コロナ禍以降、企業の働き方は大きく変わり、テレワークやリモートワークが急速に普及しました。この変化に伴い、社内コミュニケーションの円滑化を図るための「ビジネスチャット」の導入率が急激に増加しています。現在、ビジネスチャットを導入している企業は中小企業から大手企業に至るまで拡大しており、効率的なコミュニケーションツールとして欠かせない存在となっています。2017年の調査ではビジネスチャットを利用している企業は28.1%でしたが、2021年の調査では43%に増加しています
この記事では、ビジネス情報を交えながら、ビジネスチャット導入率の現状や、企業がなぜ導入すべきか、導入時に考慮すべきポイントを解説します。また、導入に役立つおすすめのビジネスチャットツールを5つ紹介し、実際の業務にどのように活用できるのかを具体的に示します。ビジネスチャットで業務効率化を目指しましょう。
ビジネスチャット導入率の現状
ビジネスチャットの導入率は、企業のコミュニケーション手段として急速に成長しています。特に、従業員の多い大手企業ではその普及が顕著であり、効率的な業務推進のためにビジネスチャットを活用することが一般化しています。
導入率の成長
ビジネスチャットとは、企業内でのコミュニケーションを効率化するためのツールで、テキストメッセージやファイルの共有、プロジェクト管理などをリアルタイムで行えるものです。コロナ禍以降、テレワークが普及する中で、多くの企業がこのビジネスチャットを導入し始めています。
2022年のデータによると、約48％の企業がビジネスチャットを導入しています。これは、テレワークが広がったことで、オフィス以外でもスムーズに情報をやり取りできる手段としてビジネスチャットが非常に便利だからです。特に、大企業（従業員が1万人以上）では80％以上がビジネスチャットを使っています。
中小企業での状況
一方で、従業員数が99人以下の企業では導入率は20.3%です。中小企業ではまだ導入が進んでいないところもありますが、ビジネスチャットは今後さらに普及する見込みです。中小企業が導入に躊躇する理由には、慣れるまでの時間や費用の問題がありますが、テレワークの増加とともに、効率化が求められる時代には、導入が加速するでしょう。
利用状況
最新の調査によると、企業の約8割がビジネスチャットを何らかの形で利用しているという結果が出ています。中でも、ビジネスチャットを「ほぼ毎日頻繁に活用している」企業は59.0％に達しており、多くの企業が日常的な業務においてビジネスチャットを重要なツールとして活用しています
企業が最も利用しているビジネスチャットツールのトップは「Microsoft Teams」で、67.3％の企業がこのツールを使用しています。Microsoft Teamsは、Microsoft 365との統合が強力で、ビデオ会議やファイル共有、タスク管理機能が豊富であるため、多くの企業に採用されています。次いで、「Slack」（8.8％）や「Google Chat」（6.7％）も利用されていますが、Microsoft Teamsが圧倒的なシェアを占めています
導入率が高い理由
ビジネスチャットが注目される大きな理由の一つは、「メールよりも迅速で柔軟なコミュニケーションができる」点です。例えば、メールの場合、返信が遅くなったり、情報が埋もれてしまったりすることがありますが、ビジネスチャットではリアルタイムでやり取りができ、必要な情報をすぐに見つけやすいです。特に、チームで進めるプロジェクトや緊急の対応が必要な場面では、その即時性が大きなメリットとなります。
ビジネスチャットは、今や多くの企業にとって欠かせないツールとなりつつあります。導入が進む中で、さらに多くの企業がその便利さを実感し、活用しているのです。
ビジネスチャット導入の3つのメリット
ビジネスチャットの導入には、業務の効率化やコミュニケーションの円滑化といった多くのメリットがあります。特に、テレワークや複数のチームがリモートで業務を行う企業では、ビジネスチャットの活用が欠かせません。ここでは、ビジネスチャット導入のメリットを解説します。
⒈業務効率の向上
ビジネスチャットは、リアルタイムで情報を共有できるツールです。従来のメールでは、メッセージを送ってから相手が開封し、返信するまで時間がかかることが多いですが、ビジネスチャットではリアルタイムで会話が進むため、迅速な意思決定が可能になります。例えば、プロジェクトの進行中に、すぐに質問や確認ができるので、無駄な待ち時間がなくなり、業務のスピードが上がります。
