新型コロナウイルスの影響により、多くの企業がリモートワークやテレワークを取り入れています。その結果、それまでは社内で対面で行っていた社内コミュニケーションもリモートで行われることが増えました。
リモートワークやテレワークなどの働き方の多様化で、個人的なスキルや生産性が向上する一方で、企業内でのコミュニケーションが減少することや、個人のモチベーションが低下することが課題となっています。
ではどうしたら、社内コミュニケーションを促進し、個人のモチベーションを上げることができるのでしょうか？
この記事では、社内コミュニケーションについてやおすすめのツールを徹底解説します。
社内コミュニケーションとは？
社内コミュニケーションとは、企業内で行われる社員同士のコミュニケーションのことを指します。社内コミュニケーションは、企業内でのプロジェクトやタスクの進捗管理、問題の解決、意思決定などに欠かせないとても重要なものです。個々のスキルや知識を共有したり、チーム間での信頼関係を構築することで、効率的かつ円滑なビジネスプロセスを実現することができるのです。企業業績にも関係することから、近年は社内コミュニケーションを活性化させるために、企業が力を入れています。
社内コミュニケーションの方法はたくさんありますが、基本的には会議や伝言、電子メール、ビジネスチャット、ビデオ会議などがあります。コロナ禍以前は、社内における情報共有やコミュニケーションを促進するために、コミュニケーションブースや社内カフェなどを作る企業もありました。しかし、コロナ禍以降では、働く場所の多様化もあり、クラウド型のコラボレーションツール（ビジネスチャット）やプロジェクト管理ツールが広く使われるようになりました。
社内コミュニケーションを促進する方法とは？
コロナ禍で働き方が多様化した中で、どのように社内コミュニケーションを促進したら良いのでしょうか？基本的な方法をご紹介します。
オンラインでの会議や打ち合わせを定期的に行う
テレワーク中いつでも連絡を取れると思っていても、社内で対面で雑談していたほど気軽には社内コミュニケーションはできないものです。そのためにも、負担にならない程度にオンライン上で顔を合わせることはとても重要なのです。
仕事のモチベーションを保つためにも、定期的に部署内などでオンライン会議を行うといいでしょう。リモートワークで、誰とも話さずに黙々と業務を行っていると孤独を感じやすくモチベーションが下がることが分かっています。
チャットやビデオ会議などを使った社内コミュニケーションツールを導入する
コロナ禍以降、社内コミュニケーション活性化のためにビジネスチャットを導入する企業が急増しています。社内社外の打ち合わせも、zoomなどのビデオ会議ツールを利用することが当たり前になってきています。
ビジネスチャットツールの多くは、ビデオ会議機能を搭載しているのでビジネスチャットを導入すれば、チャットやビデオ会議、どの他にもプロジェクト管理など社内コミュニケーションの効率化に繋がる機能が多く搭載しているためおすすめです。
チームごとに共有するサイトやファイルを活用する
部署やチームで業務をすることが多い企業では、できる限り情報を共有するようにしましょう。社内サーバーに情報を都度アップしたり、進捗状況がわかるようにしておくと社内コミュニケーションが取れやすくなります。
チーム間での信頼関係を構築するためのアクティビティを計画する
コロナ禍以前は、チーム内で飲み会や休日のアクティビティなど社内コミュニケーションのためのイベントは企画しやすかったですが、コロナ禍以降は難しくなっています。長引くコロナ禍で、zoomでの顔出しリモート飲み会などで以前のようにコミュニケーションをとる企業も多いそうです。社内の人が無理をせずに参加できるように企画しましょう。
社内コミュニケーションツールを選ぶポイントとは？
上記でご説明した通り、社内コミュニケーションを促進するためにビジネスチャットなどのツールを導入するの方法を取り入れる企業が急増しています。その際に、選ぶポイントを3つ解説します。
⒈自社の必要な機能が揃っているか
さまざまなコミュニケーションツールを調べてみると、多機能・高機能なツールが多く迷ってしまうかと思います。多くの社内コミュニケーションツールには、社員同士のコミュニケーションを円滑にするための様々な機能が備わっているので、自社で必要な機能が揃っているツールを選びましょう。ビジネスチャットの機能やタスク管理機能は、プロジェクトや個人で利用するのかをよく検討しましょう。また、会議に出席する際にかかる移動時間や交通費などのコストを削減したい場合は、オンライン会議ができるビデオ通話や画面共有機能が便利です。
ファイル共有・管理機能は、個人やグループ間での情報共有が簡単に行えます。オフィスデータや画像、容量が大きいファイルなどもアップロード可能なため、データのやり取りが多い職種には便利です。
企業の課題・問題点を洗い出して、必要な機能をしっかり見極めてから検討しましょう。
⒉社員のITリテラシーに合っているか
社員の年齢層や働き方によって、選ぶべき社内コミュニケーションツールは変わってきます。ITツールやLINEなどのチャットに慣れていない幅広い世代の社員が多くいる場合には、その人たちが使いこなせるツールを選ぶ必要があります。若い社員やITリテラシーが高い社員が多い企業は、他のサービスとの連携が充実しているツールや個人で使いやすいようにカスタマイズできるツールが便利です。
