リモートワークの普及に伴い、多くの企業でビジネスチャットツールの導入が進んでいます。既にビジネスチャットに関するガイドラインを設定している企業もあるかもしれませんが、非対面かつテキストだけのやりとりであるがために新たに起きてきている問題があります。
今回は、そんな問題と解決策について解説をしていきたいと思います。
1. ダイレクトメッセージでのやり取りが多用されている
多くのビジネスチャットツールには、個人同士がメッセージをやり取りできるダイレクトメッセージ機能が実装されています。プライベートでLINEやFacebookメッセンジャーなどで個人間のやり取りに慣れている方も多く、ビジネスチャットツールにおいてもダイレクトメッセージを利用されている方も多いのではないでしょうか？
しかし、これには大きな問題が潜んでいます。ダイレクトメッセージはクローズドな環境であるがために、緊張感がなくなりパブリックな場所で言えないようなことも言ってしまうこともあるかもしれません。しかし、一度送信したメッセージは記録されてしまいますし、その内容がスクリーンショットで保存されてしまうリスクなどもあります。
【解決策】
社内で利用するビジネスチャットにおいては、原則ダイレクトメッセージでのやり取りは禁止し、パブリックな場所での発言を行うように促す。
2. 休日や時間外のメッセージがストレスやプレッシャーに
ビジネスチャットの多くがスマートフォン向けのアプリを提供し、送信するメッセージもメールのように形式張ったものではなく、気楽に送れることから休日や時間外に思ったこと、考えたことなどを即座に送ってしまうということがあります。
送った本人は、休日や時間外に送った内容だけど、勤務時間中に返してくれれば良いと考えていても、受け取った人にとってはストレスやプレッシャーを感じることもあります。
【解決策】
原則休日や時間外のメッセージ送信は禁止にする。急を要するものに関しては、「休日（業務時間外）なのに申し訳ありません」や「返信は休み明け（明日）で大丈夫です」などを添えて送る。
3. 反応がないことに対して不安を感じる人も
自身が送ったメッセージに対して何も反応がないと不安に感じることはありませんか？
メッセージを受け取った人は、しっかりとメッセージを読み込み適切な返信をしようと考えて反応をしていなかったとしても、ビジネスチャットなどにおいてもLINEで「既読スルー」と言われるような送信したメッセージに反応がないと不安に感じる人は多いようです。
【解決策】
まずは何かしらの反応をする。ビジネスチャットに搭載されているスタンプや絵文字を使うのも有効。
4. クローズドな場所に発信した内容がオープンになることも
ダイレクトメッセージが多用されることによる問題でも触れましたが、クローズドな場所で投稿したことが他の人に見せられてしまったり、スクリーンショットで保存され拡散されてしまうということもあります。
最近でもある大会の演出担当の方がその演出方法をクローズドな場でやり取りしていた内容がハラスメントを含むものであるということで拡散され、ニュースにまでなり辞任に追い込まれるということなども起きています。
【解決策】
クローズドな場であろうとオープンになる可能性を考えてメッセージを送信する。
5. 相手や第三者にとっては厳しく見えることも
例えば、ビジネスチャット上で上司が部下に対して注意をした時、注意をした上司自身は軽く伝えたつもりでもテキストを受け取った本人やそのやり取りを見かけた第三者にとっては厳しい指摘をしているように感じることもあります。
【解決策】
相手に対して注意をする場合は、ビジネスチャット上ではなくオンライン会議や対面など表情が見える場所で行う。