⒉コミュニケーションの活性化
ビジネスチャットを使うと、従業員同士が場所を問わずにコミュニケーションを取ることができるため、遠隔地にいるチームメンバーとも気軽にやり取りが可能になります。特に、テレワークが一般化した現在、オフィスにいなくてもスムーズにコミュニケーションが取れることは非常に大きなメリットです。また、グループチャット機能やスレッド機能を使えば、特定のプロジェクトやチームごとに会話を整理し、必要な情報を効率よく管理できます。これにより、情報が乱雑にならず、チーム全体で同じ情報を簡単に共有できます。
⒊情報の一元化
ビジネスチャットを利用すると、全てのやり取りが一つのプラットフォームに集約されるため、情報の管理が非常に楽になります。例えば、過去のメッセージや送受信したファイルを簡単に検索することができるため、「どこに保存したか忘れた」「誰に送ったか覚えていない」といった問題が減ります。さらに、チャット上のデータが一元化されることで、情報漏洩のリスクも低減します。これは、ファイルが分散して管理されるメールよりも安全性が高いポイントです。
ビジネスチャットは、リアルタイムのコミュニケーションや情報の管理を効率的に行うためのツールです。業務効率の向上や、チーム内の連携強化、情報の一元化による安全性の向上など、現代の企業にとって導入のメリットは非常に大きいです。初心者の方でも、その便利さを実感しやすい点が多く、特に遠隔での業務が増える今、ビジネスチャットの導入は重要なステップとなるでしょう。
ビジネスチャット導入のデメリットと課題とは？
ビジネスチャットの導入には多くの利点がある一方で、デメリットや課題も存在します。これらの課題にしっかりと対処することで、ビジネスチャットをより効果的に活用でき、業務効率を最大化することができます。以下では、主なデメリットとその解決策について詳しく説明します。
⒈即時対応のプレッシャー
ビジネスチャットは、リアルタイムでのやり取りが可能なため、即時に返信しなければならないというプレッシャーを感じることがあります。特に、通知機能が多すぎると、従業員が常に「すぐに対応しなければ」というプレッシャーにさらされることがあります。これがストレスの原因となり、逆に生産性が低下することも考えられます。
解決策：社内で適切な通知設定や運用ルールを定めることが重要です。例えば、非緊急のメッセージには即時の返信を求めないルールを設けたり、業務時間外の通知を制限することで、従業員の負担を軽減できます。
⒉過剰なメッセージ量
チャットツールでは、多くのメッセージが短時間に流れることがよくあります。特に複数のグループチャットやプロジェクトチャットに参加していると、重要な情報が他のメッセージに埋もれてしまうことが起こりやすいです。これにより、見逃してはいけない情報が流れてしまい、業務に支障が出ることもあります。
解決策：メンション機能やピン留め機能を活用することで、重要なメッセージを目立たせたり、特定の人に通知が行くようにすることが可能です。また、必要に応じてグループチャットを整理し、プロジェクトごとに明確なチャンネルを作成することも効果的です。これにより、情報の流れが整理され、見落としが減少します。
⒊慣れるまでの時間
新しいツールを導入する際、従業員がその操作に慣れるまでには、ある程度の時間とトレーニングが必要です。特に、これまでメールや電話に慣れていた従業員にとって、ビジネスチャットの使い方に戸惑いを感じることもあります。その結果、導入初期には逆に業務が遅れることもあり得ます。
解決策：導入時には、適切なトレーニングとサポート体制を整えることが重要です。例えば、ビジネスチャットの基本操作や便利な機能を説明する研修を行ったり、操作に困ったときにすぐに質問できるサポート窓口を設置することで、スムーズな移行を実現できます。また、定期的にフィードバックを収集し、改善点を反映させることも有効です。
ビジネスチャットには多くのメリットがありますが、適切な導入と運用がなされないと、逆に業務の負担を増やす可能性もあります。従業員にとっての負担を減らすためには、適切なルール設定やサポートが不可欠です。これらの課題をクリアにすることで、ビジネスチャットの導入が成功し、業務効率の向上に繋がるでしょう。
業務効率化におすすめのビジネスチャット5選
