近年、新型コロナウィルスの影響で、多くの企業が急速に働き方を見直しています。オフィスに毎日出勤していた時代から、家やカフェなど、様々な場所からのリモートワークが一般的となりました。このような変化の背後には、デジタルトランスフォーメーション（DX）という言葉が隠れています。DXとは、情報技術を活用してビジネスをより効率的・効果的にすることを目指す考え方です。
この大きな動きの中で、社内のコミュニケーション方法も大きく変わりました。以前は、隣の席や同じフロアのメンバーとの顔を合わせた会話が中心でしたが、今はオンライン上でのチャットやビデオ会議が主流となっています。しかし、これらのツールやサービスを導入する際には、しばしば高額な料金がかかることが課題となります。
特に、予算に限りのある中小企業やスタートアップ企業の方々は、効果的なコミュニケーションツールを無料で探していることでしょう。実は、多くの優れた無料ツールが存在します。
この記事では、すぐにでも取り入れやすいように、この新しい働き方の中で無料のコミュニケーションツールを最大限に活用する方法をわかりやすく解説していきます。
コロナ禍と社内コミュニケーションの変化とは？
世界を席巻したコロナ禍は、企業活動にも大きな変化をもたらしました。その変化の中核には「コミュニケーション」があります。こちらでは、コロナ禍がもたらした社内コミュニケーションの変容と、それにどのように対応すべきかを解説します。
社員の健康と安全を最優先にしたリモートワークの増加
コロナ禍により、多くの企業が従業員の健康と安全を守るため、オフィスでの作業を極力減らし、リモートワークを推進しました。これにより、従業員は自宅や任意の場所から作業を行うことが可能となり、物理的な距離を超えて作業を進めることができました。しかし、これが生んだ新たな課題は「どのようにして効果的にコミュニケーションをとるか」という点です。
ビジネスチャンスを掴むための迅速な意思決定の必要性
リモートワークの増加により、従来のような直接会っての意思決定が難しくなりました。これを解決するためには、オンライン上で迅速かつ正確なコミュニケーションが求められるようになりました。つまり、情報を素早く共有し、全員が同じ認識を持ち、迅速に意思決定できる仕組みが不可欠です。
新しいツールやプラットフォームの採用への要望の高まり
社内コミュニケーションをスムーズにするため、様々なオンラインツールやプラットフォームが注目されました。これらは、チャット機能やビデオ会議機能をはじめとする多くの便利な機能を提供しています。特に、無料のものも多く、小規模企業や予算に限りのある企業でも導入が容易です。これらのツールを活用し、コロナ禍で変化した働き方に柔軟に対応していくことが求められています。
社内コミュニケーションの変化の背景とは？
近年、私たちの働き方やコミュニケーションの手法が大きく変わってきました。特にコロナ禍が加速させた変化は、企業のオフィス文化や働く環境にも影響を及ぼしています。それでは、具体的にどのような変化が起こり、その背景は何なのでしょうか？
テレワークの普及に伴うオフィス文化の変化
従来、多くの企業では「9時から17時」の固定時間での勤務が一般的でした。しかし、テレワークの導入により、自宅や外出先からでも仕事ができるようになりました。これにより、オフィスの存在意義や、オフィスでの勤務の価値が変わり始めています。例えば、オフィスは単なる仕事の場所ではなく、チームの結束を高めるための場所としての役割が強化されてきています。
フレキシブルなワークスタイルの求められる現代
情報技術の進化やクラウド技術の普及により、場所や時間にとらわれずに仕事ができるようになりました。これにより、自分のライフスタイルや体調に合わせて、柔軟に仕事の時間を選べるようになりました。このようなフレキシブルな働き方は、従業員のワークライフバランスの向上や生産性の向上にも寄与しています。
人と人との直接的なコミュニケーションの機会の減少
オンラインミーティングやチャットツールの普及により、従業員間の直接的なコミュニケーションの機会が減少しました。これは、情報の伝達速度や効率性の向上というメリットがある一方で、顔を合わせてのコミュニケーションが持つ「信頼感」や「共感」を生む要素が失われるデメリットも存在します。このバランスを取るための新しいコミュニケーションの方法やツールの選択が、現代の企業にとっての課題となっています。
なぜ社内コミュニケーションは重要なのか？
社内コミュニケーションとは、組織内のメンバー同士が情報や意見を共有し合うことを指します。これは、企業や組織が円滑に機能するための基盤となる要素です。では、なぜ社内コミュニケーションは重要なのかをご説明します。
共通の理解を促進
正確な情報の伝達によって、全員が同じ目標や方向性に向かって行動することができます。誤解や情報の齟齬が生じることを防ぎます。
組織の結束を強化
メンバー同士が頻繁にコミュニケーションを取ることで、チームの一体感や信頼感が育まれます。これは、良好な職場環境の構築にも寄与します。
問題の早期発見と解決
オープンなコミュニケーションが行われている場では、問題や課題が早期に共有され、迅速な対応や解決が可能となります。
効率的な業務進行
必要な情報が迅速に伝わることで、業務の手間や時間の無駄を削減することができます。
社員のモチベーション向上
