デジタルトランスフォーメーションとは、企業がテクノロジーを活用して業務やサービスを効率化・革新することです。最近のビジネスでは、これが経営の大きな柱となっています。
中でも「見える化システム」という言葉を耳にすることが増えていませんか。これは、山のような情報をわかりやすい形に変えるシステムのことです。簡単に言うと、会社の重要なデータをダッシュボード上で一目で確認できるようにするものです。この技術を使うことで、会社の動きをすぐに掴んで、迅速かつ的確に決断を下せるようになるんです。
この記事は、そんな「見える化システム」の魅力や活用方法を徹底解説します。
「見える化システム」とは何か？
大量のデータの中にいて、どこから手をつけたらよいかわからないという状況になったことはありませんか？このような状況で、必要な情報を素早く探し出し、適切に利用するのは困難です。そこで役立つのが「見える化システム」なのです。
「見える化システム」は文字通り、情報やデータを「見やすく」するシステムのことを指します。例えば、年間の売上データが100ページにわたる表になっていたとして、それを1枚のグラフにまとめて表示することができるのが「見える化システム」の力なのです。
このシステムの一番の特徴は、情報を「視覚的」にすることです。人は文字よりも図やグラフの方が情報を迅速に理解することができる生き物です。例えば、業務では下記のように情報を視覚的にしていませんか。
グラフ: 月ごとの売上の上昇や下降を色分けして表示。
ダッシュボード: 一画面で会社の重要な指標やKPI（重要業績評価指標）を一目で確認。
チャート: 商品の人気ランキングや部門別の売上を棒グラフや円グラフで視覚化。
これにより、一目で企業の現状や問題点、成功している点を把握することができます。よくあるのは、赤と青の色分けで売上が上がった月と下がった月をすぐに分かるようにするといった工夫です。
簡単に言えば、「見える化システム」は大量の情報やデータをわかりやすい形に整理し、ビジネスにおける意思決定をサポートする強力なツールです。これにより、経営者や部門の責任者は情報を迅速にキャッチし、迅速かつ的確な決定を下す手助けを受けることができるのです。
なぜ「見える化」が重要なのか？
現代は情報の時代とも言われています。スマートフォンやパソコンからは絶え間なく情報が流れ込んできます。企業経営においても、大量のデータが毎日生み出される中、その情報から的確な意思決定を下すことが求められています。そんな状況で、「見える化」がどうしても重要なのでしょうか？3つの理由をご説明します。
スピードアップ
「見える化」を実現すると、何が問題で、どこに注意を向けるべきかがすぐに分かるようになります。例えば、グラフによって売上の低下が明確に示されると、すぐにその原因を突き止めて対策を練ることができます。結果として、問題の早期発見・早期解決が可能となり、ビジネスのスピードが大幅に向上します。
意思決定
企業経営の現場では、情報が足りない、または情報が過多で何が重要なのか分からないということは、大きなリスクとなります。「見える化」によって、必要な情報だけをクリアに捉えることができるので、意思決定の質が向上します。また、情報が視覚的に整理されているため、判断ミスを減らし、ビジネスのリスクを低減することが可能となります。
コミュニケーション
チームや部門間での情報の共有は、スムーズな業務運営のために不可欠です。しかし、口頭や文章だけで複雑な情報を伝えるのは難しいことが多いです。「見える化」を利用することで、グラフやダッシュボードを使って情報を伝えることができるため、誤解を減少させ、高い理解を得ることができます。
簡単に言うと、「見える化」は、大量の情報の中から本質的なものだけを迅速に把握し、効果的なアクションを取るための強力なサポートツールです。これにより、企業は競争力を高め、持続的な成長を達成することができるのです。
「見える化システム」の具体例とは？
現代のビジネスでは、複雑なデータを素早く分析し、理解できる形に変換する能力が求められています。このようなニーズに応えるため、さまざまな「見える化システム」が開発されています。以下は、その中で特に一般的な具体例です。
ダッシュボード
ダッシュボードは、経営者やマネージャーにとって非常に便利なツールです。
用途: 重要な経営指標やKPIを一画面で一覧表示します。
特徴: カラフルなグラフやチャートでデータを表現するため、現状把握が一目瞭然です。
効果: 会社全体の動向や各部門の成果を素早くチェックできるため、素早い判断が可能になります。
BIツール（Business Intelligenceツール）
BIツールは、ビジネスデータの分析と視覚化に特化しています。
用途: 販売データや顧客の行動データなど、様々なビジネスデータを分析し視覚的に表示します。
特徴: ドラッグ&ドロップ操作で分析が可能なため、専門的な技術がなくても利用できます。
効果: ビジネスの傾向や機会を発見し、戦略的な決定を下すサポートをします。
プロジェクト管理ツール
進行中のプロジェクトやタスク管理に特化したツールです。
用途: プロジェクトの進行状況や各メンバーのタスク進捗を一目で把握できます。
特徴: ガントチャートなどを用いて視覚的にスケジュールを表示します。
効果: タスクの遅延やリソースの偏りなどを早期に発見し、問題解決を速やかに行います。
簡単に言うと、「見える化システム」の具体例としては、経営層向けのダッシュボード、データ分析に特化したBIツール、プロジェクト進行管理に特化したプロジェクト管理ツールなどがあります。これらのツールは、情報の見える化を通じて、素早く正確な判断をサポートし、ビジネスの効率と効果を高める役割を果たしています。
