タスク管理は、個人やチームが行うべきタスクを効率的に管理するためのプロセスです。そのプロセスとは、タスクをリストアップし、優先順位を付け、期限を設定し、進捗状況を追跡することです。タスク管理を適切に行うことで、タスクの優先順位を明確にし、期限を守り、タスクを完了するための時間とリソースを最適化することができ、業務効率化に繋がります。
コロナ禍において、多くの企業でリモートワークやハイブリッドワークを行うようになり、自己管理が求められる状況が増えたため、タスク管理はより重要になりました。
タスク管理は、個人の生産性を向上させるだけでなく、チームのコラボレーションを改善し、プロジェクトの成功につながる重要なスキルなのです。
この記事では、リモートワークにおすすめのタスク管理アプリをご紹介します。
（この記事の情報は、2023年4月のものです。最新情報各自ご確認ください。）
コロナ禍を経て新しくなったタスク管理とは？
コロナ禍において、タスク管理という言葉をより聞くようになったのではないでしょうか？リモートワークや在宅勤務によって、自己管理が求められる状況が増えたためだと言われています。コロナ禍を経て新しいスタイルになったタスク管理のアドバイスをご紹介します。
ITツールを活用する
タスク管理アプリやプロジェクト管理ツールを使用して、タスクをリストアップし、優先順位を付け、期限を設定することができます。これにより、チーム全体でタスクの進捗状況を把握し、コミュニケーションを改善することができます。
ITツールならリモートワークなどで離れた場所で作業していても、情報をリアルタイムで共有することができます。
目標を明確にする
リモートワークなどの多様な働き方が増えたため、目標を明確にすることがより重要になります。リモートワークが続くと、特に目標や締切がない場合モチベーションを保つことが難しいという経験をした方は多いと思います。目標を定めることで、タスクの優先順位を決定し、時間やリソースを最適化することが可能になります。
ルーティンを作る
リモートワークによって、日常生活のリズムが乱れることがあります。そのため、毎日のルーティンを作ることが重要です。時間を区切り、優先順位の高いタスクから着手することで、タスクを効率的にこなすことができます。
休憩を取る
コロナ禍により、ストレスや不安を感じることが多いため、定期的に休憩を取ることが重要です。休憩を取ることで、集中力や生産性が向上し、長期的なタスク管理に役立ちます。リモートワークでも、適度に休憩をとって気分転換をしたり、チャットツールで同僚と雑談をするといいでしょう。
失敗しない！タスク管理アプリで効率的に管理するためのプロセスとは？
タスク管理アプリを利用しても、効率的に管理するプロセスがしっかりしていないと失敗してしまいます。タスク管理の基本的な手順をご説明します。タスク管理アプリで管理する際に、実践してみましょう。
⒈タスクをリストアップする
まず、行うべきタスクをリストアップします。これにより、タスクの全体像を把握することができます。
⒉優先順位を付ける
次に、タスクに優先順位を付けます。優先順位は、重要度や緊急度に基づいて決定します。例えば、締切が迫っているタスクは緊急度が高いため、優先順位を上げる必要があります。その他にも、難易度が高く時間がかかるタスクも優先順位を上げましょう。
⒊期限を設定する
タスクに期限を設定します。期限を設定することで、タスクを完了するための時間管理がしやすくなり、またストレスを軽減し、生産性を向上させることができます。
⒋進捗状況を追跡する
タスクの進捗状況を追跡することで、完了までの時間やリソースの予測がしやすくなります。また、進捗状況を共有することで、チーム全体でタスクの進行状況を把握することが可能です。
⒌タスクを完了する
最後に、タスクを完了します。完了したタスクは、リストから削除することで、残りのタスクを明確にすることができます。
チームの生産性向上におすすめなタスク管理アプリ5選
効率的に管理するプロセスを学んだら、あなたに合うタスク管理アプリを見つけましょう。リモートワークでも利用できる、個人利用が出来るタスク管理アプリ5サービスをご紹介します。
⒈Gmailからもタスク管理が可能「Google ToDoリスト」
「Google To-Doリスト」は、Googlek公式のタスク管理アプリです。PCスマホ・タブレットなど、使用するすべての端末と同期することができ、GmailやGoogleカレンダーと統合されているので、いつでもタスクの管理が可能です。
アプリの操作画面はシンプルでわかりやすく、簡単にタスクが作成可能です。サブタスクに細分化したり、進捗状況も追加できるので仕事でもプライベートでも利用できます。
Google ToDoリストをダウンロードする
App Store
https://apps.apple.com/jp/app/id1353634006
