ビジネスチャットツールとは？

プライベートのコミュニケーション手段は、LINEなどのチャットツールが一般的になりつつあります。その一方でビジネスの場面では、まだまだメールでのやりとりが多い印象です。しかし最近、ビジネスシーンでもビジネスチャットツールを使う企業が急増しています。

新型コロナウイルス感染拡大に伴い、リモートワークや在宅勤務などの、働き方の多様化の影響もあり、今後ますます遠隔でのコミュニケーションをスムーズにとる必要性が出てくるでしょう。ビジネスチャットツールを導入する企業が、今後もさらに増えることが予想されています。

この記事では、急増しているビジネスチャットツールについて今更聞けない基本的なことやおすすめのツールをご紹介します。

ビジネスチャットツールの今更聞けない5つの基本

コミュニケーションツールとして、支持を集めているビジネスチャットツールについて基本的な５つのことを徹底解説します。

1. ビジネスチャットツールとは？

ビジネスチャットツールとは、コミュニケーションツールのひとつであり、PCやスマートフォンを介してリアルタイムでコミュニケーションをとることが出来ます。SNSのように気軽な文字でのやり取りや、複数人で会話をしているかのように進めていくことが出来るため多くの人にとって使いやすいツールであるというのが特徴です。

メールは、打つ手間や相手がメールを読んだかどうかを確認することが難しいことをはじめ、複数人での情報のやりとりが困難なツールです。しかし、一方通行なメールとは違い、ビジネスチャットツールは、実際に会話するような感覚で使える気軽さが人気の秘訣で、1対1だけでなく、グループを作って複数人でのコミュニケーションが可能になります。

これにより、今までミーティングなどで共有していた事項もチャット上で簡単に全員と共有することができ、出張費などのコミュニケーションコストを削減することが可能です。

2. ビジネスチャットツールで出来ることとは？

多くのビジネスチャットツールのサービス会社が備えている基本的機能は、下記の通りです。

・登録した相手との1対1のテキストチャット【チャット機能】
・登録した複数の人たちとのグループチャット【グループ作成機能】
・チャットで交わされた内容のタグ付け　検索音声通話・ビデオ通話
・ファイルの保存、共有
・タスク管理機能
・管理機能
・外部サービスとの連携

3. ビジネスチャットツールを導入するメリットとは？

ビジネスチャットツールを導入すると以下のような効果が得られると言われています。

【業務の効率化】
メールと比ベると「報告・連絡・相談」のリアルタイム性が増すため、不明点の確認や解決までの時間短縮が可能です。その結果、業務効率化に繋がります。また、タスク管理機能による対応漏れの軽減、業務の進捗の把握が可能です。

【コミュニケーションの効率化】
ビジネスチャットは、メールよりも手軽なやり取りが可能なため、迅速なコミュニケーションに役立ちます。モバイル端末にも対応しているサービス会社が多いため、外出先や移動中でもやり取りでき、円滑なコミュニケーションが取ることが出来ます。

【社内外との連携強化】
ビジネスチャットでは、サービスに登録している人であれば社内外問わずグループチャットに招待できるものも提供されています。そのため、業務に深い関りがある他部署の社員やフリーランス、社外のプロジェクトメンバーなど、さまざまなカテゴリーでの情報共有やタスク管理を行うことができるようになります。

【セキュリティレベルが高い】
個人向けのチャットツールやSNSでは、情報漏えいやアカウント乗っ取りが発生する危険性が常にあります。ビジネスチャットでは、暗号化やユーザー認証、管理者権限の設定など提供元ごとに高いセキュリティ基準があるので安心です。また、メールとは違い、送信先ミスから情報漏えいするといったリスクを抑えることも可能です。

4. ビジネスチャットツールを導入するデメリットとは？

メリットもあれば、デメリットももちろんあります。導入前に、デメリットをしっかり理解しておきましょう。

【余計なコミュニケーション量が多くなる】
ビジネスチャットツールは、気軽にコミュニケーションがとれる分、コミュニケーションの量は格段に多くなります。頻繁にくるメッセージや通知に気をとられ、集中力が低下したり、業務時間外に見てしまうなど使い方によっては生産性を低下させてしまう可能性があります。導入前に社内でルールを徹底周知するなどしましょう。

【対面コミュニケーションの減少】
仕事上のコミュニケーションを、便利なのでなんでもチャットツールで行ってしまうことによって、横に座っているのにチャットツール越しに話しかけるという現象が起こりうります。とても便利なツールですが、頼りすぎることは危険です。要所要所ではきちんと顔を見て、直接話す会議や打ち合わせなどを行いましょう。

【情報漏洩リスクがある】
メールよりかは、セキュリティレベルが高いと言われていますが、社内の機密情報のやりとりなどが漏洩する可能性がゼロではありません。最近は、セキュリティ面を強化したツールが数多くリリースされているため、このデメリットは解消されつつありますが会社の信用に大きく関わる問題なので、リスク管理が重要です。

【教育が必要な場合がある】
社内のITリテラシーに差があったり、ITツールに慣れていない社員が多い企業の場合、ツールを使いこなすまでに研修などの教育コストがかかる可能性があります。機能の多さから操作が難しいツールを導入してしまうと、社員が使いこなせず結果一部の社員しか利用せず、コミュニケーションの効率化が達成できません。そのため、ITツールに不慣れな社員であってもすぐに利用できるシンプルなツールを探しましょう。

