近年、業務の無駄や非効率なプロセスをなくすことで、生産性を高める業務効率化は、企業や個人のレベルにおいても厳しい競争を勝ち抜くためには欠かせません。
生産性を高めるためには個人のスキルアップだけでは限界があるので、業務プロセス自体を見直した方が効率的です。そこで注目されているのは、業務効率化に特化したITツールです。
今回は業務効率化ツールの中でも、スマートフォン向けのアプリも提供しているツールをご紹介します。ITツールを利用して、これまで以上の業務効率化を実現しましょう。
業務効率化のメリットとは？
「業務効率化」という言葉がよく聞きますが、そもそも業務効率化とはどのようなメリットがあるのでしょうか？
・会社の業績アップ
・生産性向上
・労働時間減少
・人件費コスト削減
・社員の満足度アップ
・優秀な人材の流出防止と社員の定着率アップ
・モチベーション向上
正しく業務効率化が行われれば、上記のようなメリットがあります。しかし、企業全体が良い雰囲気で業績向上を実現できるような配慮が重要です。
スマホアプリで業務効率化できるおすすめのツール10選
おすすめの業務効率化に役立つスマホアプリをご紹介します。
クラウドストレージサービス
1.業務の簡素化、コスト削減、安心なコラボレーションを同時に実現「Box」
「Box」は、Box社が提供するオンラインストレージサービスです。活用することで社内外のコラボレーションと業務プロセスに関するあらゆるコンテンツを、一箇所に集約して管理、保護、共有、制御することができます。Boxは、ファイルサーバー、シャドーIT、複雑なコンテンツ管理ツールを不要にします。 コンテンツの保存や共有をはじめとする充実した機能を備えたプラットフォームが、コンテンツの一元管理を可能にするため、業務の簡素化とコスト削減を可能にします。
Microsoft Office 365やGoogle Workspace、Slack、Zoomなどさまざまなアプリケーションと統合して使用することが可能。統合できるアプリケーションは1,500種以上にのぼり、クラウドサインやGMO電子印鑑Agreeといった電子契約サービスにも対応しているので、テレワーク中の業務効率化に役立つでしょう。
⒉さまざまなツールがシームレスに使用可能「Dropbox」
「Dropbox」は、Dropbox Japan株式会社が提供する安全にファイルを共有、同期ができるオンラインストレージサービスです。Dropbox Businessのファイル共有とクラウド ストレージ ソリューションは多くのユーザーに支持されており、IT 管理者からの評価も高いサービスです。
ファイルデータは安全に管理されていて、アカウントへのリンク解除による同期の停止や、デバイスに残されたDropboxフォルダの遠隔削除に対応しているため、万一スマートフォンを紛失してしまった場合のリスクを軽減することができます。
業務管理ツール
3.繰り返し機能がある！チームで共有もできる「Todoist」
「Todoist」は、Doist Inc.が提供する無駄を省いたシンプルなデザインで、スマートにタスク管理ができるクラウド型のタスク・プロジェクト管理ツールです。ユーザーが2,000万人超え、2019 年 Googleエディターズ・チョイス、The Verge誌が「今最も優れた Todo リストアプリ」と賞賛されています。
1日のやることを忘れずに取り組めるような機能が豊富で、重要なタスク・プロジェクトに集中する環境を整えることができます。1つのアカウントでPCやタブレット、スマホと様々なデバイスで同期可能で、タスクをチームで共有できたり、毎日、毎週など決まったタスクを簡単操作で繰り返し設定ができるので、ビジネスでもプライベートでも活躍しそうです。
⒋スケジュールの「見える化」で業務把握が便利に「Trello」
「Trello」は、アトラシアンが提供するチームでのプロジェクト管理を効率的に整理するプロジェクト管理ツールです。iOSとAndroidアプリもあるため、スマホやタブレット端末での利用も可能で、タスクを視覚的に管理できる「かんばん方式」なので、誰でも簡単に使いこなすことができるでしょう。
最初に業務の枠組みである「ボード」を設定し、こなすべき「タスク」をカード化して「リスト」にまとめて登録して管理します。何の業務において、誰がいつまでにどの作業をこなすべきなのか、進捗はどうなっているのか等の情報が視覚的に把握できるのが特徴で、約2500万ユーザーが利用しています。
5.タスク管理からデータ検索まで可能なメモ帳「Evernote」
「Evernote」は、ノートを取るように情報を蓄積するサービスで、パソコンやスマートフォン向けの個人用ドキュメント管理システムです。あらゆるデバイスで利用可能なメモツールで、テキストだけでなく、音声や画像、PDFなど思いついたら、どこでも、何でも書き留めたり、保存をすることが出来ます。
クラウド上でデータを管理できるため、複数のデバイスで同じ内容を確認できるのも便利なポイントです。メモ帳との違いは、Evernote内にあるデータを検索でき、複数人とデータを簡単に共有できるところです。リマインダー機能付きのタスク管理があるので、Evernoteだけで業務がかなり効率化されるでしょう。
