ビジネスチャットで社内コミュニケーションを円滑にする方法

働き方改革、コロナ対策などで広がりを見せているのがテレワークなどの働き方の多様化です。働き方が多様化し、オフィスに出社する人も少なくなる中で欠かせないツールとなっているのがビジネスチャットです。対面でのコミュニケーションが難しい現在、ビジネスチャットの使い方が組織の成長や顧客との関係構築にとって重要なポイントとなってきています。

今回は、そんな働き方が多様化する現在における社内コミュニケーションにおいて、ビジネスチャットをどのように活用していけば円滑に出来るかを解説します。

ビジネスチャットのコミュニケーションを円滑にする6つの方法

ビジネスチャットは、チャット形式でやりとりができるため、メールに比べて気軽にコミュニケーションをとることができます。気軽にやり取りできるため、気をつけるポイントもあります。コミュニケーションを円滑にする方法を６つご紹介します。

1. 自分宛のメッセージには出来る限り直ぐに反応

ビジネスチャットの場合、相手が自分が送ったメッセージを見ているのか、見ていないのかを確認できない場合が大半です。自分宛てにメッセージが来た場合には、即返信できるものは即返信、少し時間がかかるものは「後で返信します」など、なるべく早くアクションを取るようにして、相手に自分が見たことを伝えるようにしましょう。

ビジネスチャットの中には「オンライン」「離席中」など、ステータスの表示が出るツールが多くあります。返事がいつ来るか分からない状況は、業務の停滞につながることもあるため、ビジネスチャットにはメッセージが届くとマークがついたり通知音が鳴ったりする便利な機能を、しっかり活用していきましょう。

スタンプなどが利用できるビジネスチャットにおいては、スタンプで反応するなども有効的です。

2. 対面以上に丁寧なコミュニケーションを心がける

ビジネスチャットでコミュニケーションを行う場合には、対面でコミュニケーションを取る時以上に丁寧なコミュニケーションを取る必要があります。ビジネスチャットはSNSのように気軽にメッセージを送り合えますが、「業務の連絡」であることを忘れてはいけません。

対面であれば、相手の表情で相手の理解度を判断したり、こちらも身振り手振りで伝えることが出来ますが、ビジネスチャットにおいてはテキストのみで相手にある事柄について理解をしてもらわなければいけません。

そのためにもいつも以上に丁寧に自分自身が伝えたいこと、依頼したいことなどをまとめてメッセージとして送るようにしましょう。また、文章だけだと冷たい印象を与えることもあるため、送信する前に自分にこのメッセージが来たらどう思うかを必ず読んでから送信をするようにしましょう。

3. テーマによってグループ分けを行う

1つのグループでメッセージのやり取りを行うと情報が錯綜し、重要な情報を見逃したり、ちゃんとしたコミュニケーションが取れなくなってしまいます。ほとんどのビジネスチャットでは、グループ単位でのチャットを行う「チャットルーム」「チャンネル」を作成できるので、適切なルームのみで発言するのがマナーです。

ビジネスチャットにおいては、部署やプロジェクトなどでグループ分けを行い、円滑やコミュニケーションが取れるようにしましょう。

4. DMはなるべく使わず、グループや全体でコミュニケーションを取るようにする

ビジネスチャットには、個人宛にメッセージを送ることが出来るDM（ダイレクトメッセージ）機能が付いています。

個別でメッセージがやり取りが出来るので、気軽に使いたくなりますが、仕事に関するやり取りに関しては、先程のグループや全体に届くトークルームなどでメッセージをやり取りし、情報をオープンにするようにしましょう。

そうすることで、誰がどのような仕事をしているかを全員が把握できるとともに、自分自身がどのような仕事をしているかを全体に対して共有することが出来ます。

5. 会議での決定事項などはすべてメッセージで残す

テレワーク中も会議は行われると思います。以前までは議事録をメールで共有したり、それこそビジネスチャット上に共有していたりしたと思いますが、テレワーク下においては、ちょっとした会議や定例の会議などの決定事項は、各自がタスク漏れが起きないようにビジネスチャット上にメッセージとして残しておくと良いです。

