タスク管理とは、どのようなことを指すのでしょうか？「タスク」は、英語で記すとtaskとなり、これは仕事や課題を意味します。そして、仕事や課題の内容を細かい作業レベルで管理し、優先順位をつけたり、進捗状況を把握して業務効率化に活用することがタスク管理です。
なぜタスク管理が必要なのか？
タスク管理は、なぜ必要なのでしょうか？あなたが仕事で、多くのプロジェクトを担当していたり、やるべき作業が細分化する必要がある場合、それぞれのプロジェクトの内容や現在の進捗状況はどうなのかなどを、なんとなくしか把握できていない状態を想像してみてください。
さらには、上司や部下などチームでその状況を共有しておらず、一人で抱えていると、そのプロジェクトにはどんな作業が必要で、何が完了していて何をやっていないのか、いつまでに誰が完了すればいいのか、こういったことが不明確になってしまうのです。
そして不明確なままで漠然とタスクを進行しようとすると、期日までに未完了の作業があったり取り組む内容を間違えてしまうなどのミスが発生してしまい、あなたにとっても企業にとっても大きな損失を生んでしまうことになるのです。
こういったリスクを回避し、正確かつスムーズ、そして効率的に仕事をするためには、タスクを明確化できるタスク管理が必要なのです。
タスク管理をするメリットは？
次に、タスク管理をすることによってどんなメリットがあるのか、みていきます。
タスクを明確化・可視化できる
タスクや業務に関連する情報を頭で記憶しただけで完璧に覚えておくことはなかなか難しく、情報を間違えて記憶してしまったり、タスク自体を忘れてしまうリスクがあります。
しかし、タスクを可視化して管理すればそういったミスを防ぐことができたり、タスクが明確化されることによって担当している仕事を全体から把握し、次に取る行動のシュミレーションもしやすくなります。
タスクの優先順位をつけやすくなる
取り組む作業に優先順位をつけることは、とても重要なことです。「今日は何をしなければならないのか」「期日はいつまでか」など、タスクを挙げて管理すれば、優先順位を明確化できます。
プロジェクト毎に分けてタスク管理をして、優先順位に沿って作業を進めていけば、仕事の漏れがなくなります。
効率的に仕事を進められる
タスクに優先順位つけて明確化してから作業をすれば、必要のない作業をしたり、「次は何をやればいいのか、思い出そう」と考えるなどの無駄な時間や労力を使う必要がなくなり、効率的に仕事を進めることができます。
タスク管理ができると終わったタスク、次に取り組むタスクが一目瞭然なので、作業の準備もスムーズに始めることができたり、プロジェクトの期日への意識もより強く持つことができる点も効率をアップできるポイントになります。
チームメンバー同士のタスクを把握できる
タスク管理をする際に、チームメンバーそれぞれのタスクを他のメンバーと共有すれば、お互い協力して進行することも可能になります。
同じプロジェクトに関わっている人同士が、そのプロジェクトを成功させるためにはどのような準備が必要なのかイメージしやすくなったり、ミスや漏れがないようお互いのタスクを確認し合えたり、トラブルが起きそうな要因があった場合にはフォローしてトラブルを回避できるなどのメリットがあります。
このようにタスクを共有することは、チームワークを高める方法としての効果もあります。
効率的なタスク管理の方法は？
手帳やホワイトボートを使うなど、手書きできるツールを使用したり、パソコンでエクセルなどを使用するなどでタスク管理する方法もありますが、最近はテレワークなどでチームメンバーと同じ場所で仕事をしない人も増えていることもあり、この方法だとチームメンバーとタスクを共有することが難しくなります。
手軽かつスピーディに、チームメンバーとオンタイムでタスク管理を共有するためには、タスク管理ツールやアプリなどを使用するデジタル型のタスク管理がおすすめです。
パソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末を使って、いつでもどこからでもタスクの追加や編集ができ、チームメンバーの状況やプロジェクト全体の流れも把握しやすいので、効率的にタスク管理ができます。
タスク管理はビジネスにおいて不可欠！
タスク管理をすることが面倒に感じる人もいるかもしれません。しかし、タスクを明確化したり共有することは、仕事を正確に完了するために必要不可欠です。
ビジネスにおいて多くのメリットを生み出すことを理解して、タスク管理に便利なツールを活用するなどして、取り組みやすいタスク管理を実践してみてください！