「見える化システム」導入の6つのステップ
では、見える化システムを導入する場合はどのようなステップを踏むべきなのでしょうか。以下でステップの詳細をご説明しますのでぜひ参考にしてみて下さい。
1. 現状の確認
まずは現在の業務の流れや情報管理の方法を確認します。どんな課題が存在するのか、何が必要なのかを明確にするステップです。
例えば、「月次のレポート作成に時間がかかりすぎる」「どの部署がどの情報を持っているのか分からない」などの問題点の洗い出しです。
2. 目的設定
次に、システム導入の目的を明確にします。これが具体的な目標となり、システム選定やカスタマイズの方針を決定する基盤となります。
例えば、「レポート作成時間を半減させる」「全部署の情報を一元管理する」などの目的設定です。
3. システム選定
そして、設定した目的に合ったシステムを選びます。多数のツールやシステムが市場に出ているため、自組織のニーズに最も合致するものを選ぶことが重要です。
例えば、タスク管理を主目的とするならば、プロジェクト管理ツールを、データ分析が主目的ならばBIツールを選択しましょう。
4. データ整理
システム導入にあたって、必要なデータを収集・整理します。データの品質や整合性が見える化の正確性を左右するため、このステップは非常に重要です。
例えば、売上データや顧客データなど、システムに取り込む情報をクリーンアップしましょう。
5. カスタマイズ
選定したら、選んだシステムを自組織のニーズや業務フローに合わせてカスタマイズします。この工程で、システムが実際の業務にフィットするようになります。
例えば、特定の部署専用のダッシュボードの作成、特有の業務ルールの組み込みなどです。
6. レビュー
システム導入後には、定期的にその効果を確認します。期待通りの結果が得られているか、改善点はないかを検討し、必要に応じてシステムの改良を行います。
例えば、3ヶ月ごとの効果検証ミーティングの実施、ユーザーフィードバックの収集と反映をしましょう。
簡単に言えば、見える化システムを導入する際は、自組織の現状とニーズを理解し、目的に合ったシステムを選択、データを整理し、組織に合わせてカスタマイズし、導入後の効果を定期的に確認する、という一連の流れを経ることが重要です。
今、投資すべきおすすめの見える化システムツール5選
ここでは今すぐに投資すべきおすすめの見える化システムツールを5つご紹介します。
⒈Power BI（パワー ビーアイ）
Microsoftが提供するこのツールは、エンタープライズ向けの高度な分析とビジュアル化機能を提供します。エクセルとの親和性が高く、マイクロソフトのエコシステムに深く統合されています。Tableauと同様に高度な視覚化が可能で、データ分析も行えます。
特徴は、Excelとの連携が強力なことです。クラウドベースで、各種データソースとの連携が容易になっています。
https://powerbi.microsoft.com/ja-jp/
⒉Tableau（タブロー）
Tableauは、非常に人気のあるデータ視覚化ツールで、素晴らしいインタラクティブなダッシュボードとレポートを作成することが可能です。データビジュアル化ツールの代表格で、複雑なデータもドラッグ＆ドロップで視覚的に表現することができます。
特徴は、利用者が直感的に操作できるインターフェースです。クラウドやオンプレミスでの利用が選べるため、高いセキュリティレベルを求める企業でも利用できます。
https://www.tableau.com/ja-jp/why-tableau/what-is-tableau
⒊Trello（トレロ）
Trelloは、カードを動かしながらタスクを視覚的に管理できるカンバン方式のカードベースのプロジェクト管理ツールです。タスクの進行状況をボード上で一目で確認できます。
特徴は、シンプルな操作性なことです。チーム内での共有や進捗の確認が直感的に行えるので、誰でも簡単に利用できます。
⒋Asana（アサナ）
Asana は、誰でも簡単に使えるワークマネジメントプラットフォームです。タスクやプロジェクトの進行状況を視覚的に管理できるツールです。
特徴は、タスクの優先度や期限、担当者が明確に設定できることです。ダッシュボード機能でプロジェクトの全体像を見える化できるのです。
⒌Tocaro（トカロ）
「Tocaro（トカロ）」は、より効率的に働くことをサポートすることを目的としたビジネスチャットツールです。ビジネスチャットツールでありながら、タスク管理やファイル共有、カレンダー機能など、業務全般をサポートし、業務の依頼や仕様変更など重要な連絡を見える化して、業務の抜け漏れや遅れを防ぎます。
特徴は、情報の一元管理ができることです。セキュリティが強化されており、企業の内部情報を安全に取り扱うことが可能です。
進化するビジネスに必須な「見える化」を取り入れよう
「見える化」のシンプルなコンセプトの背後には、複雑なビジネスの課題への対処や、イノベーションの推進に向けた強力な動力があります。迅速かつ正確な意思決定、イノベーションの促進、競争優位性の維持、新しい市場の創出、そして組織全体の一体感の強化が現代のビジネスでは必要になってきているのです。
これらすべての要素が、企業の持続力へと導く道標となるでしょう。「見える化」は、その道標を明確に示し、未来を確かなものへと導く魔法のようなツールです。ぜひ取り入れてみて下さい。
