コロナ禍により、多くの企業がリモートワークを導入しました。これにより、社員は自宅や遠隔地から業務を行うことが可能になりました。通勤時間が削減されるなどメリットが多いリモートワークですが、対面でのコミュニケーションが制約されるデメリットもあります。対面でのコミュニケーションが減る中で、ビデオ会議ツールやチャットツールを活用したオンラインコミュニケーションが急速に増加しています。
そして、リモートワーク増加に伴い、コミュニケーションツールの活用が一層重要となっています。ビデオ会議ツール（例: Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなど）やビジネスチャットツール（例: Slack、Microsoft Teamsなど）などが頻繁に使用され、チーム間のリアルタイムな社内コミュニケーションを支えています。社内コミュニケーションは、組織の成果や効率性に直結する重要な要素となるのです。
この記事は、コロナ禍以降に変化した社内コミュニケーションにおける情報共有について徹底解説します。
社内コミュニケーションとは？
社内コミュニケーションは、組織内のメンバー間で情報、アイデア、意見を交換するプロセスを指します。効果的な社内コミュニケーションは、チームの連携と協力、情報の共有と理解、組織全体の目標達成に重要な役割を果たします。
社内コミュニケーションには、チーム、上司と部下、部門間や役職レベルを超えたものなど様々な種類があります。
社内コミュニケーションの方法はたくさんありますが、基本的には会議や伝言、電子メール、ビジネスチャット、ビデオ会議などがあります。コロナ禍以前は、社内における情報共有やコミュニケーションを促進するために、コミュニケーションブースや社内カフェなどを作る企業もありました。しかし、コロナ禍以降では、働く場所の多様化もあり、クラウド型のコラボレーションツール（ビジネスチャット）やプロジェクト管理ツールが広く使われるようになりました。
社内コミュニケーションの必要性とは？
社内コミュニケーションは、組織全体の効率性と成果を向上させるために不可欠なものです。では、社内コミュニケーションの6つの必要性をご説明します。
⒈情報共有
社内コミュニケーションは、情報共有の重要な手段です。社員やチーム間で情報を共有することで、業務の進行状況や重要なニュース、プロジェクトの要件などを確実に伝えることができます。適切な情報共有により、全体の意識や知識が統一され、効率的な業務遂行が可能になります。
⒉チームワークと協力
社内コミュニケーションは、チームワークと協力を促進する役割を果たします。社員が互いに意見やアイデアを交換し、問題解決や意思決定を行うことで、チームのパフォーマンスが向上します。また、チームメンバー間のコミュニケーションが円滑に行われると、信頼関係や連携が築かれ、チーム全体の効果的な働きが可能となります。
⒊モチベーションの向上
適切な社内コミュニケーションは、社員のモチベーション向上にも繋がります。情報の共有やフィードバックの提供により、社員は自分の業績や成果を把握し、目標に向かって取り組む意欲を高めることができます。また、上司や同僚からのサポートや認められる機会を得ることで、社員の満足度や働きやすさも向上します。
⒋問題解決と対立や衝突の回避
社内コミュニケーションは、問題解決と対立や衝突（コンフリクト）の回避にも役立ちます。社員が適切なコミュニケーションチャネルを通じて意見や懸念を共有し、適切な対策を講じることで、問題を早期に発見し解決することができます。また、コミュニケーションを通じてコンフリクトを予防することも可能です。
社員がお互いの意見やニーズを理解し合い、対話を通じて解決策を見つけることで、コンフリクトの発生を最小限に抑えることができます。
⒌組織文化の形成
社内コミュニケーションは、組織の文化を形成する上でも重要です。社員がオープンなコミュニケーション環境で働くことで、情報の共有や意見交換が活発化し、組織全体で学びと成長の文化が育まれます。また、コミュニケーションが円滑に行われる企業では、社員の声が尊重される文化が醸成され、社員のエンゲージメントや働きやすさが向上すると言われています。
⒍リーダーシップの発揮
社内コミュニケーションは、リーダーシップの発揮にも不可欠です。上司や管理職は、部下とのコミュニケーションを通じてビジョンや目標を伝え、方向性を示し、モチベーションを高める役割を果たします。適切なコミュニケーションスキルを持ったリーダーは、チームの方向性を明確にし、部下をサポートすることで組織全体の成果を向上させます。
企業は、適切なコミュニケーション戦略やツールを導入し、社内コミュニケーションの促進に努めることが重要です。
社内コミュニケーションの情報共有の重要性とは？
上記でもご説明した通り、社内コミュニケーションの必要性の1つに情報共有が挙げられます。社内コミュニケーションにおける情報共有は非常に重要です。その重要性をいくつかご説明します。
チームワークと協力体制UP
情報共有は、チーム全体の連携と協力を促進します。メンバーが最新の情報を共有し合うことで、役割や責任を理解し、各人の役割を適切に調整することができます。また、チームメンバーがお互いに理解し合える状況を作り出し、問題を協力して解決するための基盤を築くことができます。