5. ビジネスチャットツールを選ぶ際の重要なポイント

社内コミュニケーション改善のため、ビジネスチャットを導入する場合、どのような選び方がいいのでしょうか？

・導入目的に合ったツール選び
ビジネスチャットツールを導入する目的を達成できるものを選びましょう。
・社員が使いこなせるか
ツールの操作が難しいと社員に浸透しない可能性が高くなります。
・費用が予算内であるか
導入時にかかる初期費用と、運用に必要な月額費用の2つがかかる場合が多いです。

おすすめのビジネスチャットツール3選

ビジネスチャットツールの基本がわかったところで、次はおすすめのツールをご紹介します。

1. 国内ナンバーワンの導入数“国産”ビジネスチャットツール「Chatwork」

Chatwork株式会社が提供する「Chatwork」は、シンプルで、かつ国産アプリのため使いやすいのもポイントで、チャットに慣れない方・初めて使う方もスムーズに操作が可能です。タスク管理機能が充実しており、自分のタスクを把握したり、相手に仕事を依頼できるので、やり忘れがなくなります。タスクは、「本日・1週間以内・期限なし」など細かく分けて、誰がどのタスクを持っているのかを可視化できます。タスクを完了させるとグループメンバーにも通知がいくため、互いに進捗状況を確認できます。

【おすすめの職種】
社外組織ともチャットでやりとりしたい企業やタスク管理機能がほしい方におすすめです。既読機能がない点が、返信のプレッシャーが苦手な方、忙しい企業の方の支持を受けています。

【セキュリティ】
データ通信の常時暗号化を行っていて、信頼性の高いアマゾンウェブサービス（AWS）のデータセンターを使用して開発・運用が行われています。実際に官公庁・大企業からも選ばれ、高い信頼を得ていることからも、セキュリティ体制が十分であると言えるでしょう。

【料金プラン】
フリー　０円/ユーザー/月
ビジネス　500円/ユーザー/月(年間契約)
エンタープライズ　800円/ユーザー/月(年間契約)

Chatworkサービスサイト : https://go.chatwork.com/ja/

2. 仕事で活用できる充実した機能を揃えた「LINE WORKS」

ワークスモバイルジャパン株式会社が提供する「LINE WORKS」は、なじみのあるコミュニケーションアプリ「LINE」と同じ使い勝手のため、面倒なセットアップや操作研修も不要なこと、ユーザーの教育も必要なく、導入したその日から誰でもすぐに使えることが最大のメリットです。2019年8月に発表された「ソフトウェアビジネス新市場2019年版」では、2年連続で有料ビジネスチャット国内シェアNo.1を獲得しました。

LINEと同じ使い方で、友だちとして追加してもらうと、繋がることができます。 BtoC営業の場合、お客様がなかなか電話に出てくれない、メールの返事がこない時に、LINEで繋がることで連絡を取りやすくなることが人気の秘訣です。

タスク管理も簡単にでき、チームで専用カレンダーを共有し、スケジュールの確認やタスクの振り分けなどができます。

【おすすめの職種】
スマホやPC操作が苦手だが、LINEなら操作できるという社員が多い企業や、BtoC営業が多い「小売・サービス・物流・建設業」など、スマホがメインな職場環境には便利なツールです。

【セキュリティ】
個人向けLINEとは違い、 LINE WORKSでのすべての通信は暗号化されているため安全に通信可能です。システムのセキュリティも24時間365日専門のスタッフが監視しています。スマートフォンでの利用を考慮し、リモートコントロール機能も完備しています。

【料金プラン】
フリー　０円
スタンダード　450円/ユーザー/月(年間契約)
アドバンスト　800円/ユーザー/月(年間契約)
※2022年 4月 1日より新プランに移行

LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/

3. 金融レベルの高セキュリティ！2000社以上の利用実績を誇る「Tocaro」

伊藤忠テクノソリューションズが提供する「Tocaro」は、仕事のプロセスを可視化し、チームの生産性を高める、ただ１つのビジネスチャットツールです。自分の仕事を「見える化」し、「忙しくて新しい仕事に着手できない」「どんなメッセージが届いているか既読をつけずに確認したい」ときに役立つ機能があり、「ワークボード」機能ではチーム仕事で重要な「自分の役割を把握して遂行するのを助けます。
プロセスを見える化し業務効率化をすることに特化しており、タスク機能や、作業の進捗状況などをリアルタイムで定量化してそのプロセスを見える化できる機能が搭載しています。ワークフロー機能では、スタッフ全員に同一の指示を出すことで作業内容の把握もスムーズになるほか、当事者以外のメンバーも同時に把握でき便利です。

『プロジェクト管理』『リアルタイムチャット』『ワークボード』の３つの特徴的な機能を始め、『ワークフロー』『ファイル共有』『既読管理』『ビデオ通話』『検索』『API・連携機能』『アクセス管理』『専用アプリケーション』などを装備しています。

【セキュリティ】
世界中で数十万社が利用するセキュアなファイルストレージサービスBox®︎と強度な連携ができる唯一のツール。金融機関レベルのセキュリティなので、安心安全で使いやすさを重視する金融・通信・鉄道・航空・教育など、幅広い業界で利用されています。

【料金プラン】
スタンダードプラン 800円/ユーザー/月
ビジネスプラン1,000円/ユーザー/月
エンタープライズプラン要相談

Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/