会社には、同僚、上司と部下、部署間など様々な人間関係が存在します。こうした社内コミュニケーションを活発にすることは、企業がビジネスを進めていく上で欠かせないことになっています。人間関係の構築は、個人に委ねられている部分が多かったのですが、近年は変わりつつあります。
政府主導で行われた働き方改革やコロナの感染拡大などを背景に、近年働き方は劇的に多様化してきています。従来のオフィスに集まって仕事をすることもだんだんと少なくなってきて、リモートワーク勤務を取り入れている企業が急増しています。
コロナ以前は、同じ空間に集まっていたため、自然とコミュニケーションを取る機会がありましたが、リモートワーク推奨などでそれぞれが自身が働きやすい場所で働くケースも増えてきており、上司や部下、社員同士の社内コミュニケーションの機械が減少してしまっています。
そのため、会社としては意識的に社内コミュニケーションを活性化する仕組みを導入する必要性が増してきています。企業が円滑なビジネスを進めていくには、良好な社内コミュニケーションは欠かせません。
この記事では、社内コミュニケーションの目的と社内コミュニケーションを活性化させる５つの方法、おすすめのITツールをご紹介します。
コロナ禍による社内コミュニケーションの変化とは？
社内コミュニケーションは、企業内でのプロジェクトやタスクの進捗管理、問題の解決、意思決定などに欠かせないとても重要なものです。個々のスキルや知識を共有したり、チーム間での信頼関係を構築することで、効率的かつ円滑なビジネスプロセスを実現することができるのです。
新型コロナウイルスの感染拡大防止に伴い、多くの企業はテレワークやリモートワークを導入し、社内コミュニケーションも変化しました。
例えば、リモートワークなどで今まで当たり前だった顔を見ながらの対面コミュニケーションが難しくなり、ビジネスチャットやビデオ会議などのオンラインツールを使うことが増えました。その他にも、社員のモチベーションの維持や、多様化する働き方改革を進めるために、社内の広報や、社員同士の社内コミュニケーションの支援を行うことが必要になってきています。
社内コミュニケーションの目的とは？
社内コミュニケーションの目的とはどのようなものでしょうか？異本的な目的を3つご紹介します。
⒈情報共有と透明性の確保
社員間で情報を共有することで、業務やプロジェクトの進捗状況や方針などを明確にすることが可能です。透明性を確保することで、社員同士の信頼関係を築き、業務の円滑な進行につながります。情報がスムーズに共有され、社員同士でフォローし合う体制が整います。
⒉問題解決の促進
社内で発生する問題は、適切なコミュニケーションを通じて解決することができます。社員同士が率直に意見を交換し、問題の本質を把握することで、より効果的な解決策を見つけることができます。
⒊コミュニケーションスキルの向上
社内コミュニケーションは、社員のコミュニケーションスキルを向上させることにもつながります。社員がコミュニケーションの場を増やすことで、自分自身の意見や考えを相手に伝えるスキルを磨くことが出来るのです。
社内コミュニケーションが不足している組織では、「社員のモチベーション低下」や「不正行為やコンプライアンス違反行為の発生」「顧客クレームの発生」といったような問題が起こります。
これらを未然に防ぐためにも社内コミュニケーションを活発に行える仕組みを作ることが今求められています。
社内コミュニケーションが活発になることで、社員の生産性向上や満足度の向上も期待できるようになりますし、体外的な評価も上げることが出来ます。
社内コミュニケーション活性化により向上する3つのこと
社内コミュニケーションが活性化すると多くのメリットがありますが、ここでは主に３つのメリットをご紹介します。
1. 業務効率アップによる生産性の向上
メリット１つ目は、社員一人ひとりの生産性がアップすることです。コミュニケーションの円滑化によって、部署やプロジェクトの業務分担、情報共有や進捗の報告がスムーズになります。コミュニケーションがオープンな状態になっていると、例えば、困っている社員がいても誰かがすぐに手を差し伸べたり、分からない事をすぐに確認質問ができます。その結果、業務効率化による生産性の向上に繋がります。
2. 情報共有量の増加による顧客満足度の向上
社内コミュニケーションの活発化は、顧客満足度にも関係します。様々な業界のクライアントと取引をしている企業にとっては、社内にある知見や情報量が極めて重要となります。このような知見や情報を社内でどれくらい共有できているかで、クライアントへの提案内容も変わってきます。そこで、社内コミュニケーションが活発な企業であれば、部署の垣根を越えた情報の共有で、幅広い提案が可能になります。その結果、顧客満足度向上となります。
3. 発言のしやすさによる社員満足度の向上
社内コミュニケーションが活性化すると、若手社員などが感じやすい「発言のしにくさ」も改善出来ることがあります。同期の社員同士だけでなく、上司と部下、さらには経営陣と現場など、あらゆる場面での意見交換が気軽に可能となります。
社員が発言しやすくなる環境下では、ポジティブな意見だけでなく「もっとこうして欲しい」といった意見も吸い上げることができるのです。お互いに意見交換を盛んに行い、風通しが良い企業になることで、社員の満足度向上につながります。
社内コミュニケーションを活性化させる5つの方法
