新型コロナウイルス感染拡大防止によるテレワークの普及で、ビジネスチャットツールの導入が急増しています。多くの企業で、「全社で導入しているビジネスチャットを利用している」という人や「個人のLINEを使っている」といった非公式で導入している人まで、多くのビジネスコミュニケーションでチャット化が進んでいます。
社員と気軽なやりとりができ、社内コミュニケーション活性化に繋がるメリットがありますが、便利な一方で「メールやチャットなど複数のツールを見る必要があり大変」「あっという間に未読がたまる…」といった、チャットが原因のストレスであるいわゆる「チャット疲れ」を抱えている方も多くいるのです。
本来ビジネスチャットは、仕事を効率的かつスピーディーにするはずのツールですが、どのように利用すればこのような“弊害”が防げるのでしょうか。
今回の記事では、基本マナーとビジネスチャットツールの便利な機能を使うことで、疲れを解消する方法を紹介します。ほとんどのチャットツールでも搭載されている機能なので、ぜひ参考にしてください。
あなたは守れていますか？ビジネスチャットの４つの基本マナー
チャット疲れの前に、あなたはビジネスチャットのマナーを知っていますか？ビジネスチャットは軽い話題にも使いやすいコミュニケーションツールですが、プライベートの友人と交流するのとは異なり、業務を円滑に進める目的のために導入されているものです。マナーをしっかり守って、少しでもチャット疲れにならないように気をつけましょう。
1. 適切な相手・グループに投稿する
ビジネスチャットは複数人で簡単にチャットが可能ですが「誰がこの会話に参加しているのか」ということは意識しておくことが重要です。
グループチャットで会話を始めると、途中から話がそれて一部のメンバーには全く関係のない話題になってしまうことがよくありますよね。ビジネスチャットの場合、自分が参加しているスレッドに投稿されると通知されるため、毎回チャットを確認しなければならず、相手の時間を奪ってしまいます。
また目的別に作成したチャットで別の話題を始めてしまうと、統一性がなくなり会話の見落としなどにもなるため、しっかりと相手やグループをことを考えて投稿するようにしましょう。
2. できるだけ早くレスポンスする
ビジネスチャットのメリットは、メールに比べてスピーディーなところです。相手がなるべく早い回答を求めている場合も少なくありません。
メッセージを見たら、できるだけ早くレスポンスするのがビジネスチャットでのコミュニケーションの基本です。すぐに返信を打てない場合も、「いいね」やスタンプなどのリアクションを使って、確認済みであることを伝えると相手も安心します。ツールによっては、LINEのように勝手に既読が相手に通知される場合もあります。
しかし、勤務時間中でも他の業務で多忙だったり、来客や電話の対応で応答できないことも当然あります。ビジネスチャットの通知が気になって業務に集中できなくなっては本末転倒のため、チャットツールと適度な距離を保つことが大切です。
3. 簡潔な文章を心がける
メールとは違いビジネスチャットは「お世話になっております。〇〇です」「お疲れ様です。営業一部の〇〇です」などの書き出しの挨拶を省略して、本題から入ることが一般的です。会社の雰囲気や相手との関係もありますが、用件のみのやり取りが許容されているメンバーや、外出先からスマホでの利用がメインの場合などは、短文や箇条書きなど、すぐに確認とリアクションしやすい簡潔な文章が好まれます。
「丁寧であればあるほど良い」とされてきたメールのビジネス文書とは、異なるチャット文化の特徴といえます。
4. ビジネスであることを忘れない
LINEなどのプライベートチャットに慣れすぎていて、短文での気軽なやり取りやスタンプの使用など、チャット文化はカジュアルなイメージがありますが、会社で使う場合は最低限のビジネスマナーを守りましょう。
堅苦しくする必要はないですが、言葉遣いや話題がビジネスにふさわしいものであるかを各々が意識して使いましょう。
チャット疲れを解消する３つの便利な機能
ビジネスチャットに搭載されている便利な機能を使うことで、チャット疲れを解消することが可能です。解消する方法をご紹介します。
1. メンション機能の活用
管理者が許可した複数人の人が見れるグループチャットは、誰宛に送られたメッセージなのかが分からず、全てに目を通す必要があるため、それがストレスに繋がる場合もあります。そのため、リアクションボタンと一緒に活用して欲しいのが、メンション機能（メッセージを送りたいユーザー名の前に＠を付けること）です。
メンションを付けることで誰宛にメッセージが送っているのかがわかりやすくなります。メールでいう「To」のような役割です。メンションをつけられた側は、特別な通知やアイコンがつくことで、メッセージを見つけやすくなるため見逃しを防ぐことができます。特定の人に確認してほしい、返事がほしいという時は必ずメンションをつけて分かりやすくするのが大切です。
2. リアクションボタンの活用
ビジネスチャットは、グループで利用することが多く何人ものメンバーがメッセージを送り合っていると、未読メッセージがどんどん溜まってしまい、都度返信をするのはかなり大変になってしまいます。また、大事なメッセージがあるのに、多くのメッセージで流れてしまい見落としてしまって気が付かないなどトラブルの元になりかねません。
そのような場合には、リアクション機能を活用するのがおすすめです。どのビジネスチャットツールにも、喜怒哀楽の表情がわかるスタンプやいいねボタンなどが搭載されています。感情表現やお礼、同意などを気軽にリアクションできるので、毎度「かしこまりました」と返信しなくてもよくなります。
上司や取引先の方にスタンプで返信するのは気が引ける方が多いかと思います。ワークスモバイルジャパンが調査した、チャットツール上における「上司から見たビジネスシーンでのスタンプ利用に関する調査」では、約8割の上司が部下からのスタンプに肯定的という回答になっています。自分の社内の雰囲気を確認して、積極的に使うようにしましょう。それでも不安に感じた場合には、上司に相談するなどをして、スマートなコミュニケーションができるようにしましょう。
3. ステータス設定の活用
ビジネスチャットでは、「退席中」「お休み」「取り込み中」など自身の在籍状況を示せるほか、ひとことコメントを書ける欄が設置されてるものが多くあります。
この自分の状況がどのような状態なのか相手に知らせることができるステータス機能を活用すれば「現在会議中」や「今日は17時に早上がりします」など、チームメンバーに知っておいてほしい情報を入力して置くことができます。そうすることで、無駄なやり取りがなくなったり、無駄にレスポンスを待ち続けることもなくなり、よりスムーズなコミュニケーションが可能になります。またオフラインにすることで、業務を終えていることがわかり、業務時間外に連絡が入ることも減り、退社後や休日にまで連絡が来ることを防ぐことに繋がります。
定期的にビジネスチャットのマナーや便利な機能を周知しよう
チャット疲れを解消する３つの便利な機能はご存じでしたか？これらの機能は、利用する双方の理解があってこそ発揮されるものです。
今回ご紹介した「ステータス機能」は、メンバーがその特性を理解していないと、退席中なのに緊急の連絡を入れてしまうといったことになりかねません。このような事態は、ビジネスチャットを取り入れたばかりの会社によくありがちなことです。まずは、ビジネスチャットの基本的なマナーを社内で決めて、しっかりと周知させておくことが重要なのです。
コロナ禍によって、対面のコミュニケーションは減りつつあります。ビジネスチャットを導入する企業は増えているので、チャット疲れは今後さらに増えると予想されています。少しでも解消できるように、便利機能を活用しましょう。
