2020年の新型コロナウイルス感染拡大に伴い、リモートワークを導入する企業が増える中でビジネスチャットがより重要性を増しています。リモートワークが増え、対面での社員同士のコミュニケーションが難しくなる中、ビジネスチャットを利用することでコミュニケーションの改善や業務の効率化が期待できます。
現在ビジネスチャットの導入を考えている担当者の方は、社内の連絡は従来どおりのコミュニケーションツールがあれば満足とお考えの方も多いのではないでしょうか。ビジネスチャットは、ただのチャットメインのツールではありません。
ビジネスチャットを導入すると期待される効果として挙げられるものがあります。
『生産性の向上・業務の効率化』
『コミュニケーションの活性化』
『セキュリティの強化』
『コミュニケーション手段の選択』です。
しかし、まだ導入されていない方にはいまいちピンと来ないかも知れません。
そこでこの記事では、伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が開発したビジネスチャット『Tocaro』の導入事例を参考に、各社が抱える課題がどのように改善されたのか徹底解説します。
Tocaroを詳しくみる：https://tocaro.im
（この記事は、2023年3月時点の情報です。）
ビジネスチャットの導入事例1：富士電機株式会社
メール＆電話の調整工数を削減し社員の工数削減・業務効率が“劇的”に改善
出典：https://tocaro.im
Tocaro導入前の課題
1.電話・メールにかかるコスト
2.複数業者との調整業務コスト
3.シャドーITの懸念・リスク
Tocaro導入による効果
1.コミュニケーション効率の向上
2.遠方・複数業者との業務効率UP
3.利便性とセキュリティの両立
担当者のコメント
協力会社には若い方が多く、先行してコミュニケーションツールを導入しなければ、プライベートツールがメインになってしまう「シャドーIT」リスクへの危機感や、検索しにくくやり取りに時間がかかるメールに1日中張り付いていなくて良いような、すぐに情報を探せる、容易にコミュニケーションの場が設けられるようなツールを探して導入を決めました。
導入後は、1日中メール対応のためにデスクに張り付く必要がなくなり、遠方の協力会社とも気軽にコミュニケーションが取れるので仕事がしやすくなりました。複数の協力会社とのやりとりも、調整業務が一気に省けるようになっています。関係者のみで作るグループで、協力会社間でも円滑にコミュニケーションが取れるのが気に入っています。情報共有の意味でも、ファイルのバージョン管理をTocaroが自動で行ってくれるので、アーカイブ性が高いです。
ビジネスチャットの導入事例2：イオンドットコム株式会社
企業文化作りの第一歩を実現
出典：https://tocaro.im
Tocaro導入前の課題
1.乱立したツールの一本化
2.メールや電話の削減
3.セキュリティ強化
Tocaro導入による効果
1.コミュニケーションの管理
2.社内メール4割削減
3.コミュニケーションの促進
担当者のコメント
イオングループの中期経営計画の１つである「デジタルシフト」の中核を担う企業として社内のデジタル化を推進していているにも関わらず、社内に正式なチャットツールが無く、メールや電話が主なコミュニケーションツールとなっていました。多くの中途社員を採用したことや、拠点を増やすことになったので結果的にチームや個々でツールを管理することとなり、セキュリティという観点でも懸念するようになったため導入しました。
導入に際して、誰かが率先して教え、その人がまた他の人に教え合うという流れを作ることで、社内の認知度が徐々に上げてきました。メールの利用率を大きく削減することや横断した部署間でのコミュニケーションの活性化につながってきました。Tocaroに限らず、ビジネスチャットでは、お互いの感情も伝わるようにと、丁寧な文章を書くことも心掛ける必要があります。TocaroではURLを貼るとそのサイトの概要が出てくるので、この細かな違いが受け手にとっては無機質な情報にならなような工夫となっていて助かっています。
ビジネスチャットの導入事例3：ワイジェイFX株式会社
シャドーIT撲滅と生産性向上の両立を達成
出典：https://tocaro.im
Tocaro導入前の課題
1.シャドーITによる懸念
2.利便性とセキュリティの両立
3.通知機能の改善
Tocaro導入による効果
1.シャドーITの撲滅
2.業務効率の向上
3.コミュニケーションの促進
担当者のコメント
社員のほとんどがチャットツールとして他のツールを利用していましたが、各種管理機能・制限機能が少なくシャドーITによる懸念があり、管理上の問題点が課題となって導入にあたり複数のビジネスチャットと比較をしました。基本的な機能で大きな差はありませんでしたが、最終的な決め手としてはTocaro運営者に直接相談ができ、開発者との距離が近く、改修要望などに迅速に対応頂けたことがポイントでした。