ビジネスチャットツール
⒍仕事上のコミュニケーションを円滑にする国産ツール「Chatwork」
「Chatwork」は、Chatwork株式会社が提供する導入社数28.5万社を超える国内利用者数No.1のビジネスチャットツールです。直感的に使えるデザインのため、チャットに慣れない方・初めて使う方もスムーズに操作が可能です。また、「担当者」「期限」を設定してタスクを登録できるため、対応漏れを防ぐことができます。ビジネスコミュニケーションをより円滑にする機能として、チャットやタスク管理、ファイル管理などが多くあります。
大規模組織の運用は管理者機能で安心です。業務効率を上げて、大幅なコスト削減を実現できるでしょう。既読機能がなく、外部とのやり取りにおすすめです。また、タスク管理機能に優れており、チームでのコラボレーション機能が充実していています。
⒎仕事で活用できる充実した機能を揃えたLINEのビジネス版「LINE WORKS」
「LINE WORKS」は、ワークスモバイルジャパン株式会社が提供しているなじみのあるコミュニケーションアプリ「LINE」のビジネス版ビジネスチャットツールです。LINEと連携することができ、操作性も似ているため、PCは苦手だが、LINEであればつかえる人が多い職場の場合には、ユーザーの教育も必要なく、導入したその日から誰でもすぐに使える点が人気の秘訣です。
トークやメール、アドレス帳、ホーム（掲示板）での社内通知、メンバーの予定が把握できるカレンダー、ファイルを閲覧できるDriveなど業務の効率化に必要な機能が満載です。
セキュリティ面は、ユーザーの利用履歴をモニタリングできるためリスクを事前に察知し、トラブルが発生したあとの追跡も迅速に行えるので安心です。
2019年8月に発表された「ソフトウェアビジネス新市場2019年版」では、2年連続で有料ビジネスチャット国内シェアNo.1を獲得しました。
⒏コミュニケーションとタスク管理の両立が可能な「Tocaro」
「Tocaro」は、伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が提供するビジネスチャットとタスク管理が一体化したビジネスチャットアプリです。プロジェクトをチームで進めるときに必要なタスク機能や、作業の進捗状況などをリアルタイムで定量化してそのプロセスを見える化できる機能が搭載です。
ワークフロー機能では、スタッフ全員に同一の指示を出すことで作業内容の把握もスムーズになるほか、当事者以外のメンバーも同時に把握できる利点があります。
世界中で数十万社が利用しているファイルストレージサービス「Box®︎」と連携できるため、大切な情報を守ることができ、金融レベルの高セキュリティで安心です。
バックオフィス管理ツール
⒐作業を自動化して請求書業務を大幅に効率化「Misoca」
「Misoca」は、弥生株式会社が提供する簡単な操作で請求業務がすぐに完結する、個人事業主の方に適したクラウド型の請求書システムです。予め自社のテンプレートを用意しておけば簡単に見積書や請求書、納品書を作成できるサービスです。
初めて請求書を作成する人にもわかりやすく使いやすいシステムで、あらかじめ設定されている入力項目に沿って入力を行うだけで、すぐに請求書を作成することが可能です。
無料で使用でき、たった1分で見積書や請求書、納品書の作成が可能で、メールの送付も郵送もワンクリックで完結できます。請求書の自動作成機能や自動メール送信機能のほか、確定申告ソフトとの連携・仕分け自動送信機能も搭載。多くの作業を自動化でき、請求書業務を大幅に効率化することが可能です。忙しいビジネスパーソンにおすすめです。
⒑名刺を効率管理するなら「Eight」
「Eight」は、Sansan株式会社が提供するスマートフォンで名刺を取るだけでクラウドにデータを保存し、名刺管理ができる無料のアプリです。PCからもアクセスできるので、大きなディスプレイとキーボードで操作したい方も安心です。取り込んだ名刺を一元管理できるため、ファイリングの手間も省けます。また、URLやQRコードを相手に送ることでオンライン名刺交換ができます。名刺を共有できる「Eight Team」も便利です。
保存後は、いつでも社名や氏名などで、名刺を取り出し、アクションを取ることが出来ます。
ITツールで無駄な作業を減らして業務効率化を目指しましょう
いかがでしたか？数多くのITツールの中から、おすすめの10選をご紹介しました。ITツールを導入する前に、社内で導入する目的や業務の洗い出しをしっかり行い、自社に必要なツールを話し合うことが失敗しないポイントになります。
多くのツールは日々アップデートされ、さまざまな機能を備えた新製品も次々リリースされています。ツールの多くは、無料で使い始めることができるものを多いため、まずは試してみるのもおすすめです。
スマホで使えるITツールで無駄な作業を無くし、業務効率化を目指しましょう。
