勝手のため、面倒なセットアップや操作研修も不要なこと、ユーザーの教育も必要なく、導入したその日から誰でもすぐに使えることが最大のメリットです。
LINEと同じ使い方で、友だちとして追加してもらうと、繋がることができます。 BtoC営業の場合、お客様がなかなか電話に出てくれない、メールの返事がこない時に、LINEで繋がることで連絡を取りやすくなることが人気の秘訣です。
タスク管理も簡単にでき、チームで専用カレンダーを共有し、スケジュールの確認やタスクの振り分けなどができます。
スマホやPC操作が苦手だが、LINEなら操作できるという社員が多い企業や、BtoC営業が多い「小売・サービス・物流・建設業」など、スマホがメインな職場環境には便利なツールです。
個人向けLINEとは違い、 LINE WORKSでのすべての通信は暗号化されているため安全に通信可能です。システムのセキュリティも24時間365日専門のスタッフが監視しています。スマートフォンでの利用を考慮し、リモートコントロール機能も完備しています。
導入した企業からは、「操作性がLINEと似たLINE WORKSなら導入教育を行うことなくすぐに定着することが出来ました。管理者がトークの内容をモニタリングすることでガバナンスを効かせられることも安心です」「国際規格認証によってセキュリティ性の高さが保証されていることに加えて、外部の協力会社の担当者のLINE WORKSやLINEと安全につながれる外部トーク連携を備えている点も魅力」などの感想があります。
LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/
⒊あらゆる情報を簡単かつ安全に共有する「Tocaro」
伊藤忠テクノソリューションズが提供する「Tocaro」は、仕事のプロセスを可視化し、チームの生産性を高めるビジネスチャットツールです。自分の仕事を「見える化」し、「忙しくて新しい仕事に着手できない」「どんなメッセージが届いているか既読をつけずに確認したい」ときに役立つ機能があり、「ワークボード」機能ではチーム仕事で重要な「自分の役割を把握して遂行するのを助けます。
プロセスを見える化し業務効率化をすることに特化しており、タスク機能や、作業の進捗状況などをリアルタイムで定量化してそのプロセスを見える化できる機能が搭載しています。ワークフロー機能では、スタッフ全員に同一の指示を出すことで作業内容の把握もスムーズになるほか、当事者以外のメンバーも同時に把握でき便利です。
『プロジェクト管理』『リアルタイムチャット』『ワークボード』の３つの特徴的な機能を始め、『ワークフロー』『ファイル共有』『既読管理』『ビデオ通話』『検索』『API・連携機能』『アクセス管理』『専用アプリケーション』などを装備しています。
高セキュリティで、世界中で数十万社が利用するセキュアなファイルストレージサービスBox®︎と強度な連携ができる唯一のツールです。金融機関レベルのセキュリティなので、安心安全で使いやすさを重視する金融・通信・鉄道・航空・教育など、幅広い業界で利用されています。
導入した企業からは、「Tocaroであればセキュリティに不安がなかったのと参加企業各社もセキュリティの観点から利用をしているBoxとのリンクがしやすかった」や「複数のチャットツールの乱立による情報漏洩リスクの防止と、新たなコミュケーション手段の整備による情報共有・伝達の効率化に繋がった」と好評です。
Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/
社内コミュニケーションの活性化はビジネスチャットでオンライン化！
テレワークやフレックス勤務が増えると、どうしても社内コミュニケーションが不足してしまいます。しかし、社内コミュニケーションが減少すると、生産性の低下に繋がり、企業全体の雰囲気がが悪くなるでしょう。
そのため、ITツールなどのオンラインをうまく活用し、社内コミュニケーションを活性化していくことが大切です。コロナ禍で対面のコミュニケーションが難しくなっているので、オンラインで社内コミュニケーションを盛り上げましょう。
