コロナ禍以降、ライフワークバランスが重視されるようになり、働き方が多様化しました。新型コロナウイルス感染拡大の防止のためテレワークや在宅勤務が推奨され、急速に普及しています。また、企業は社員の福利厚生やメンタルヘルス支援に積極的に取り組み、働き方に柔軟性や選択肢を提供することで、社員の幸福度と生産性を向上させることを目指しています。さらに今後の、本格的な少子化時代を迎えるにあたっての多様な働き方やテレワークの普及などにも注目が集まり、働き方改革が着々と進められています。
仕事をするうえで、「報・連・相」は欠かせません。リモートワークが増えると、今までの方法で社内で必要な情報をスピーディーに共有することは意外と難しくなります。そのような働き方の多様化の背景から、社内コミュニケーションの活性化・変革に伴い、急速にビジネスチャットツールの導入が進んでいます。
まだビジネスチャットを導入してない方もビジネスチャットを導入してもLINEと何が違うのか分からない使いこなせてない方も必見！どのようなサービスがあり、選び方の基準をどうしたらいいか迷って決められない方に、今回はビジネスチャットのサービスについて、特徴的なサービスを提供するおすすめのビジネスチャット7つを徹底解説します。
ビジネスチャットのサービスの特徴とは？
ビジネスチャットは、企業や組織が内部のコミュニケーションやチーム間の協力を円滑化するために使用するオンラインツールです。以下に、ビジネスチャットサービスの特徴と利点をご紹介します。
リアルタイムコミュニケーションが可能
ビジネスチャットは、リアルタイムでのコミュニケーションを可能にします。チャットルームや個別のチャットでのメッセージの送受信が迅速に行えるため、迅速な情報共有や意思決定が可能です。また、通知設定をすれば受信次第すぐに気づくことが可能です。
チームコラボレーションが簡単
チャットルームやグループチャット機能により、複数のメンバーがプロジェクトやタスクについて意見を交換したり、共同作業を行ったりすることができます。ファイルの共有や共同編集、タスクの管理なども一元化され、チーム作業を効率化できます。その他にも、進捗状況の共有もできるため、報告し合わなくても他のメンバーの進み具合を確認できます。
モバイルアクセスもOK
モバイルアプリケーションとして提供されている場合が多いためスマートフォンやタブレットなどからも利用することができるため、場所や時間に制約されずにコミュニケーションや作業を行うことが可能です。
情報の検索と保存
ビジネスチャットは、過去のメッセージやファイルを検索して参照することができます。そのため、重要な情報や会話の履歴を保持し、必要な情報を検索するだけで迅速に見つけることができます。
高レベルのセキュリティとプライバシー
ビジネスチャットは、セキュリティとプライバシーを重視して設計されています。データの暗号化やアクセス制御、認証の仕組みが導入されており、機密情報や個人情報の保護が図られます。また、モバイルやPCを紛失した場合、遠隔操作で情報を削除したりできるサービスもあります。
通知とアラートが可能
ビジネスチャットは、重要なメッセージや更新情報に関する通知やアラート機能を備えています。よって、重要な情報を見逃すことなく把握することができます。
連携と自動化が可能
多くのビジネスチャットは、他のビジネスツールやサービスとの連携が可能です。例えば、プロジェクト管理ツールやタスク管理ツール、カレンダーアプリとの連携により、作業の進捗管理や予定の調整が効率化されます。
複数チャンネルの管理できる
ビジネスチャットでは、複数のチャンネルを作成して異なるトピックやプロジェクトごとにコミュニケーションを管理することができます。これにより、情報の整理や特定のトピックに関心のあるメンバーの参加を容易にすることができます。
ビジネスチャットはLINEと違うの？
ビジネスチャットとは、ビジネスで必要なコミュニケーションがリアルタイムで行えるチャットツールです。やり取りの範囲は、「社内のみ」か「社内＋社外でも利用」を選ぶことが出来ます。
個人向けチャットのLINE、Facebook、InstagramのDMなどを使ったこともある方も多いのではないでしょうか。連絡をしたり画像や動画を共有するなど、相手とコミュニケーションが取れるという点はほぼビジネスチャットも同じです。違いは、組織単位で利用者を管理できることやビジネス利用で求められるセキュリティ機能の強化、ファイル共有の仕組みなどを備えている点です。