ビジネスチャットツールは多種多様ですが、各企業のニーズに合ったツールを選ぶことが企業成長の鍵です。それぞれのツールには、特定の機能や使い勝手の面で違いがあり、業務の性質や規模によって最適なものを選ぶことが求められます。ここでは、特に導入が進んでいるおすすめの5つのビジネスチャットツールを詳しく紹介します。
1. Tocaro
Tocaroは、シンプルなインターフェースと使いやすさが特徴の日本製ビジネスチャットツールです。中小企業から大企業まで幅広く対応しており、特にプロジェクト管理機能やファイル共有機能が充実しているため、チーム内でのコラボレーションがスムーズに進められます。また、タスク管理やメッセージのスレッド化など、日常の業務を効率化するための機能も豊富です。シンプルで直感的に使える設計が、初心者から上級者まで幅広く支持されています。１ユーザー200円からなので低予算でも始められます。
2. Slack
Slackは、世界中で利用されているビジネスチャットツールで、その最大の特徴は高い拡張性です。さまざまな外部アプリやツールと簡単に連携でき、タスク管理やデータ分析ツールと統合して使うことができます。さらに、カスタムボットを導入することで、自動通知や特定のタスクの自動化が可能です。また、スレッド機能により、特定の会話を分かりやすく整理することができ、大規模プロジェクトにおいても情報が混乱しないように工夫されています。リモートワークや異なる場所で働くチームメンバーにとって、Slackは特に有用です。
3. Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、Microsoft 365（旧Office 365）と強力に統合されたビジネスチャットツールで、特にビデオ会議やドキュメント共有機能に優れています。Microsoft 365のアプリと直接連携できるため、ドキュメントをチャット内で編集したり、リアルタイムでチームメンバーと共有したりすることが容易です。特に大企業での導入率が高く、高度なセキュリティ機能を提供しているため、情報管理やコンプライアンスに厳しい企業でも安心して利用できます。加えて、Teamsは多人数のビデオ会議やウェビナーもスムーズに行えるため、リモート環境での大規模な会議にも最適です。
4. LINE WORKS
LINE WORKSは、ビジネス向けに特化されたLINEのバージョンで、LINEの使いやすさをそのままに、ビジネスでの利用に適した機能を追加したツールです。社内外での連絡がLINEで可能な点が最大の魅力で、LINEを日常的に使い慣れている従業員が多い企業では、導入や慣れるまでの時間がほとんどかかりません。ビジネス向けに設計されているため、セキュリティも強化されており、チャットログの管理やファイル共有機能も使いやすく、特に日本国内の企業での利用が進んでいます。
5. Chatwork
Chatworkは、日本企業向けに開発されたビジネスチャットツールで、特に直感的な操作感と充実した日本語サポートが特徴です。日本の企業文化やニーズに合わせた設計になっており、タスク管理機能やメッセージの管理機能も非常に使いやすいです。中小企業から大企業まで幅広く採用されており、ファイル共有やビデオ会議機能も備えているため、リモートワークにも対応可能です。さらに、セキュリティに配慮した設計がなされているため、安心して業務に利用できるのもポイントです。
ビジネスチャットツールの選定は、企業の業務効率を左右する重要な決断です。Tocaroのシンプルさ、Slackの拡張性、Microsoft Teamsの統合力、LINE WORKSの使いやすさ、Chatworkの日本向けサポートと、それぞれに特徴があり、企業のニーズに応じて最適なツールを選ぶことが大切です。それぞれのツールを試して、業務に最も適したものを見つけてみましょう。
ビジネスチャット導入は最適なツールを選ぶことが大切
ビジネスチャットの導入は、企業のコミュニケーションを変革する重要なステップです。効率的な情報共有や業務のスピードアップが求められる現代では、ビジネスチャットが欠かせない存在となっています。
今後もビジネスチャットの導入率はさらに増加すると予想されており、企業が早期に導入することで競争力を高めることができます。導入を検討している企業の皆様は、まずは無料トライアルを利用し、自社に最適なツールを見つけることから始めてみてはいかがでしょうか。最適なツールを選び、今すぐ導入を進めることで、業務効率化と従業員のコミュニケーションを改善する一歩を踏み出しましょう。
