ビジネスチャットのマナーをもう一度意識しましょう!

ここ数年急速な普及を見せる「ビジネスチャット」ですが、その利便性から今後も普及率は上がる一方だと予想されています。そんなビジネスでチャットを利用するにあたり、長年使われてきたビジネスツールと違い、ビジネスマナーが定着せずに、問題視されつつあります。

ビジネスチャットは気軽に使えてしまう分、ついついマナーが疎かになってしまうという恐れがあります。プライベートでチャットの使用に慣れてしまっているので、知らず知らずのうちに多くのマナー違反を繰り返している可能性があるのです。

今回はビジネスチャットのマナーについて、初心者でも分かるようにまとめました。是非ご自身のビジネスチャットの使い方を見直す機会にしてみて下さい。

ビジネスチャットマナー「心構え」編

ではまず、ビジネスチャットを使用するにあたり、どのようなことに気をつけなければならないのでしょうか。また、どのようなことに意識を向けることが必要なのでしょうか。

ビジネス上のやり取りをしているという自覚を持つ

仕事においてプライベートのような振る舞いを自分がする訳ないと多くの人が思っています。ビジネスチャットでは文章を書いて、そのまま送信してしまうことがあります。その即時性を重視するあまり、プライベートで使っているチャットの癖が出てしまうことがあります。

ビジネスチャットは使い慣れれば慣れるほど初心を忘れるものです。スタンプや顔文字については、相手によっては「遊びの一環」と捉えられる可能性もあります。相手が目上の方の場合、使うスタンプは慎重に選びましょう。

メールとは違うことを認識する

ビジネスチャットで会話していると、多くの人はメールよりも早い返信が帰ってくることを期待しているものです。それこそがビジネスチャットがもたらす効率化の一環ですので、返信はなるべく早くしましょう。

もし、手が塞がっていて、やり取りができなかったり、内容が込み入っていて、すぐに返信できない場合は、「改めて返信させていただきます」や、「よく確認した上で返信差し上げます」などのメッセージを送るようにします。メールのように「後で返そう」と思っていると、忘れることもありますので、必ずリアクションするようにしましょう。

ビジネスチャットマナー「書き方」編

ビジネスチャットを使う上で、メールとは違ったビジネスチャットならではの文章の書き方が存在します。ちょっとした気遣いで相手にも伝わりやすい文章になります。

メールのような固い挨拶はほどほどに

ビジネスチャットはメールと同じように考えないことが必要です。「お世話になっております」「ご連絡ありがとうございます」「どうぞよろしくお願い申し上げます」などはもちろん使っても問題ありませんが、単純に文字数が増えてメッセージを読みにくくすることもあります。

もちろん使うこと自体がNGではありません。メッセージの頭に「お世話になっております」や、会話の最後に「よろしくお願いいたします」と簡潔に使うようにしましょう。それにより丁寧という印象を与え、そしてスムーズなやり取りができます。

情報は切り出しこまめなやり取りを

テンポよくメッセージのやり取りが進んでいくビジネスチャットですが、受信したメッセージが全て読まれるかというと、実はそうでもないのです。

一度に複数の要件や質問を投げかけると、相手が全部読まず、結果、他のメッセージに埋もれてしまうこともあり得ます。情報は一つずつ切り出し、こまめに連絡を取るやり方をおすすめします。

文章でなく箇条書きに

相手に伝わりやすいメッセージには「箇条書き」が力を発揮します。どのような事柄を現在抱えているのかなどを伝えたい時に、文章で説明するよりもスムーズに話が進みます。極力無駄を無くし、短い文章で簡潔なメッセージを心がけましょう。

長文は極力避ける

ビジネスチャットでの文章が長いと読みにくいメッセージとなってしまいます。ビジネスチャットサービスの中にはスマートフォンで利用ができるものもあり、長い文章は画面の都合上、何度も改行が入ってしまい読みにくくなります。メールのように長文に向いていないことを理解しておきましょう。

長文になってしまう場合は、文章を分解して、短い文章に分けて送るようにします。また、長文を送る必要がある場合は、事前に「長文となりますが、ご容赦下さい」と、一言添えて送るようにしましょう。

会話の中で長文の返信をしている時は、文章の入力中相手を待たせているということも忘れてはいけません。そういった場合は、「、」までを一度送信し、文章の途中まで読んでもらうという方法もあります。

ビジネスチャットマナー「上級」編

ここからはこれができればビジネスチャット上級者というマナーを紹介します。「ここまでできれば誰とビジネスチャットしても恥ずかしくない」という内容をご紹介します!是非仕事に取り入れてみて下さい!

結論から述べると手短かに話せる

ビジネスチャット上で意見を言うときは、結論を初めに書くと会話のやり取りがスムーズになります。「私は賛成です」や「私の意見は〜です」など、まず結論を文頭で伝え、相手や、周りの反応を見ながらその結論に至った経緯や背景を解説する。という流れで話を進めると、主張も手短になり聞き手も参加しやすい会話の形になります。

誤字脱字くらいは大目に見る

ビジネスチャットにおいては多少の誤字脱字は許される文化があります。相手が言いたいことがわかればOKである、くらいの大きな気持ちで望むことが大切です。小さな間違いを指摘している時間が無駄なのだと認識しましょう。

メッセージに感情を詰め込まない

ビジネスチャットは、文章も短く手軽に書けることから、メールに比べて思いつくままの言葉を書いてしまいそうになります。送信する前には内容をしっかり確認してから送るようにしましょう。

特にイライラしながら作った文章は想像以上に伝わるものです。いくらやり取りがヒートアップしても、文章にして送る前に、今一度冷静になって、メッセージを送るようにしましょう。

検索しやすいような単語を織り交ぜて書く

ログがどんどん流れていくビジネスチャットでは、後々ビジネスチャット内での検索機能を使う事がよくあります。その時に親切なのが「検索ワード」です。これが文章内に入っていると履歴の検索を容易にします。

単純に主語や目的語を省略せずにそのチャットの内容を表す語を混ぜ込む工夫をすれば、検索で引っ掛かりやすくなりますので、意識してみましょう!

ビジネスチャットではマナーとスピードを大切にしましょう!

ビジネスチャットのおいて最も重要でとされるのはなんといっても、リアルタイムでコミュニケーションが行えるというスピード感です。しかし、スピードを重視するあまり、雑になったり、礼を欠いてマナーが低下しては意味がありません。

プライベートのチャットとは違い、ビジネスで利用しているのですから、マナーを守ることで皆が気持ちよく使えるツールとなります。気軽に使えるものであるからこそ、礼儀作法に気をつけましょう。

【関連記事】
●ビジネスチャットの試せるトライアル&フリープランを徹底調査
●ビジネスチャット『Tocaro』の使い方徹底解説
●ビジネスチャットツールのセキュリティ対策を徹底比較
●国内で導入が進むビジネスチャットツール一覧(ビジネスチャットツール30選)
●ビジネスチャットの種類をわかりやすく解説
●ビジネスチャットツールの気になる価格を30サービス徹底調査
●ビジネスチャットツールのコミュニケーション機能を徹底比較

素早さの中にも丁寧さを取り入れたい社内コミュニケーションですがビジネスチャットツール『Tocaro』についてご存知でしょうか?詳細は下のオレンジ色のボタンからご覧になれます。

ワークプロセスマネジメントプラットフォーム
Tocaro(トカロ)

仕事のあらゆる行動を定量化し、成果につながるプロセスを見える化します。結果、意思決定の柔軟性を高め、チームの生産性を高めることが可能です。さっそくワークプロセスマネジメントプラットフォームのTocaroを使ってみましょう。