特徴的なサービスを提供するおすすめのビジネスチャット7選
特徴的なサービスを提供するおすすめのビジネスチャットツールをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
1. 外部アプリの連携やカスタマイズを重視したいなら「Slack」
Slack Technologies, Incが提供する「Slack」は、日本はもちろん、世界的にも広く認知されているビジネスチャットです。世界150ヵ国以上で利用されているだけでなく、有料プランの利用企業数も16万9,000社以上と、多くの国と企業で利用されています。
チャンネルと呼ばれるグループを作成し、特定のトピックやプロジェクトに関連するメッセージを整理して管理することができます。チャンネルベースのアプローチにより、情報が散逸せず、関係者が必要な情報にアクセスしやすくなるため、在宅勤務でもチームの一体感を失わず、生産的に仕事を進めることができます。チャンネル内で作業をするとチーム全員が進捗状況や目的を共有できます。
人気のポイントは、多くの外部アプリケーションとAPI連携できるところです。例えば、問い合わせメールをSlackに表示させる、Salesforceと連携して顧客のアカウント情報を別部門の社員が閲覧できるなど、プロジェクト管理ツール、カレンダーアプリ、ファイル共有サービスなどと連携して、作業の効率化や情報の一元化を図ることができます。また、ボットを導入することで、自動化やタスクの自動処理、情報の取得などを行うこともできます。外部サービスと連携ができるだけでなく、部門を超えた情報共有がスムーズにできるため、様々なツールを使うことが多いエンジニア業界で支持されています。
Slackサービスサイト : https://slack.com/intl/ja-jp/
2. 誰でも使えるシンプルな操作性と機能を重視したいなら「Chatwork」
Chatwork株式会社が提供する「Chatwork」は、導入社数39万社を超える実績豊富な国産No. 1チャットツールです。直感的に使えるデザインのため、チャットに慣れない方・初めて使う方もスムーズに操作が可能です。「担当者」「期限」を設定してタスクを登録できる機能が人気で、対応漏れを防ぐことができます。
Chatworkでは、チャットルームを作成してチーム内でのコミュニケーションを行うことができます。また、タスク管理機能を備えており、タスクの作成、割り当て、期限の設定などを行うことができます。「本日・1週間以内・期限なし」など細かく分けて、誰がどのタスクを持っているのかを可視化できます。タスクを完了させるとグループメンバーにも通知がいくため、互いに進捗状況を確認できます。
社外の組織ともやりとりできるため、取引先との連絡や委託先にアウトソーシングする際のタスク管理など、社外とのやりとりが多い企業にお勧めです。既読機能がないので、返信のプレッシャーがかからないところが人気のポイントです。
BacklogやTwitter、Gmail、Googleカレンダーなどと連携できるのも魅力のひとつでしょう。
Chatworkサービスサイト : https://go.chatwork.com/ja/
⒊自社に合うシステムやアプリを簡単に作成したいなら「kintone」
サイボウズ株式会社が提供する「kintone」は、プログラミングの知識がなくても、業務に必要なアプリを簡単に作成できるビジネスチャットツールです。社内のコミュニケーションに加え、顧客や取引先を交えた社外関係者との情報共有用アプリも作れます。さらに、トップページにチャットアプリのスレッドや売上速報など、よく使うほかのアプリへの導線をまとめられます。データ、プロセス（業務フロー・進捗）そしてチームのコミュニケーションを一体で管理でき、顧客・案件管理や日報など直接部門、間接部門双方の業務効率化を実現しました。
「会計freee」と「kintone」双方を導入し、「freee for kintone」を設定することでシステム間のデータ連携をシームレスに行うこともでき、バックオフィス業務の自動効率化と各部門間のコミュニケーションコストの削減も可能です。シンプルな画面デザインで、誰でもかんたんに使えるため、導入後すぐに使えます。
kintoneサービスサイト : https://kintone.cybozu.co.jp/
⒋プロジェクトの進捗を可視化できるタスク管理をしたいなら「backlog」
