情報共有に強いおすすめなビジネスチャットツール3選

コロナ禍で導入する企業も増えてきたビジネスチャットですが、主に社内コミュニケーションの効率化を目的に導入されることが多いかと思います。ビジネスチャットは、チャット以外にもタスクやスケジュール管理、高セキュリティに守られた情報共有など多くの業務効率化に繋がる機能があります。

特にビジネスチャットの多くの機能の中でも、コミュニケーションの効率化の他にアップロード機能でファイルや画像を共有でき、情報共有がスムーズにできる点が大きなメリットと言えます。

この記事では、ビジネスチャットで情報共有を行うメリットとデメリットや情報共有におすすめのビジネスチャットツールについて詳しく解説をします。

情報共有とは？

情報共有とは、社員個々が受け持つ業務上の連絡や、進捗状況などをチーム全体で共有することです。個人が持っているノウハウをチームに伝達し、仕事の効率性を高めるためにも活用されています。

例えば、部署内で複数人で行っているプロジェクトを進行している際に、1日の中で進めた業務を上司や取引先、プロジェクトメンバーに連絡するのも情報共有になります。

情報を共有するだけでなく、情報の蓄積や活用をすることで、企業の生産性を向上させる役割がある大切なことです。

情報共有がなぜ必要なのか？

情報共有はなぜ企業では必要なのでしょうか？3つの必要性をご説明します。

ノウハウの蓄積と活用のため

会社では個人が得たどのようなささいな業務上の情報でも、未来の自分や他の社員が業務を進めるための大きなヒントになる可能性があるため、大切な会社の財産となります。経験から得た情報や手順に関する知識は、ノウハウとして会社や部内で共有し、さらに蓄積していつでも活用しやすい状態にすることで、効率的に業務を進められたり、新たな発想のもとにな離やすくなります。

多様な働き方の実現のため

コロナ禍の感染拡大防止策や働き方改革によって、企業ではさまざまな働き方を取り入れるようになってきています。職場で情報共有が求められている背景には、多様な働き方を実現することです。例えば、テレワークなどで社員同士がリモート環境で働く場合、情報共有が疎かになる可能性が高くなります。担当に関わらず部署内のメンバーが進めている業務について把握できる環境があれば、トラブルが起こったときの対応や原因の特定がスムーズにできます。部署内などで業務のタスクについて可視化するためにも、情報共有を徹底する必要があるのです。

業務の属人化を防ぎ組織力アップのため

情報共有が十分になされていない職場環境では、特定の社員にしか業務が進められない「属人化」が生まれてしまいがちです。担当社員の不在時や退職後に滞りなく業務を進めたり、複数の視点を取り入れながら業務の質を改善していくためには、普段から業務の詳細を関係部署で共有することで、属人化を防ぐ必要があるのです。

ビジネスチャットで情報共有を行う3つのメリット

ではビジネスチャットで情報共有を行うメリットは、どのようなものなのでしょうか。ITツールを利用した情報共有の代表的な3つのメリットをご紹介します。

1.一括で複数のメンバーに情報共有ができる

ビジネスチャットを利用すれば、一括で複数のメンバーに情報共有をすることが出来ます。ビジネスチャットの情報共有グループを全社や部署、チームなどで分割しておけば、それぞれのレイヤー単位で情報共有したい情報を一括で周知することが出来ます。

2.決められた場所に情報共有をすることで検索性が高められる

ビジネスチャットに投稿された情報はほとんどの有料ツールの場合、ビジネスチャットを利用期間はずっと保存がされているため、一度情報共有をしておけばあとから簡単に検索をして呼び出し、確認をすることが出来ます。

また社内やチーム内の適切な情報共有は、報告業務や部署間の問い合わせにかかる時間の削減につながります。例えば、資料はデジタルでサーバーやクラウド上に残す、情報共有ツールに顧客対応や作業の履歴を残すなどと決めておけば、検索するだけで誰でも必要な情報にすぐにアクセスすることが可能となります。

3.情報漏えいのリスクを低減できる

ほとんどのビジネスチャットツールは万全のセキュリティ対策が施されているため、情報共有したデータやファイルなどが情報漏えいするリスクを最小限に抑えることが出来ます。

企業によっては、管理者の知らないところで社員同士がプライベートチャットを使って業務に関するやりとりをしている場合も多くあります。しかし、プライベートチャットやSNSを利用する場合、アカウントの乗っ取りや情報漏洩の危険性が高まってしまいトラブルに発展してしまうケースもあるのです。

ビジネスチャットで情報共有を行うデメリットと解決策

メリットもあれば、デメリットもあります。ビジネスチャットで情報共有を行うデメリットと解決策をご紹介します。

慣れていない人は情報を後から検索しにくい

ビジネスチャットで情報共有を行うメリットの1つである「後から情報が見つけやすい」は、ビジネスチャットを使い慣れていない場合は逆に後からから見つけにくくなるというデメリットがあります。ビジネスチャットで共有された情報を後から探す場合、キーとなるキーワードで検索をしたり、日時や情報共有をしてくれたユーザー名で検索を行えばすぐに探すことができるのですが、ビジネスチャット上での情報共有は、日々無数に行われているため、慣れていない人にとっては大量の情報がただただ流れていっているように見えてしまい、結果的に効率的に情報が探せないということが発生してしまいます。