導入は、既存ツールを常時利用しているので、切り替えのタイミングが難しかったが、事前通達をした上で、システムにて既存ツールを利用禁止にすることで一気に切り替えを行いました。利用者の声を聞き真摯に対応頂けるので非常に満足しています。始めるのであれば全社導入を視野に入れて始めてみてください。
ビジネスチャットの導入事例4：株式会社高島屋
紙媒体８割削減＆情報伝達の精度向上に成功
出典：https://tocaro.im
Tocaro導入前の課題
1.紙媒体での情報共有によるセキュリティリスク
2.情報伝達(引き継ぎなど)にかかるコスト
3.ナレッジの管理
Tocaro導入による効果
1.紙媒体を８割削減
2.情報伝達の精度向上
3.ナレッジ管理/共有の実現
担当者のコメント
導入前の一番大きな問題は、店舗の売場マネジャーの業務が非常に増えていた中での情報の伝達/共有です。メールで発信された情報を何百人のスタッフに共有、紙媒体での情報伝達も多く、それに伴うセキュリティリスク、ナレッジの管理不足という問題もありました。
導入の決め手はぱっと見たUIが使いやすかったことが理由としてあります。ただ最後の決断は「CTCと一緒に新しいチャレンジがしたい」と思ったことでした。導入前から寄り添う姿勢を見せてくれ、抱えている課題を解決するための機能改修もしてくれました。製品単体ではなく、CTCのサポートあっての導入でした。
導入後は、1日あたり情報伝達にかかっている時間が1時間削減できています。情報伝達における紙媒体の利用も8割削減できており、情報伝達の精度も上がっています。Tocaroにすべての情報が集約されているため、忘れてしまった情報もすぐ探せることが大きいです。
ビジネスチャットの導入事例5：更紗ホテルズ
社内コミュニケーションの活性化によりお客様へのサービス向上
出典：https://tocaro.im
Tocaro導入前の課題
1.勤務体系がシフト制であるため、伝達された情報に格差がある
2.お客様の声が本部まで落ちてこない
3.スタッフ間でのコミュニケーションが取れているか不安
Tocaro導入による効果
1.24時間いつでも全社員で共有
2.お客様の声はグループチャットで共有することで、本部も認識
3.対面で話しているように、チャットでコミュニケーションが向上
担当者のコメント
勤務体系がシフト制であるがゆえ、スタッフ同士がリアルタイムな情報伝達ができないことや、本部にお客様の声やスタッフの意見が落ちてこないこと、口頭や紙ベースでの情報伝達が多いことを懸念していました。
”クラウドファイル共有サービス「Box」と連携できること”と”CTCのバックアップ体制”の2つです。CTCに、QA対応や勉強会などでバックアップしてもらったことで、導入への不安や手間を省くことができました。
ビジネスチャットの導入事例6：伊藤忠インタラクティブ株式会社
情報・ナレッジ共有が活性化したことで、社員の“興味”や“志向”が見えてきた
出典：https://tocaro.im
Tocaro導入前の課題
1.大量のメールと会議
2.マネージャーが数多くの案件状況を追うのに時間がかかる
3.ファイルの運用をBoxに合わせたい
Tocaro導入による効果
1.メール/会議ともに削減
2.マネージャーが案件状況をより正確に把握することが可能に
3.Box連携により運用ルールの統一&セキュリティ向上
担当者のコメント
情報共有の手段はメールで、メールの量は1日100通を超え、多い人は500通近くのメールを送受信する人もいました。 メールだけでなく、定例ミーティングも多く、これらを削減したいと考え導入しました。
Box連携とセキュリティの要素が、導入の決め手になりました。 それに加えて、CTC自らフォローアップしてくれたことも大きな理由の1つです。
導入後は、一番効果があったのはメールにかけていた時間の削減でした。 何百通とあったメールが減り、コミュニケーションのスピードが高まることは、すなわち本来の業務に割く時間が増えるということです。コミュニケーションの密度も高くなったことで、定例ミーティングなどの会議の回数も減っています。
ビジネスチャットの導入事例7：株式会社アイ・ユー・ケイ
Tocaro&Boxで社内コミュニケーションを効率化
出典：https://tocaro.im
Tocaro導入前の課題
1.外出時のコミュニケーションロス
2.タスクの抜け漏れ
3.プロジェクト/案件の情報が属人化
Tocaro導入による効果
1.外出メンバーとも円滑にコミュニケーション
2.チームでタスク管理を行うことで、抜け漏れを削減
3.ナレッジの均一化にも貢献
担当者のコメント
