新型コロナウイルス感染症の影響で、急速に普及したテレワーク。総務省の調査によりますと、東京都では2019年12月にテレワークを導入していた企業は17.8%でしたが、2020年5月の緊急事態宣言発令中には48.4%までに上り、この短期間で一気に広がりをみせたことが実証されています。
この広がりには、新型コロナウイルスの感染予防に大きく貢献できる、という恩恵が影響しています。
恩恵ばかりではない？テレワークの弊害
しかし、物事には恩恵と弊害、どちらも存在するもの。テレワークも例外なく恩恵のみならず弊害があります。それでは、どんな弊害があるのでしょうか？業種によっても弊害が異なるため、テレワークから生じる弊害というのはいくつもあります。
中でも、企業、従業員どちらにとっても影響があり、どの業種にとっても重要となる弊害は、特に3つあります。その対策方法を見ていきましょう。
①情報セキュリティのリスクが高まる
どんな業種においても企業で取り扱う情報には機密性の高く、セキュリティに関しては経営者や情報システム担当部門は細心の注意を払って対策をしているかと思います。
オフィスで勤務している時にインターネットに接続する際には、会社支給のパソコンから社内ネットワークに接続されるので、不正侵入防止システムなどでしっかり情報が守られます。
しかしテレワークとなると、自宅や、場合によっては公共のWi-Fiに接続して業務を行うことになります。さらには端末も、会社支給のものではなく私物で使用していたものを使用するしかないケースもあります。
その場合には、企業が採用している不正侵入防止システムほど万全なセキュリティとは言えず、インターネットを通して端末へアクセスされてしまうリスクが生じてしまいます。
また、テレワークは自宅で勤務するとは限らず、外出してシェアオフィスを使用するという人もいます。
そうなると、他人にパソコンに表示されている画面や持ち込んだ資料を見られてしまったり、端末の紛失などの危険性もあり、もし情報漏えいが起きてしまったら、企業にとって大きな弊害となります。
情報セキュリティに関する対策
対策としては、従業員が私物のパソコンやタブレットを使用する必要がないよう、企業が端末を支給すること。そして、Wi-fiに関しても専用のモバイルルーターを支給するなど、業務に関わるものは、企業の管理下のツールを使用できるようにしましょう。
また、セキュリティシステムをテレワークに対応できる最新システムを導入しましょう。チャットツールを使用している企業は、セキュリティが高いツールを選定しましょう。
②勤怠管理や人事評価が難しくなる
従業員、企業どちらにとっても重要な勤怠管理や人事評価。ここにも弊害となる要素があります。
従業員の立場からすると、一人で勤務するテレワークだと実際に一緒に勤務するわけではないため、従業員は成果を上げるまでの過程を上司にみてもらうチャンスが減少したり、仕事の難易度を上司に理解してもらえず、適切な評価を受けられない弊害が生じる可能性があります。
上司、企業の立場からしても同様で、従業員（部下）の様子が分かりにくいため、評価の基準が仕事の達成度のみで判断するしかなくなってしまったり、仕事をさぼっている従業員がいても様子が分からない、という点も気になる弊害です。
また、勤怠管理が難しいという点も、人事評価のしにくさに影響を及ぼします。
勤怠管理、人事評価に関する対策
テレワークの勤怠管理の不安点の対策には、勤怠管理システムの導入がおすすめです。始業時間、終業時間、休憩時間まで記録することができ、入力する従業員にとっても集計する管理者にとっても明確かつ便利なツールです。
システムによっては、有給休暇申請や給与管理システムと連動できるものもあります。
人事評価については、今までの評価基準を再構築する必要があるかもしれません。100%出社する勤務形態とテレワークでは、どうしても同じ基準で評価は難しく、正当な評価ができなくなる部下との信頼関係に弊害をもたらすこととなります。
評価するポイントを見直して新制度を考案したり、上司と部下でのオンラインミーティングを増やして業務の進捗確認をすること、部下自身が上司に功績や取り組んできたプロセスをPRできる機会を作るのも良いでしょう。
テレワークでの人事評価は、部下だけでなく評価する立場の上司にとっても難しいものです。どちらの立場にも、評価基準をわかりやすく、かつ明確化することが弊害を減らせるポイントとなります。
③チームワークの希薄化・人材育成の難化
オフィスに出社して同じ空間で勤務していると、同僚と意見交換がしやすかったり、先輩や上司にすぐに質問ができる、部下の表情の変化からすぐフォローに入れる、などのコミュニケーションを通してチームとしての一体感が生まれたり、信頼関係を築くきっかけにつながるものです。
良い影響は人間関係だけでなく、活発なコミュニケーションによって新しいアイデアが生まれたり、スピーディーに企画をブラッシュアップできるなど、直接業績に影響をもたらす恩恵も生み出すことができます。
しかしテレワークは、一人での勤務です。そうなると、必然的に従業員同士のコミュニケーションが減少してしまいます。コミュニケーションが減るということは、同じ部署に所属していても、同じチームだという意識が希薄になりがちです。
そして新人教育などの人材育成も、教育する側、される側どちらにとっても難しいものとなり、教育できる範囲が限定されてしまい人材育成がスムーズに進まない、という弊害も生まれてしまい、これは成長していきたい企業にとって大きなダメージになります。
チームワーク・人材育成に関する対策
組織においてチームワークは欠かすことができない、企業が成長していく上でとても重要な要素ですので、ここはしっかり対策しましょう。
業務中、チームメンバーの状況をリアルタイムで共有できるよう、使いやすいチャットツールを使用しましょう。そこで上司も部下も、気軽にコメントできるよう、ちょっとしたことでもお互い共有していきましょう。
また、オンラインミーティングではビデオ機能を通して、お互いの表情を見ながら意見交換をしましょう。そして、100%テレワークではなく、定期的には、チームのメンバーが実際に対面できる機会を作りましょう。そこで「同じチームである」という意識を高めましょう。
弊害を解決できる対策を考え、上手にテレワークを導入しましょう
このような弊害があるテレワークですが、冒頭に述べたような新型コロナウイルス感染対策ができるという点の他にも、幅広い人材を活用できたりワーク・ライフ・バランスを保つことができるという、大きな恩恵ももたらすことができるのがテレワークです。
そういった観点からも今後はますますテレワークは推奨されていく動きになっていきそうですので、テレワークの弊害を解決できる対策を考え、上手にテレワークを導入していきましょう。