株式会社ヌーラボが提供する「Backlog」は、ソフトウェア開発・広告代理店・新聞社など多くの業種で使われているプロジェクト管理ツールです。有料契約数は10,000社を超え国産ツールの中で高い知名度を誇るツールと言えます。
プロジェクトの課題ごとに担当者・期限を設定できるタスク機能を搭載して、課題内容・担当者・期限を明確にすることで作業が進めやすくなるとともに、スケジュールに沿った課題の完了をサポートします。タスクは親課題と子課題に分けて作業を細分化できるほか、担当者設定のお知らせと作業内容の更新はシステム内、およびメールにて通知されるため、作業状況や割り当てをメンバー全員がリアルタイムに把握できます。
backlogサービスサイト：https://backlog.com/ja/
⒌利用者の年齢層が幅広く使いやすさを重視したいなら「LINE WORKS」
ワークスモバイルジャパン株式会社が提供している「LINE WORK」は、チャットやスタンプはもちろん、掲示板、カレンダー、アドレス帳、アンケートなど、現場で活用できる充実したグループウェア機能を揃えたビジネスチャットツールです。
ビジネス版のLINEなので、普段使っているLINEのようにトークや通話ができ、スタンプも使えます。馴染みのあるUIで誰でも使えるため、導入ハードルは低いでしょう。LINEよりもより高度な機能となっていて、グループの誰が既読していて、だれが既読していないのかを一覧で確認することができます。同じ使い勝手のため、ユーザーの教育も必要なく、導入したその日から 誰でもすぐに使えます。PCやタブレットのほか、スマートフォンだけでもほとんどの機能が使えるため、オフィスワークだけでなく、拠点や店舗など、現場での活用が進んでいます。
一般消費者向けのサービスとは異なり、安全を最優先とした運用体制を整備しているので、セキュリティは万全です。
LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/
⒍低価格で基本機能と管理機能は重視したいなら「WowTalk」
ワウテック株式会社が提供する「WowTalk」は、マニュアルいらずで簡単に使うことが出来る国産ビジネスチャットです。働く環境を選ばず、いつ・どこにいてもスマートフォンやPCから、メッセージやスタンプ、画像ファイル、ドキュメントファイルなどのやりとりが可能です。簡単にアンケートを作成でき、回答結果や未回答者の一覧を容易に確認できます。もちろん未回答者へのリマインドの送信も簡単です。
今まで行われてきた、紙やExcelで行うアンケートに比べ、「WowTalk」を使ったアンケートであれば実施する側も、回答する側も負担が軽くなります
また、電話サポートや導入支援を無料で実施していて、サポート体制が充実しています。
WowTalkサービスサイト : https://www.wowtalk.jp/
⒎Office 365とのシームレスな連携を重視なら「Microsoft Teams」
Microsoft Corporationが提供する「Microsoft Teams」は、Office365の有料プランに含まれているビジネスチャットサービスです。1対1のチャット、グループチャット、音声通話、ビデオ会議など、ベストな方法でコミュニケーションをもっと効果的に、チーム内の意思疎通が図れます。Word、Excel、PowerPointなどOffice365のアプリ、サービスに直接アクセス可能で、共同での編集も簡単です。
Word、Excel、PowerPoint、SharePointなど組み込みのOffice 365アプリでファイルの共同作業が行える点が特長で、業界を問わず、さまざまな企業で導入・活用されています。
数人～数十人単位のWeb会議だけでなく、最大1万人が参加できるライブイベントも開催可能です。ストリーミングや倍速再生機能があるため、配信を好きなタイミングで見ることができたり、社外の人に参加してもらうこともできます。社長の講話や全体研修、決算発表会といった大人数が参加するイベントに活用できる機能となっていて、コロナ禍で研修や式典などが難しい中で利用する企業が増えています。
チャットの自動翻訳機能が付いているため、様々な国の人とグローバルに仕事をする職種の方にもおすすめです。
Microsoft Teamsサービスサイト : https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software