働き方が多様化する中、社員がオフィスにいない企業も多くなってきました。チャットのような文章だけのやり取りでは、社内コミュニケーションが円滑に取れない可能性が高くなるため、ビデオ通話機能があるものがおすすめです。
利用する社員に合わせたツールを選ぶために、まずは無料で利用できるツールを試すとよいでしょう。
⒊費用は予算内か
社内コミュニケーションツールは費用がかかる場合が多いため、社内の予算内で収まるかどうかはとても重要です。社内コミュニケーションツールの価格は、1人当たり数百円から数千円のプランや、数万円するグレードの高いプランなど、機能によって幅広い価格設定となっています。導入時にかかる初期費用と、運用に必要な月額費用の2つがかかる場合が多いです。両方の費用を考慮するようにして検討しましょう。
また、高機能のツールは魅力的ですが高めの値段設定になっていることが多いです。自社で使いこなせる機能なのかよく検討しましょう。
テレワーク中の社内コミュニケーションにおすすめなツール5サービスを徹底解説
上記でご説明した選ぶポイントを参考に、おすすめのツールを5つをご紹介します。
⒈同じ使い勝手だからすぐに使えるLINEのビジネス版「LINE WORKS」
ワークスモバイルジャパン株式会社が提供する「LINE WORKS」は、なじみのあるコミュニケーションアプリ「LINE」と同じ使い勝手のため、面倒なセットアップや操作研修も不要なこと、ユーザーの教育も必要なく、導入したその日から誰でもすぐに使えることが最大のメリットです。2019年8月に発表された「ソフトウェアビジネス新市場2019年版」では、2年連続で有料ビジネスチャット国内シェアNo.1を獲得しました。
LINEと同じ使い方で、友だちとして追加してもらうと、繋がることができます。 BtoC営業の場合、お客様がなかなか電話に出てくれない、メールの返事がこない時に、LINEで繋がることで連絡を取りやすくなることが人気の秘訣です。
タスク管理も簡単にでき、チームで専用カレンダーを共有し、スケジュールの確認やタスクの振り分けなどができます。
スマホやPC操作が苦手だが、LINEなら操作できるという社員が多い企業や、BtoC営業が多い「小売・サービス・物流・建設業」など、スマホがメインな職場環境には便利なツールです。
個人向けLINEとは違い、 LINE WORKSでのすべての通信は暗号化されているため安全に通信可能です。システムのセキュリティも24時間365日専門のスタッフが監視しています。スマートフォンでの利用を考慮し、リモートコントロール機能も完備しています。
【料金プラン】
フリー ０円
スタンダード 450円/ユーザー/月(年間契約)
アドバンスト 800円/ユーザー/月(年間契約)
※2022年 4月 1日より新プランに移行
LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/
⒉世界シェアNo1、日本ユーザー数世界No2「Slack」
Slack Technologies, Incが提供する「Slack」は、世界150カ国以上、75万社を超える企業が利用している世界シェアNo. 1のビジネスチャットです。「チャンネル」という会話、ファイル、ツール、メンバーなどを1か所にまとめて整理することができる機能があり、話題の整理がしやすさが人気の秘訣です。チャンネル内で作業をすると、チーム全員が進捗状況や目的を共有できます。1,000種類以上の外部連携が豊富です。ゲーム会社が開発をしたこともあり、会話感覚でやりとりをしたり、絵文字をカスタマイズできるなど、堅苦しい社内コミュニケーションをフラットにさせてくれます。
外部サービスと連携ができるだけでなく、部門を超えた情報共有がスムーズにできるため、様々なツールを使うことが多いエンジニア業界やWEBデザイナー業界に支持されています。上下関係をあまり意識しないフラットなコミュニケーションを取りたい企業におすすめです。
セキュリティは、SOC 2、SOC 3、ISO/IEC 27001 といった複数のコンプライアンス認定に準拠しており、エンタープライズ級のセキュリティをあらゆる層に提供しています。国際的なコンプライアンス認証を獲得しており、安心です。
【料金プラン】
プロ 850円（年払いの場合）/ユーザー/月
ビジネスプラン 1600円（年払いの場合）/ユーザー/月
Enterprise Grid 要相談
Slackサービスサイト : https://slack.com/intl/ja-jp/
⒊国内No. 1の導入数“国産”ビジネスチャットツール「Chatwork」
Chatwork株式会社が提供する「Chatwork」は、シンプルで国産アプリのため使いやすく、チャットに慣れない方・初めて使う方もスムーズに操作が可能な国内利用者No. 1のビジネスチャットツールです。タスク管理機能が充実しており、自分のタスクを把握したり、相手に仕事を依頼できるので、やり忘れがなくなります。タスクは、「本日・1週間以内・期限なし」など細かく分けて、誰がどのタスクを持っているのかを可視化できます。タスクを完了させるとグループメンバーにも通知がいくため、互いに進捗状況を確認できます。通知が分かりやすくメッセージの見落としが少ないと評判です。大規模組織の運用は、管理者機能があるので安心です。