以前であれば、同じ空間で仕事をすることが当たり前だったため、出社タイミングが同じで駅からの数分間あるきながら話をしたり、ランチにいったり、退勤時間が同じであればそのまま食事に行ったりとコミュニケーションを取る機会はたくさんありました。
しかし、働き方が多様化した現在では、そのコミュニケーション機会を会社として意識的に作り出す必要があります。では、どのような方法で社内コミュニケーションを活性化させればいいのでしょうか？
1. 定期1on1ミーティングの開催
最近、上司と部下や同僚同士が1対1で行うミーティング「1on1ミーティング」を定期的に開催することを必須にしている企業が出てきています。原則として「上司と部下」という組み合わせで行うもので、目標管理や業務進捗管理、プロジェクトの確認を行う場となります。
ミーティングの形式が1対1のため、大人数の会議などでは言いづらい相談や悩みなどを伝えることが出来るというメリットがあり、上司であれば部下の状況を細かく把握することができ、リスクの事前把握がすることができます。ただし、単なる業務報告に終始しないよう、上司にはコーチングやフィードバックに関するスキルが必要です。
2. フリーアドレスの導入
以前からフリーアドレスを導入する企業はありましたが、コロナを機にオフィスを縮小させ、残ったオフィスを「フリーアドレス」にする企業が増えてきています。また、よりコミュニケーションを取りやすいようにカフェテリアエリアを拡張する企業もあります。
2020年の頃な感染拡大を機に、テレワークが浸透し、多くの人がテレワークに慣れてきていますが、業務内容によっては出社をする必要があることも分かってきています。
そんな出社した社員が、普段はなかなかコミュニケーションを取りづらい他部署のメンバーとのコミュニケーションを取れるように導入されているのがフリーアドレスです。
3. 社内報の制作・配布
社内報は、普段なかなか知ることが難しい経営陣の今考えていることや同僚の意外な一面が垣間見れる社員インタビュー、座談会などを通じて会社の文化・考えを知る・伝えることができる媒体です。
社内報に特別なルールはないので、古くは冊子や新聞のような状態で社員に配布されるという形式をとっていましたが、近年ではイントラネットや社内SNSで公開されたり、メルマガのような形式をとったりすることもあります。
自社の魅力的なコンテンツを、いろんな角度から発信することで、社員のエンゲージメントは徐々に上がっていき会話や交流が生まれるはずです。社内報によりこのような情報を知ることで、コミュニケーションが円滑化、組織に対する所属意識の向上といった効果が期待できます。中には社員の家族にも社内報を共有し、家族にも会社のことを理解し安心してもらうという取り組みを行う会社も増えてきています。
4. 社内SNS
FacebookやTwitterなどで、社員だけで運用されるメディアが「社内SNS」と呼ばれています。ほとんどWeb上で運用され、社員だけがアクセス権限を持っています。
運用ルールは企業によってさまざまですが、主に仕事関係の情報や出来事をアップすることが多いようです。ただし、社内サークル活動や社内イベントの内容など、業務外のこともOKとするケースが増えているようです。
社内報が発行部署（総務部などの管理部門）からの一方通行の情報であるのに対し、社内SNSは誰でも情報発信可能であるという違いがあります。社内SNSの方が自由度が高いため、活発に利用されるケースが多いようです。
5. ビジネスチャットツールの導入
企業内の情報共有やコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を目指すためのツールが「ビジネスチャット」です。企業では、複数人のメンバーで業務やプロジェクトを遂行するケースが多くあります。複数人が携わる業務ではメンバー間の意思疎通や進捗状況の把握が不可欠ですが、リモートワークが増えたこともあり円滑なコミュニケーションが難しくなりつつあります。
目的別にさまざまな機能を持ったビジネスチャットがリリースされています。主な機能としては、ToDo管理やスケジュール共有の他、ファイル共有、稟議システム、掲示板、チャットなどがあります。
リモートワークなどで離れた場所にいるメンバーとリアルタイムに情報共有し、スムーズな業務を遂行することが可能であり、社内コミュニケーションを促進する手段として幅広い企業で利用されています。
社内コミュニケーションの目的を達成できるITツール3つ
社内コミュニケーションを活性化させる方法でご説明したビジネスチャットツールの中で、おすすめの3サービスをご紹介します。
⒈どの年代もすぐに使いこなせるLINEのビジネス版「LINE WORKS」
ワークスモバイルジャパン株式会社が提供している「LINE WORK」は、チャットやスタンプはもちろん、掲示板、カレンダー、アドレス帳、アンケートなど、現場で活用できる充実したグループウェア機能を揃えたLINEのビジネス版ビジネスチャットツールです。
LINEでお馴染みの使用感を踏襲しているので、どの年代の方もすぐに使いこなせる点が人気のポイントです。