意思決定の質と迅速さUP
適切な情報共有は、意思決定プロセスにおいて重要な要素になります。情報が適切に共有されることで、意思決定をするための正確な情報を持つことができます。これにより、迅速な意思決定が可能になります。逆に、情報が不足していたり、誤った情報が広まると、誤った意思決定が下される可能性があります。
プロジェクトの効率と進捗管理で効率UP
チーム内で情報を共有することで、プロジェクトの進捗状況を正確に把握することができます。関係者が最新の情報にアクセスし、必要な情報を得ることで、作業の重複や誤解を避けることができます。また、リアルタイムの進捗状況が確認できるので随時報告をしたりといった作業工程が削減できます。これによりプロジェクトの効率性が向上し、期限を守ることが容易になります。
組織文化とモチベーション
情報共有は組織文化の一部となり、メンバーのモチベーションを向上させることが分かっています。情報が公正に共有される組織では、メンバーが信頼関係を築きやすくなります。正しい情報が共有されることで、メンバーは組織のビジョンや目標に共感し、自身の役割に対する責任感を持つことができます。
問題の早期発見と予防
適切な情報共有は問題の早期発見と予防にも役立ちます。メンバーのリアルタイムな情報を共有することで、異常な状況やイレギュラーな事態をすぐに把握し対応することが可能となります。
情報共有が簡単に出来て社内コミュニケーション力がUPするツール5選
情報共有が簡単に出来て社内コミュニケーションを向上させるためのツール５つをご紹介します。
⒈入力中の表示でスムーズに情報共有できる「Slack」
Slack Technologies, Incが提供する「Slack」は、日本はもちろん、世界的にも広く認知されているビジネスチャットのパイオニアです。世界150ヵ国以上で利用されているだけでなく、有料プランの利用企業数も16万9,000社以上と多くの国と企業で利用されています。
定型的なアクションやコミュニケーションを自動化してSlackワークスペースのワークフローに変換できるツールが「ワークフロービルダー」です。業務に必要なメンバーを探し出す時間が短縮でき、情報を適切な担当チームへ自動で収集して受け渡すことが可能です。
他社の既読機能とは違い、「〇〇さんが入力しています」と表示する機能があり、相手の対応状況をリアルタイムで把握できるようになっています。チャットは、迅速な情報交換ができるために短いメッセージが相手とのやりとりで交差しがちですが、この機能の「入力中」の表示があれば、相手の返答を待ってから返信でき、スムーズに会話を進められるため人気があります。
Slackサービスサイト : https://slack.com/intl/ja-jp/
⒉国内No. 1の導入数“国産”ビジネスチャットツール「Chatwork」
Chatwork株式会社が提供する「Chatwork」は、シンプルで国産アプリのため使いやすく、チャットに慣れない方・初めて使う方もスムーズに操作が可能な国内利用者No. 1のビジネスチャットツールです。
タスク管理機能が充実しており、自分のタスクを把握したり、相手に仕事を依頼できるので、やり忘れがなくなります。タスクは、「本日・1週間以内・期限なし」など細かく分けて、誰がどのタスクを持っているのかを可視化できます。タスクを完了させるとグループメンバーにも通知がいくため、互いに進捗状況を確認できます。通知が分かりやすくメッセージの見落としが少ないと評判です。大規模組織の運用は、管理者機能があるので安心です。
社外組織ともチャットでやりとりしたい企業やタスク管理機能がほしい方におすすめです。既読機能がない点が、返信のプレッシャーが苦手な方、忙しい企業の方の支持を受けています。
国産なので、セキュリティレベルも安心で、データ通信の常時暗号化を行っていて、信頼性の高いアマゾン ウェブ サービス（AWS）のデータセンターを使用して開発・運用が行われています。実際に官公庁・大企業からも選ばれ、高い信頼を得ていることからも、セキュリティ体制が十分であると言えるでしょう。
導入した企業からは、「メールだと堅苦しくなりそうなことや、電話では伝えにくい「ありがとう」などの言葉も、チャットなら気軽に発信できるからか、部下、上司間でのやりとりが増加した」「口頭のコミュニケーションに近いので、 思いついたときにぱっと用件を言え、返事をしたいときには絵文字を送るだけで済むので、 社内のコミュニケーションの量が増えた」などの事例がありました。
Chatworkサービスサイト : https://go.chatwork.com/ja/
⒊同じ使い勝手だからすぐに使えるLINEのビジネス版「LINE WORKS」
ワークスモバイルジャパン株式会社が提供する「LINE WORKS」は、なじみのあるコミュニケーションアプリ「LINE」と同じ使い勝手のため、面倒なセットアップや操作研修も不要なこと、ユーザーの教育も必要なく、導入したその日から誰でもすぐに使えることが最大のメリットです。
LINEと同じ使い方で、友だちとして追加してもらうと、繋がることができます。 BtoC営業の場合、お客様がなかなか電話に出てくれない、メールの返事がこない時に、LINEで繋がることで連絡を取りやすくなることが人気の秘訣です。