社外組織ともチャットでやりとりしたい企業やタスク管理機能がほしい方におすすめです。既読機能がない点が、返信のプレッシャーが苦手な方、忙しい企業の方の支持を受けています。
国産なので、セキュリティレベルも安心で、データ通信の常時暗号化を行っていて、信頼性の高いアマゾン ウェブ サービス（AWS）のデータセンターを使用して開発・運用が行われています。実際に官公庁・大企業からも選ばれ、高い信頼を得ていることからも、セキュリティ体制が十分であると言えるでしょう。
【料金プラン】
フリー ０円/ユーザー/月
ビジネス 500円/ユーザー/月(年間契約)
エンタープライズ 800円/ユーザー/月(年間契約)
Chatworkサービスサイト : https://go.chatwork.com/ja/
４.Webミーティングは最大1000人と接続可能「Microsoft Teams」
「Microsoft Teams」は、Microsoft Corporationが提供する、ユーザーが仕事でもプライベートでも、最も大切なことを達成するのに役立つように設計された生産性向上クラウドです。約40もの多言語に対応しているため、国内外でコミュニケーションを取ることが多いユーザーに人気です。
マイクロソフトの「Office365」に組み込まれているサービスで、「Office365」との連携が最大の特徴で、共有のワークスペースにファイルなどをまとめられるので、場所に制限されず仕事をしたり、チームとチャットが行えます。Word、Excel、PowerPoint、SharePointなど組み込みのOffice 365アプリでファイルの共同作業が行える点が特長で、業界を問わず、さまざまな企業で導入・活用されています。
Webミーティングやウェビナーは最大1000人、ブロードキャストは最大1万人で開催が可能です。
高度なセキュリティおよびコンプライアンス機能を活用する、Microsoft 365 エンタープライズ グレードのクラウド上に構築されているので、世界レベルのセキュリティで安心です。
【料金プラン】
Microsoft Teams：無料
Microsoft 365 Business Basic：年間契約540円/ユーザー/月
Microsoft 365 Business Standard：年間契約1,360円/ユーザー/月
Office 365 E3：年間契約2,170円/ユーザー/月
フリープランあり（ユーザー数：100人まで、使用期限はなし）
Microsoft Teamsサービスサイト : https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software
⒌ 2000社以上の利用実績を誇る高セキュリティレベル「Tocaro」
伊藤忠テクノソリューションズが提供する「Tocaro」は、仕事のプロセスを可視化し、チームの生産性を高めるビジネスチャットツールです。自分の仕事を「見える化」し、「忙しくて新しい仕事に着手できない」「どんなメッセージが届いているか既読をつけずに確認したい」ときに役立つ機能があり、「ワークボード」機能ではチーム仕事で重要な「自分の役割を把握して遂行するのを助けます。
プロセスを見える化し業務効率化をすることに特化しており、タスク機能や、作業の進捗状況などをリアルタイムで定量化してそのプロセスを見える化できる機能が搭載しています。ワークフロー機能では、スタッフ全員に同一の指示を出すことで作業内容の把握もスムーズになるほか、当事者以外のメンバーも同時に把握でき便利です。
『プロジェクト管理』『リアルタイムチャット』『ワークボード』の３つの特徴的な機能を始め、『ワークフロー』『ファイル共有』『既読管理』『ビデオ通話』『検索』『API・連携機能』『アクセス管理』『専用アプリケーション』などを装備しています。
高セキュリティで、世界中で数十万社が利用するセキュアなファイルストレージサービスBox®︎と強度な連携ができる唯一のツールです。金融機関レベルのセキュリティなので、安心安全で使いやすさを重視する金融・通信・鉄道・航空・教育など、幅広い業界で利用されています。
【料金プラン】
スタンダードプラン 800円/ユーザー/月
ビジネスプラン1,000円/ユーザー/月
エンタープライズプラン 要相談
Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/
社内コミュニケーションはITツールでストレスフルにしましょう
コロナ禍以降、働き方は多様化しています。リモートワークやフレックスタイムなど自由に働けることは便利ですが、今まで当たり前に対面でコミュニケーションをとっていたことが難しくなり、人間関係が気薄になってしまう課題に直面している企業が多くあることでしょう。
社内の人間関係の気薄さは、離職率に繋がるため出来る限り社内コミュニケーションを気軽にとれるようにしたいものです。今回おすすめをしたビジネスチャットなどのITツールに頼ると、簡単に社内で存在感を出ます。ぜひご検討ください。