声が聞かれていると感じることで、社員の満足度やモチベーションが向上します。これは、生産性の向上や離職率の低下にも繋がります。
組織や企業の成功は、その中でのコミュニケーションの質や頻度に大きく左右されます。良好な社内コミュニケーションは、チームの生産性や社員の満足度を高め、組織全体の成果を向上させる鍵となります。そのため、社内コミュニケーションの重要性を理解し、それを活発にする取り組みを行うことは、どの企業や組織にとっても必要不可欠なのです。
無料ツールを活用した社内コミュニケーションの強化方法
コロナ禍によるリモートワークの増加は、企業がコミュニケーションツールを再評価する契機となりました。以下に、無料で利用できる主要なコミュニケーションツールと、その活用法を紹介します。ぜひ参考にしてみて下さい。
チャットツール
Slack
Slackは、リアルタイムのコミュニケーションツールとして幅広い業種や企業で採用されています。特徴的なのは、チャネルというカテゴリに情報を分けて整理できる点です。これにより、プロジェクトや部署ごとのコミュニケーションが非常に効率的になります。また、外部アプリとの連携が容易で、他のツールとの情報連携もスムーズに行えます。
※無料版は期限なく利用できます。
Microsoft Teams
Microsoftが提供するチャットベースのワークスペース。Office 365の各アプリケーション（Word, Excel, PowerPoint）とのシームレスな連携が魅力です。チーム内でのファイル共有や編集、会議のスケジューリングなど、業務に必要な作業を一元的に行うことができます。
※無料版は期限なく利用できます。
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software
Tocaro（トライアル）
Tocaroは、セキュリティ面に特化したビジネスチャットツールです。エンドツーエンドの暗号化が施されており、機密情報を安心して共有できるのが大きな特長。また、直感的な操作感で、企業の規模を問わず導入が進んでいます。
※無料で利用できるトライアル期間は30日間です。
Chatwork
Chatworkは、日本国内で広く利用されているビジネスチャットツールの一つです。メッセージのやりとりだけでなく、タスク管理機能が組み込まれており、期限や担当者を指定して業務を進めることができます。これにより、コミュニケーションとタスク管理を一つのプラットフォームで効率よく行えます。
※無料版は期限なく利用できます。
LINE WORKS
一般的なLINEアプリのビジネス版として提供されているツール。LINEの使い慣れたインターフェースをそのままビジネスシーンに取り入れることができ、スムーズなコミュニケーションが可能です。セキュリティ面も強化されており、ビジネスの場での情報共有にも適しています。
※無料版は期限なく利用できます。
https://line.worksmobile.com/jp/
ビデオ会議ツール
Zoom
世界中で利用されているビデオ会議ツール。高い画質と安定した通信が特徴で、大規模なミーティングやウェビナーの開催にも対応しています。ブレイクアウトルーム機能や背景の変更など、多彩なオプションが利用できます。
※無料版は期限なく利用できます。（ミーティング時間の制限あり）
https://explore.zoom.us/ja/products/meetings/
Google Meet
Googleが提供するビデオ会議ツール。Googleカレンダーとの連携がスムーズで、会議のスケジューリングや参加が非常に簡単です。また、自動字幕機能も搭載されており、ミーティングの内容をテキストとして残すことも可能です。
※無料版は期限なく利用できます。
https://meet.google.com
プロジェクト管理ツール
Trello
カードベースのタスク管理ツール。ドラッグ&ドロップの直感的な操作で、タスクの進捗や担当者の管理が一目瞭然です。ボードやリストのカスタマイズ性が高く、プロジェクトの性質やチームの作業スタイルに合わせて柔軟に運用できます。
※無料版は期限なく利用できます。
https://trello.com/home
Asana
タスクやプロジェクトを管理するためのツール。詳細なタスクの設定や依存関係の指定、期限の設定など、プロジェクト管理に必要な機能が充実しています。チームメンバー間での進捗の共有や、各メンバーの負荷の確認などが簡単に行えます。
※無料版は期限なく利用できます。
https://asana.com/ja
社内コミュニケーションツール導入時の注意点とは？
現代の組織において、情報を迅速かつ正確に共有することは絶対的な価値を持っています。社内コミュニケーションツールは、この要求を具現化する鍵となるツールとして多くの企業で導入されています。しかし、一方で、その導入は適切な選択と計画なく行われると、期待する効果を得られない、あるいは新たな問題を生むリスクも孕んでいます。ここでは、社内コミュニケーションツールを選ぶときに確認すべきポイントを、経験と実績を基に詳しく解説していきます。
目的の明確化
ツール導入の目的や目標を明確に設定しましょう。例えば、非同期のコミュニケーションの効率化、リアルタイムの情報共有、プロジェクト管理など、何を達成したいのかを理解することが重要です。
ユーザビリティの確認
