仕事をしている上で、誰かに情報を使えたくても上手く話すことができない、会議などの議事録をまとめられないという方も多いのでなはいでしょうか？
5W1Hの正しい知識や使い方を学ぶことで、その悩みも解消できるかもしれません。
今回は、5W1Hとは何なのか？その正しい使い方、得られる効果などをご紹介していきます。
5W1Hとは？
5W1Hとは、When（いつ）、Where（どこで）、Who（だれが）、What（なにを）、Why、（なぜ）、How（どのように）を指し示す言葉です。
この5W1Hは、仕事の場面などで有効とされる情報伝達の方法や手段です。5W1Hを意識して使うことにより、情報の趣旨などを整理し、明確にすることができ、過不足なく情報を伝えられます。
基本的な5W1Hの使い方を解説！
5W1Hには、相手に自分の考え方を過不足なく伝えるための6つの要素が詰まっています。ここでは5W1Hの使い方とそれぞれの意味を使用する順番で解説します。
1. When（いつ）
「When（いつ）」は、時間や期限、期間などを表す要素です。仕事には、いつまでに終わらせなければいけない、などと期限が設ける必要があります。
また、会議や打ち合わせのときなども時間を決めて伝えていなければ、相手を困惑させてしまうことになります。
相手に指示をする際にはまず、いつなのかを明確に伝えましょう。
2. Where（どこで）
次に伝えたい要素は「Where（どこで）」は、場所などを指し示す言葉です。会議などをする時に場所を伝えていなければ、相手に疑問が生まれてしまいます。
また、この場所はただ単に会議の場所を示すだけでなく、会議で必要となる資料や物品、それらの提出先なども含まれます。
時間と場所が明確になれば、その先の内容が頭に入りやすくなります。
3. Who（だれが）
「Who（だれが）」は、人物を表す言葉です。誰が対象の仕事を進めるのか、誰かと一緒に行うのかなど、仕事をする上での主体者を決めるために必要な要素です。
この「誰が」を明確にしていれば、この作業を誰もやっていない、会議に来ていない人がいる、などのトラブルを避けることができます。
4. What（なにを）
「What（なにを）」は、物や行動を表す要素です。対象の仕事で何を行うのか、何を持っていくのかを伝えるのが重要になります。
「What（なにを）」を使うことで結果が明確になり、相手もこの時点である程度の情報が把握できるようになります。
5. Why（なぜ）
「Why（なぜ）」は、行う理由を明確にする要素です。前述の「What（なにを）」で出た結論だけを伝えても、なぜそれを行わなければいけないのかが相手に伝わりません。
明確な理由を伝えることで、指示を出された側も納得して仕事を行えるようになります。
6. How（どのように）
「どのように(How)」は、方法や手段を表す要素です。仕事を進めるときにはいくつかの方法、手段、選択肢などがあります。
与えられた仕事をどのように行ったらいいいのかといった疑問を解決するには、その取り組み方をしっかりと伝えることが重要です。
「どのように(How)」の部分に力を入れるとより具体性が増すため、仕事上でのミスやトラブルを回避することができるようになります。
5W1Hを身につけることによって得られる効果
5W1Hの構成に当てはめ、箇条書きにすることで情報の過不足に気づきやすくなります。自分自身も伝えたい情報を整理して理解できるので、伝えたい要点も分かりやすくなります。
そのため、相手に正しく伝わらず何度もやりとりするなど、余分に時間や手間を取られることがない、上手なコミュニケーションが可能になります。お互いにストレスを溜めることなく仕事を進めていくことができるのです。
また、会議の議事録などでは5W1Hに沿うことで、検討事項の期限や担当者が明確になり、当事者以外の方が見ても内容を理解できる議事録が作成できます。
5W1Hを身につけて正確な情報伝達を！
5W1Hを身に付けることができれば、上司への報告や社内・外でのミーティング、報告書や会議アジェンダでも使うことができます。
正確な情報伝達は、社会人の最低限のマナーでもあるので、5W1Hを意識し相手に伝わりやすいコミュニケーションを取れるようにしましょう。
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