LINEと同じく「既読」表示機能があります。トークの既読確認では、トークで送信した重要なメッセージを相手が読んだかどうか一目で確認できます。複数人のトークルームでも「既読」をタップすることで誰が読んで、誰が読んでいないかまで詳細を確認することができます。 掲示板既読確認では、お知らせや情報共有の投稿を誰が読んだか確認することができます。まだ投稿を確認していない未読メンバーがいれば、大事な情報を見落とさないよう再通知することが可能です。
トークやメール、アドレス帳、ホーム（掲示板）での社内通知、メンバーの予定が把握できるカレンダー、ファイルを閲覧できるDriveなど業務の効率化に必要な機能が満載。セキュリティにおいてはユーザーの利用履歴をモニタリングできるためリスクを事前に察知し、トラブルが発生したあとの追跡も迅速に行えます。
LINEであればつかえるという学生インターンや20代の社員が多いカジュアルな企業におすすめです。
セキュリティレベルは、日本の法令はもちろん国際規格を遵守し、国際認証を取得した高いレベルの情報管理システムでサービスを管理しています。LINE WORKSのデータは、全てセキュリティ専門のエンジニアチームによる24時間365日の体制でモニタリングしているので安心です。
LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/
⒉導入費や維持費が安価で国産だから安心安全「Chatwork」
Chatworkは、Chatwork株式会社が提供する導入社数37.6万社を超える国産ビジネスチャットツールです。ツールには珍しく既読機能がないので、外部とのやり取りにおすすめです。国産ツールのため、タスク管理機能に優れており、チームでのコラボレーション機能が充実しています。 他の同様のサービスと比較しても、導入費や維持費が安価なのも魅力的です。
どの職種や業界でも利用しやすいが、介護業界・士業・製造業・不動産業・建設業から特に支持されています。
また、セキュリティは非常に堅牢です。 送受信できるファイルの容量が無制限になったので、作り込んだ資料や大きなデータの共有が簡単にできます。ビデオ通話で円滑なコミュニケーションも可能なので、リモートワークでもサクサクと利用できます。
大企業や官公庁も導入できるセキュリティ水準で、サーバーとの通信はすべて暗号化されており、送信したデータは高い信頼性と実績をもつデータセンターに厳重に保管されています。セキュリティに厳しい銀行でも導入しているので、安心して使えます。日本の企業のため、サポートに相談しやすいというメリットも安心です。
Chatworkサービスサイト : https://go.chatwork.com/ja/
⒊仕事を完遂させるオールインワン・コラボレーションツール「Tocaro」
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が提供する「Tocaro（トカロ）」は、組織で働くビジネスマンがより効率的に働くことをサポートすることを目的として自社開発したビジネスチャットツールです。仕事に必要なあらゆる情報を、簡単かつ安全に共有するための様々な機能が満載で、業務の依頼や仕様変更など重要な連絡を見える化して、業務の抜け漏れや遅れを防ぎます。
独自の大量のデータの中から必要なデータを簡単に見つけ出す優れた検索機能が特徴で、検索したいワードを入力すると、メッセージや共有されたファイル全てを検索し、必要な情報を探し出せます。社内で様々なツールを同時に使用していると、必要なデータを見つけるためにツールごとに検索を行わなければいけなくなりますが、一度の操作で横断的に検索できるのは、メッセージ機能とファイル共有機能を一つのサービスで提供しているからです。
金融レベルの高セキュリティが人気の秘訣で、IPアドレス制限・モバイル端末制限・機能制限・ユーザー権限など、多くのセキュリティ機能を組み合わせることで、あらゆるセキュリティ問題・社内ルールの壁を乗り越えて、利便性を損なわずに安全なコミュニケーション環境を構築します。 また、世界中で数十万社が利用するセキュアなファイルストレージサービスBox®︎と強度な連携ができる唯一のツールです。
その他にも、『プロジェクト管理』『リアルタイムチャット』『ワークボード』の３つの特徴的な機能を始め、『ワークフロー』『ファイル共有』『既読管理』『ビデオ通話』『検索』『API・連携機能』『アクセス管理』『専用アプリケーション』などを装備しています。
Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/
社内コミュニケーションの目的をしっかりと話し合いましょう
これまで社内コミュニケーションというのは同一空間で仕事を行うのが当たり前であった以前であれば、自然と発生し行われてきていました。
しかし、働き方の多様化やコロナによりテレワークなどによりコミュニケーションが取りづらくなってきている現在では、組織として意識的に社内コミュニケーションを取る仕組みを取り入れていかなければ、前述のような社員のモチベーションの低下や不正行為の発生、顧客企業からのクレームなど多数の問題を発生させるリスクがあります。
今回は、一例として1on1ミーティングの開催やフリーアドレスの導入などをご紹介しましたが、それぞれの企業で活性化につながるコミュニケーションの形は異なります。貴社の社内コミュニケーションの目的をしっかりと話し合うことが重要となります。
様々な社内コミュニケーションプランを模索し、自社にとって最適な社内コミュニケーション方法をご検討ください。