解決策は、ビジネスチャット導入前後に詳細な研修を行い、しっかりと使いこなせるように指導することです。導入したチャットツールや社員のITリテラシーによっては、研修などが必要です。研修等を怠ると、結果的に全社へ浸透せずコミュニケーションの効率化が達成できなくなってしまうこともあります。

ビジネスチャット以外のツールが利用されている場合、情報が分散する

ビジネスチャットを導入した場合、情報共有の場はビジネスチャットのみとすることで上記で解説したようなメリットを享受できますが、ビジネスチャット導入前からの情報共有方法が導入後も行われることで、情報が様々な場所に分散してしまい、逆に情報共有がしっかりと行えないということも起こりえます。

解決策は、社内にビジネスチャットの導入を周知し、徐々に切り替えていくようにすることです。いきなり「◯月◯日から喪ミュニケーションはビジネスチャットのみで」と決めてしまうとうまくいきません。情報共有は即時に売り上げを生み出す作業ではないため、スムーズにおこなえる環境が整わないまま義務化してしまうと、かえって業務効率を下げることにつながる恐れがあります。

情報共有におすすめなビジネスチャットツール3選

情報共有に必要な高セキュリティで使いやすいビジネスチャットを3つ選びました。ぜひご参照ください。

⒈仕事上のコミュニケーションを円滑にする国産ツール「Chatwork」

Chatwork株式会社が提供する「Chatwork」は、直感的に使えるデザインのため、チャットに慣れない方・初めて使う方もスムーズに操作が可能なビジネスチャットツールです。容量制限なしのファイル共有機能やタスク管理機能も使え、「担当者」「期限」を設定してタスクを登録できるため、対応漏れを防ぐことができます。

ファイル管理機能では、やり取りしたデータを一覧で閲覧、ダウンロード可能で、ワード・エクセルなどのオフィスファイルや画像ファイルなどをアップロードすることができます。チャットにアップロードされたファイルは、チャット参加メンバーのみダウンロードすることが出来るので、セキュリティ面も安心です。

円滑な情報共有により意思決定の加速が期待され、チャットでコミュニケーションが活発になります。業務効率を上げ大幅なコスト削減を実現できます。

Chatworkサービスサイト : https://go.chatwork.com/ja/

⒉チャットや会議、ファイルの共有などが可能「Microsoft Teams」

Microsoft Corporationが提供している「Microsoft Teams」は、Officeアプリのサブスクリプションサービス「Microsoft 365」にも含まれていますが、単独のアプリとして利用することもできるビジネスチャットツールです。共有のワークスペースにファイルなどをまとめられるので、場所に制限されず仕事をしたり、チームとチャットが行えます。

Microsoftのさまざまなツールとのシームレスな連携を強みとし、WordやExcelなどのOffice製品を自社で使用している多くの企業におすすめです。

ファイル共有機能では、コラボレーションを円滑にするファイル共有機能で仕事をシンプルにすることが可能です。同じドキュメントを他のメンバーとリアルタイムで共同編集できるので、バージョン管理の混乱を防ぐことができ、すべてのドキュメントとファイルをひとつの場所に集約することで、Teams から離れる必要がなくなり、集中力を削がれることがありません。あらゆる種類のファイルを共有することができるので、形式を気にしなくても良くなります。また、ファイルにアクセスして、閲覧できる人、編集できる人を制御できるので、共同編集でも、機密情報の保護とバージョン管理の維持ができ安全です。

Microsoft Teamsサービスサイト : https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

⒊大企業への導入実績が多いオールインワン・コラボレーションツール「Tocaro」

伊藤忠テクノソリューションズが提供する「Tocaro」は、組織で働くビジネスマンがより効率的に働くことをサポートすることを目的として開発されたビジネスチャットツールです。

仕事に必要なあらゆる情報を、簡単かつ安全に共有するための様々な機能があり『グループチャット』『ファイル共有』『タスク管理機能』『ビデオ通話』『通話』『Box連携』『柔軟なセキュリティ機能』を装備しています。業務の依頼や仕様変更など重要な連絡を見える化して、業務の抜け漏れや遅れを防ぎます。

ファイル共有機能は、ドラッグ&ドロップでファイルを簡単にアップロード、プレビューもでき、資料の共有・ドキュメントレビューのスピードが格段にアップします。、同名ファイルは自動的にバージョン管理され、過去バージョンも残るためファイル名で迷子になることはないバージョン管理や、Officeファイルやテキストファイルなど多くの拡張子でファイルプレビューが可能なため、情報をダウンロードする必要はないプレビュー機能があり、使いやすいと人気の秘訣です。

どこよりも高度なセキュリティが人気で、安心安全で使いやすさを重視する金融・通信・鉄道・航空・教育など、幅広い業界で利用されています。

Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im