Google Play
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.tasks
⒉リマインダー機能で忘れない！チームで共有もできる「Todoist」
ユーザーが3,000 万人超え、2019 年 Googleエディターズ・チョイス、The Verge誌が「今最も優れた Todo リストアプリ」と賞賛している人気のタスク管理アプリです。
こちらも1つのアカウントでPCやタブレット、スマホと様々なデバイスで同期可能です。タスクの追加・整理が簡単にでき、必要な機能がすべてそろった多機能さが魅力です。タスクをチームで共有できたり、毎日、毎週など決まったタスクを簡単操作でリマインダーでの通知やタスクの繰り返し機能があるので、ビジネスでもプライベートでも活躍しそうです。
Todoistをダウンロードする
App Store
https://apps.apple.com/jp/app/id572688855
Google Play
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.todoist
⒊Outlookタスクと統合可能「Microsoft To Do」
「Microsoft ToDo」は、ToDoリストを中心にして様々な他ツールと連携する事でタスク管理できるツールです。Microsoft製品との連携が可能なので、活用して効率的にプロジェクトを進めることが可能です。
タスクの細分化・期日の追加・リマインダー設定など、タスク管理が簡単に行えます。タスクには、メモの追加やファイルの添付も可能です。リストやタスクは共有できるので、同僚・家族・友達と一緒に使うことも出来ます。
Microsoft To Doをダウンロードする
App Store
https://apps.apple.com/app/apple-store/id1274495053
⒋ビジュアル重視！カードでタスク管理する感覚の「Trello」
「Trello」 は、チームがあらゆるタイプのプロジェクト、ワークフロー、またはタスクの追跡を管理できるようにする視覚的なツールです。ホワイトボードにリストを貼り付けるように、リスト内のカードにタスクを登録していくので誰でもすぐに使えます。画像や動画を貼り付けることもでき、ビジュアルが明確で操作が簡単なので、タスク管理がはかどりそうです。
個人利用でも十分楽しめますが、チームでのタスクや情報の共有にもおすすめなアプリです。
Trelloをダウンロードする
App Store
https://apps.apple.com/jp/app/id461504587
Google Play
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trello
⒌タスク管理とビジネスチャットが一体化した「Tocaro」
「Tocaro」は、組織で働くビジネスマンがより効率的に働くことをサポートすることを目的として自社開発したオールインワンコラボレーションツールです。ビジネスチャットツールですが、タスク管理機能も優れています。各チームメイトがどんな作業を抱えていて、いつ締め切りかを把握できる基本的なタスク機能はもちろん、それらを可視化し直感的に把握することができるので、どのような経緯や背景でその作業が必要になったかが一目で分かります。
作業依頼を情報共有とタスク管理をまとめることができ、チャットで気軽にコミュニケーションをとりながら進められるため、業務の抜け漏れや遅れを防ぐことが可能です。リモートワークが多い職場でも大活躍です。
Tocaroをダウンロードする
App Store
https://apps.apple.com/jp/app/id985885677
Google Play
https://play.google.com/store/apps/details?id=im.tocaro.android
Tocaroサービスサイト
https://tocaro.im/
自分に合ったツールを選び、タスク管理をスムーズに行いましょう
タスク管理ツールは数多くあります。その中で自分に合ったアプリを選ぶことが重要です。まずは、自分が利用したい機能を書き出してみましょう。
やることのメモ書きとして使うなら「リスト機能」と「チェック機能」が重要で、定期的な予定を管理するなら「カレンダー」機能、さまざまなタスクをまとめて管理したい人は「ラベルわけ」ができる機能、外出が多い職種であればスマートウォッチと同期出来るものなど、機能は様々です。
タスク管理アプリを上手に使いこなせば、業務の効率が上がり時間も余裕も生まれるきっかけになります。
そして、タスク管理にかかる時間を削減できたり、やるべきことをうっかり忘れてしまうことも防げます。
コロナ禍を経て働き方が多様化したからこそ、タスク管理アプリで業務効率化しましょう。