ツールは直感的で使いやすいものであるべきです。難解なインターフェースは、スタッフの利用率低下を招く可能性があります。
セキュリティの確保
企業情報の漏洩や外部からの攻撃を防ぐため、セキュリティ機能が十分に整っているか確認が必要です。
拡張性と柔軟性
企業の成長や変化に合わせて、ツールをカスタマイズや拡張できるかを評価しましょう。
コストパフォーマンスの確認
予算内で最大限の機能やサポートを受けられるツールを選ぶことが重要です。
導入後のサポートや研修
ツール提供企業が十分なサポートや研修を提供しているかを確認しましょう。導入初期のサポートは、スムーズな運用開始に不可欠です。
社員の意見やフィードバックの収集
実際にツールを使用する社員の意見やフィードバックを定期的に収集し、改善やカスタマイズの参考にすることが重要です。
他のツールやシステムとの連携
既に使用しているシステムやツールとスムーズに連携できるかを確認することで、業務の一貫性や効率性を保つことができます。
データのバックアップと復旧
万が一のデータ損失や障害時の対応策がしっかりと整っているか確認が必要です。
期間限定のトライアル利用
導入を検討しているツールが期間限定のトライアルを提供している場合、それを利用して実際の利便性や機能を確かめるのがおすすめです。
コロナ禍以降の新しい社内コミュニケーションの取り組みとは？
コロナ禍によるリモートワークの増加は、従来のオフィスでの社内コミュニケーションや交流の場が減少する一方、新たなオンライン上の交流の機会を生み出しました。このような環境下で、どのようにして社員同士の結束を強化し、モチベーションを保つかが企業の大きな課題となっています。ここでは、その解決策としてオンラインでの社内イベントの開催について紹介します。
バーチャルオフィスツアー
新入社員のオリエンテーションや部署間の交流を目的として、オンライン上でのオフィスツアーを行う企業が増えています。Webカメラを利用してオフィスの雰囲気を伝えたり、各部署の紹介を動画で行うことで、リモートワーク中の社員にもオフィスの雰囲気や文化を感じ取ることができます。
オンライン飲み会
従来のアフターファイブの交流の場をオンライン上に移行する企業も多くなりました。ZoomやGoogle Meetを使用して、社員同士がリラックスした雰囲気で交流することができます。また、オンライン上でのゲームやクイズを取り入れることで、参加者の盛り上がりをさらに高めることもできます。
クロス部門のオンラインミーティングやワークショップ
異なる部署やプロジェクトチーム間での連携を強化するためのオンラインの交流の場が設けられています。これにより、部署間の情報の壁を取り払い、新たなアイデアや提案が生まれる機会を増やすことができます。具体的には、オンライン上でのブレインストーミングセッションやアイデア共有のミーティングなどが行われています。
オンラインでの社内イベントは、従来の対面の交流の場とは異なる魅力や効果があります。新たな取り組みを導入することで、コロナ禍以降変化した働き方の中で社員の結束を強化し、企業文化を継続的に育てていくことができます。
社内コミュニケーションの新たな課題と対策とは？
コミュニケーションは、組織の健全な運営や成果を生む上での鍵となる要素です。特に、リモートワークの増加に伴い、新しいコミュニケーションの課題が浮き彫りになっています。ここでは、その主な課題とその対策を簡単にご紹介します。
1. リモートワーク時代のコミュニケーションのハードル
課題
オフィスでの直接的なコミュニケーションが減少し、ニュアンスや感情を伝えにくくなっています。また、チームの一体感や連帯感が希薄になることもあり悩んでいる企業が多くあります。
対策
定期的なオンラインミーティングの設定や、ビデオを使った社内コミュニケーションを奨励しましょう。オンラインでも「顔を見る」ことで、非言語的なコミュニケーションを補完します。
2. コミュニケーションツールの過度な使用と情報過多の問題
課題
複数のコミュニケーションツールが乱立し、どのツールで何の情報が共有されているのか把握しきれない企業が増えています。情報過多によるストレスや、重要な情報の見落としのリスクが高まります。
対策
ツールの使用目的や役割を明確にし、チーム内でのルールを設定しましょう。また、情報の整理や一元化を行うため社内で統一したツールを活用するようにしましょう。
3. 有意義なコミュニケーションのためのヒント
ヒント1）「質」を重視する
数多くのコミュニケーションよりも、具体的で明確なコミュニケーションを心掛ける。
ヒント2） 伝える側と受け取る側の双方の理解を確認する
伝えたいことが相手に正確に伝わったかを確認する時間を持つ。
ヒント3）定期的なフィードバックの機会を持つ
コミュニケーションの質を高めるため、相互のフィードバックを定期的に行い、改善点を見つけ出す。
デジタルツールを利用して効果的な社内コミュニケーションを実現させましょう
コロナ禍以降、私たちの働き方やコミュニケーションの方法が大きく変わったことは間違いありません。しかし、この変化は新しいチャンスでもあります。無料のツールを駆使して、より良いコミュニケーションを実現することで、企業の生産性や社員の満足度を向上させることができますこの機会に、従来の方法に固執することなく、新しい道を探求し、社内コミュニケーションの質を向上させることで、企業全体の成長や発展を促進しましょう。