⒏ネットワーク分離に対応し高いセキュリティ体制が重視なら「ChatLuck」
株式会社ネオジャパンが提供する「ChatLuck」は、セキュリティに特化したビジネスチャットシステムです。最大の特長は、政令市・金融・大手製造・鉄道なども導入した安心の高セキュリティです。規模や予算に応じたクラウド、オンプレミス導入両方に対応し、政令市、大手製造などで大規模導入実績が多くあります。
管理者目線で作られた管理機能で運用管理の負担を軽減できるのが魅力です。例えばユーザーやテーマ別に作られる「ルーム」の利用状況を把握し、管理者から個別・一斉にメッセージを通知できます。グループウェア「desknet’s NEO」と連携でき、「desknet’s NEO」のユーザー・組織情報と自動同期やスケジュール連携も可能なため、運用の手間とコストが大幅に削減できます。
また、端末認証により利用端末を管理でき、削除されたメッセージやファイルもログとして管理可能です。取引先や社外スタッフもゲストユーザーとして招待でき、自社環境上でやり取りを一元管理できます。
直感的に使えるチャットやビデオ通話、ファイル共有機能があり、社内外すべてのユーザーを自社管理できます。ゲストユーザー機能を使えば取引先や外部スタッフと一緒に使えます。
ChatLuckサービスサイト : https://www.chatluck.com/
⒐AI機能搭載のチャットボットで業務効率アップを重視なら「InCircle」
AI CROSS株式会社が提供する「InCircle」は、政府も利用する高度なセキュリティ技術が強みの国産ビジネスチャットツールです。労働生産性を高めるチャットボットは、人の代わりにコミュニケーションを自動で行ってくれるプログラムで、AI機能搭載により高度な業務対応も可能です。
チャットボットの活用により文書管理やスケジュールの予約、名刺検索、アンケート機能、緊急メール対応などの多様な機能で仕事の効率が上がることでしょう。 これまで時間がかかっていた仕事の負担やコストを大幅に軽減することが期待できます。他社にはない独自の機能が多く、チャットボットで対応を自動化する機能が特に人気です。
InCircleサービスサイト : https://www.incircle.jp/
⒑独自の横断検索技術で必要なデータを簡単に探す機能重視なら「Tocaro」
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が提供する「Tocaro（トカロ）」は、組織で働くビジネスマンがより効率的に働くことをサポートすることを目的として自社開発したビジネスチャットツールです。仕事に必要なあらゆる情報を、簡単かつ安全に共有するための様々な機能が満載で、業務の依頼や仕様変更など重要な連絡を見える化して、業務の抜け漏れや遅れを防ぎます。
独自の大量のデータの中から必要なデータを簡単に見つけ出す優れた検索機能が特徴で、検索したいワードを入力すると、メッセージや共有されたファイル全てを検索し、必要な情報を探し出せます。社内で様々なツールを同時に使用していると、必要なデータを見つけるためにツールごとに検索を行わなければいけなくなりますが、一度の操作で横断的に検索できるのは、メッセージ機能とファイル共有機能を一つのサービスで提供しているからです。
また、 金融レベルの高セキュリティが人気の秘訣で、IPアドレス制限・モバイル端末制限・機能制限・ユーザー権限など、多くのセキュリティ機能を組み合わせることで、あらゆるセキュリティ問題・社内ルールの壁を乗り越えて、利便性を損なわずに安全なコミュニケーション環境を構築します。 世界中で数十万社が利用するセキュアなファイルストレージサービスBox®︎と強度な連携ができる唯一のツールです。
Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/
生産性が向上するビジネスチャットツールを見つけましょう
ビジネスシーンでもっと効率化したいなと思うことはよくあると思います。今回ご紹介したビジネスチャットのサービスの中で上手に活用できると、時間も費用もコスト削減ができ、ビジネスの効率化推進に繋がります。
ツールは導入しておしまいではなく、利用されて業務が効率的になることが重要です。これから自社でビジネスチャット導入を検討されている方は、まずは自社が実現したい働き方に沿って選定ポイントを掘り下げて、どのようなビジネスチャットが業務効率化に繋がるか話し合いましょう。
