社会人になると、研修などで耳にする機会も多い「5S」という言葉があります。5Sは、職場環境の維持・改善のためのスローガンです。職場環境にまつわる5つの言葉の頭文字「S」をとって5Sと呼ばれています。
元々はトヨタ自動車を始めとする製造現場でイメージされることが多かったのですが、今やどの業種においても効果を発揮する考え方として、ビジネスシーンにおいて欠かせない基本的な概念となっています。
今回はそんな5Sの定義、目的とメリットについて解説していきます。
5Sとは？定義を確認
5Sは、「整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seisou）、清潔（Seiketsu）、躾（Sitsuke）」といった、職場環境の改善・維持のために実施する5つの活動の頭文字「S」を取って5Sと呼ばれます。
また、5Sが広く知られるようになった現在、そこからさらに発展した考え方として、「仕事の5S」という概念も存在します。これは5つの活動の対象を、職場環境を構成するモノや情報ではなく、仕事そのものに置き換えたものです。
ここではまず、5Sの基本定義を、「仕事の5S」の視点も取り入れつつ、おさえていきましょう。
1.整理
整理とは、モノや情報を必要なものと不要なものとに区別したうえで、不要なものを捨てることです。
仕事の5Sの観点から説明すると、顧客にとって価値の無い仕事はやめ、価値のある仕事のみに集中すること、と言えます。
2.整頓
整頓は、整理を経て手元の残った必要なものを、分類やラベリングをしたうえで、決められた場所に置くことです。
単にモノや情報をきれいに「整列」するのではなく、分類やラベリングといった手間を加えるところがポイント。何がどこにあるのか、整頓した本人でなくとも分かるレベルが理想的です。
一方仕事を整頓するというのは、仕事を処理能力に応じて過不足なく分配することにあたります。能力と負荷が釣り合っていないアンバランスな状態は、しばしば仕事の停滞を招きます。スムーズに仕事ができるような体制を整えることが、仕事の5Sの整頓なのです。
3.清掃
整理整頓が済んだら、次は清掃です。身の回りのものや職場をきれいに掃除して、いつでも使える状態を作りましょう。
掃除すること自体に意味があるのはもちろん、掃除をする過程で「異常」に気づくことができる可能性があることも大きな利点です。また、定期的な掃除を心がけることで、無自覚に溜め込んでしまっていた不要なものを発見し、捨てることができるようになります。
仕事の5Sに置き換えると、仕事が常に適切に行われるように継続的に改善する、ということになります。
4.清潔
清潔は清掃と似ており、密接に関係していますが、少し意味合いが異なります。清掃はいわば「きれいにする」という動作であったことに対し、清潔は「きれいである」という状態、ひいては「きれいな状態を維持する」ことにあたります。
つまり、整理整頓、清掃をしたベストの状態を常に最高水準のままでキープし続けるということです。仕事に応用すれば、誰が見ても仕事の負荷や状況を正確に把握できる状態を保つ、ということになります。
5.躾
しつけは、通常の5S・仕事の5Sに共通して、職場のルールや規律を守り、習慣付けることを指します。既出の4Sを維持する「体質」が備わっている、あるいは、維持することにとどまらず4Sを常に改善しようとする姿勢でいることとも言えるでしょう。
5Sのねらいとは？心がけることでどんなメリットが？
5Sのそれぞれの意味を確認できたところで、5S全体が何の目的で使われ、どんなメリットをもたらすのかを確認しておきましょう。
5Sの目的
一言で言えば、仕事のムダをなくすことです。ムダをなくすというのはつまり、間違い・戸惑い・思い出し・探索といった、仕事のばらつきを生じさせる要因を排除することです。
同じ仕事でも、こういった要因がある場合とない場合とでは、品質・コスト・納期・安全性に差が生じることは明らかです。また、ひとつひとつのばらつきが些末なものであったとしても、蓄積されれば大きな違いになります。
このように、仕事のばらつきの原因を5Sで防ぐことで、生産性の向上を見込むことができます。
得られるメリットは他にも
5Sのメリットは、生産性向上という、数値化して測れるものだけではありません。働く人の内面にもプラスの影響をもたらします。
例えば、モノや情報といった目に見えるものが整理されることで、自身の思考も整理されます。
また、整理整頓された状態を維持することで、探し物の手間やストレスからも解放され、仕事そのものへのモチベーションを高い状態で保つことができます。
5Sを習慣化しよう
5Sは5つの項目が独立しているのではなく、それぞれの項目が相互に補完・補強しあっています。
いくら力を入れて大掃除しても、こまめに掃除する習慣が身についていなければすぐに元通りになってしまうことからも明白でしょう。
つまり、どれかひとつを取りこぼしてしまうと、5Sは効果を発揮できなくなってしまうのです。
最初のうちは5つ全てを心がけることは困難かもしれませんが、一度習慣になってさえしまえば、間違いなく仕事の生産性向上に役立ちます。
5Sのメリットをしっかりと理解してモチベーションを高めることで、習得に役立てみてはいかがでしょうか。
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