タスク管理も簡単にでき、チームで専用カレンダーを共有し、スケジュールの確認やタスクの振り分けなどができます。
スマホやPC操作が苦手だが、LINEなら操作できるという社員が多い企業や、BtoC営業が多い「小売・サービス・物流・建設業」など、スマホがメインな職場環境には便利なツールです。
個人向けLINEとは違い、 LINE WORKSでのすべての通信は暗号化されているため安全に通信可能です。システムのセキュリティも24時間365日専門のスタッフが監視しています。スマートフォンでの利用を考慮し、リモートコントロール機能も完備しています。
導入した企業からは、「操作性がLINEと似たLINE WORKSなら導入教育を行うことなくすぐに定着することが出来ました。管理者がトークの内容をモニタリングすることでガバナンスを効かせられることも安心です」「国際規格認証によってセキュリティ性の高さが保証されていることに加えて、外部の協力会社の担当者のLINE WORKSやLINEと安全につながれる外部トーク連携を備えている点も魅力」などの感想があります。
LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/
⒋あらゆる情報を簡単かつ安全に共有する「Tocaro」
伊藤忠テクノソリューションズが提供する「Tocaro」は、仕事のプロセスを可視化し、チームの生産性を高めるビジネスチャットツールです。自分の仕事を「見える化」し、「忙しくて新しい仕事に着手できない」「どんなメッセージが届いているか既読をつけずに確認したい」ときに役立つ機能があり、「ワークボード」機能ではチーム仕事で重要な「自分の役割を把握して遂行するのを助けます。
プロセスを見える化し業務効率化をすることに特化しており、タスク機能や、作業の進捗状況などをリアルタイムで定量化してそのプロセスを見える化できる機能が搭載しています。ワークフロー機能では、スタッフ全員に同一の指示を出すことで作業内容の把握もスムーズになるほか、当事者以外のメンバーも同時に把握でき便利です。
高セキュリティで、世界中で数十万社が利用するセキュアなファイルストレージサービスBox®︎と強度な連携ができる唯一のツールです。金融機関レベルのセキュリティなので、安心安全で使いやすさを重視する金融・通信・鉄道・航空・教育など、幅広い業界で利用されています。
導入した企業からは、「Tocaroであればセキュリティに不安がなかったのと参加企業各社もセキュリティの観点から利用をしているBoxとのリンクがしやすかった」や「複数のチャットツールの乱立による情報漏洩リスクの防止と、新たなコミュケーション手段の整備による情報共有・伝達の効率化に繋がった」と好評です。
Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/
⒌最大1万人が参加できるビデオ会議で情報共有できる「Microsoft Teams」
Microsoft Corporationが提供する「Microsoft Teams」は、Teams はチャットだけのツールではなく、Office 365 のサービス各種と連携する機能を持っており、業務に必要なあらゆるリソースと繋がったチャットツールです。
最大の特徴は、Office製品との連携に重点をおいている点になります。業務で利用している人も多いWord、Excel、PowerPoint、SharePointなどOffice系との連携が可能で、チーム内のメンバーで共同編集を行うこともできます。共有のワークスペースにファイルなどをまとめられるので、場所に制限されず仕事をしたり、チームとチャットが行えます。Officeをすでに利用している場合や、会議中以外にもチャットやファイル共有を行いビジネス上のコミュニケーションを活性化します。
数人～数十人単位のWeb会議だけでなく、最大1万人が参加できるライブイベントも開催可能です。ストリーミングや倍速再生機能があるため、配信を好きなタイミングで見ることができたり、社外の人に参加してもらうこともできます。社長の講話や全体研修、決算発表会といった大人数が参加するイベントに活用できる機能となっていて、コロナ禍で研修や式典などが難しい中で利用する企業が増えています。
チャットの自動翻訳機能が付いているため、様々な国の人とグローバルに仕事をする職種の方にもおすすめです。
Microsoft Teamsサービスサイト : https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software
社内コミュニケーションはITツールで効率UPさせましょう
コロナ禍以降、リモートワークの普及やコミュニケーションツールの活用により、オンラインでの社内コミュニケーションが中心となりました。透明性や頻度の向上、柔軟性の確保、コミュニケーションスキルの重要性などが注目され、企業はこれらの変化に対応するための新たなアプローチを採用し始めています。
上記でご紹介したツールは、プロジェクト管理、タスク管理、社内コミュニケーション、情報共有、コラボレーションなど様々な目的に応じて利用できます。企業のニーズや業務の特性に合わせて選択し、社内コミュニケーションの効率化と生産性向上に役立ててください。