多くのビジネスチャットは過去にさかのぼってメッセージをチェックすることが出来ますので、あとでこのタスクを忘れていたなどのコミュニケーションロスが起きづらくなるので、有効です。

6. 休日は原則メッセージを送らない

1でも解説したようにビジネスチャットは、メッセージを受け取ったらなるべく早いアクションをした方が後々のコミュニケーションが円滑になりますが、休日は別です。

休日に仕事をすることが習慣化している人もいるかもしれませんが、休日にメッセージを送るのはなるべく控えた方が良いです。「急ぎの返信は不要」というつもりで送ったとしても、相手にプレッシャーを与えかねません。休日であっても、そのメッセージを目にした人は平日同様、何かしら返信や反応をしなければと思ってしまうこともあります。

どうしても送らなければいけない場合以外は、「休日にすみません」や「回答は週明けで結構です」など相手を思いやった一言を付け加えて送るようにしましょう。

これからビジネスチャットを導入する方におすすめなビジネスチャット3選

上記でご説明した「コミュニケーションを円滑にする6つの方法」を生かせるおすすめのビジネスチャットを３つご紹介します。

1. 個人向けLINEと同じ使い勝手で充実した機能を揃えた「LINE WORKS」

ワークスモバイルジャパン株式会社が提供している「LINE WORKS」は、なじみのあるコミュニケーションアプリ「LINE」と同じ使い勝手のため、ユーザーの教育も必要なく、導入したその日から誰でもすぐに使えるのが特徴です。見慣れた画面と機能で誰でもすぐにチャットがはじめられ、 1000種類以上の豊富なスタンプで、ビジネスでも気持ちが伝わります。 LINE WORKSの既読確認では、メッセージの既読/未読メンバーも確認可能です。企業文化によっては、ややカジュアルに過ぎると判断される場合もあります。

音声通話はもちろん、複数人によるオンラインでの打ち合わせ等も無料で行なえます。出張先や在宅ワークなどの状況でも、PCやスマートフォンからLINE WORKSでつながれば業務のやりとりが場所を選ばずにできます。

2019年8月に発表された「ソフトウェアビジネス新市場2019年版」では、2年連続で有料ビジネスチャット国内シェアNo.1を獲得しました。

LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/

2. チャットや会議、ファイルの共有などが可能「Microsoft Teams」

Microsoft Corporationが提供している「Microsoft Teams」は、マイクロソフトのグループウェア「Office365」に組み込まれているサービスで、「Office365」との連携が最大の特徴です。共有のワークスペースにファイルなどをまとめられるので、場所に制限されず仕事をしたり、チームとチャットが行えます。

Word、Excel、PowerPoint、SharePointなど組み込みのOffice 365アプリでファイルの共同作業が行えるため、業界を問わず、さまざまな企業で導入・活用されています。Office製品は世界的なシェアがあるので、多言語(40言語)に対応しており、グローバルな企業には特に支持されているようです。

Microsoft Teamsサービスサイト : https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

3. シンプルで使いやすく必要な機能は全て搭載！「Tocaro」

伊藤忠テクノソリューションズがサービスを提供する「Tocaro」は、金融機関レベルのセキュリティ、2,000社以上の利用実績を誇るビジネスチャットツールです。仕事のプロセスを可視化し、チームの生産性を高める、ただ１つのツールです。特徴は、『プロジェクト管理』『リアルタイムチャット』『ワークボード』の３つの特徴的な機能を始め、『ワークフロー』『ファイル共有』『既読管理』『ビデオ通話』『検索』『API・連携機能』『アクセス管理』『専用アプリケーション』などを装備しています。

世界中で数十万社が利用するセキュアなファイルストレージサービスBox®︎と強度な連携ができる唯一のツール。金融機関レベルのセキュリティなので、安心安全で使いやすさを重視する金融・通信・鉄道・航空・教育など、幅広い業界で利用されています。

Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/