抱えていた課題は、外出時のコミュニケーションロスとそこから生まれてくるタスクの抜け漏れでした。営業メンバーは外出していることが非常に多く、コミュニケーションが困難になっていて、大半の社内コミュニケーションは、電話とメールであったため、タスクの抜け漏れやお客様へのレスポンスが遅くなってしまうことから導入を決意しました。
導入したことにより、コミュニケーションスピードを向上でき、課題解決に大きく貢献してくれています。案件やプロジェクトが始まる時は、関わるメンバー全員のチャットグループを作り、一気通貫してコミュニケーションを行います。社内外問わず、チャットで手軽に連絡を取り合えるため、メールよりも楽に、電話よりも的確に情報の共有/伝達が行えています。全メンバーが入っているチャットグループでコミュニケーションを行うことで、ナレッジの均一化にも繋がり、情報の属人化を防ぐことも出来、お客様への対応が複数人で出来るようになりました。
Tocaroに決めたのは、やはり「Box連携」が大きな理由です。ビジネスチャットツールの市場において、ここまでBoxに振り切って開発している製品は他にありません。Boxユーザーでビジネスチャットツールを検討している企業は、Tocaroを採用するのが良いのではないかと思います。もちろん通常の機能である、チャット/タスク/ビデオ通話/検索も優れており、セキュリティ的にも申し分のない製品になっています。
ビジネスチャットの導入事例8：Mamasan & Company 株式会社
Tocaro&Boxでママさんが自宅で働けるセキュアプラットフォームの構築が出来た
出典：https://tocaro.im
Tocaro導入前の課題
1.セキュリティ強化
2.Boxと連携できるビジネスチャットツールが欲しい
3.過去情報の検索を細かくしたい
Tocaro導入による効果
1.万全のセキュリティ
2.Box連携でコンテンツを一元化
3.細かい検索が可能に
担当者のコメント
ほとんどのメンバーが在宅勤務のため、様々なクラウドサービスを利用していました、
導入した決め手は、CTC独自開発ゆえの安心感とBox連携がキーポイントでした。Tocaroの機能の中でかなり有効活用しているのが、メンバー全員でTo-Doを管理/共有できる機能です。我々は、打ち合わせなどで発生したTo-Doを、すべてTocaroのTo-Doリストに入れることで、チーム内で一人一人のTo-Doを共有できています。これによりチームメンバーの稼働状況を一目で把握することができ、仕事が振りやすくなりました。
ビジネスチャットの導入事例9：西日本電信電話株式会社
コミュニケーションの効率化によって、ワークスタイル変革に寄与
出典：https://tocaro.im
Tocaro導入前の課題
1.フリーアドレスのため、対面のコミュニケーションが困難
2.出張時のコミュニケーションが困難
3.セキュリティ不安
Tocaro導入による効果
1.チャットで情報共有することで、コミュニケーションを円滑化
2.アプリ通話によって、通話コストの削減
3.充実のセキュリティ機能によって、安心して利用可能
担当者のコメント
在宅勤務やフリーアドレス等の働き方改革を進めているため、対面でのコミュニケーションが困難になっていることが課題となり導入しました。
Tocaroを導入後は、十分に社内コミュニケーションを補完出来ています。あらゆる情報共有を行う、コミュニケーションのプラットフォームとなっていて、メールよりタイムリーにかつ電話より相手の時間を拘束することなく、円滑な社内コミュニケーションが可能となりました。今までできなかったチームでのタスク管理も、Tocaroのタスク機能を利用してできるようになっており、生産性向上に繋がっていると感じています。
ビジネスチャットの導入事例10：株式会社昭文社
Tocaro&Boxで大容量データのやりとりを効率化できた
出典：https://tocaro.im
Tocaro導入前の課題
1.ツールの乱立によるシャドーIT
2.情報共有のスピードが遅く、非効率
3.ファイル共有時のセキュリティ不安
Tocaro導入による効果
1.ツールの1本化に成功、シャドーITの撲滅
2.情報共有の効率化、コミュニケーションの活性化
3.Box連携によるセキュリティ・利便性の向上
担当者のコメント
出版以外の事業が拡大するにつれて業務のスピード感が求められるようになり、各部署で個別にビジネスチャットツールやLINEを使って業務上の連絡を取り合うという状況に危機感を持ち、複数のチャットツールの乱立による情報漏洩リスクの防止と、新たなコミュケーション手段の整備による情報共有・伝達の効率化のために導入しました。
当社の中でビジネスチャット導入の条件は編集/削除と未読/既読機能でした。誤って投稿をしてもメッセージの修正や削除が出来るので安心してチャットができますし、未読/既読機能を使えば、相手に情報が伝わっているのか知ることもできます。
またTocaroのチャットグループは、後から参加したメンバーも過去の履歴を閲覧することが出来るので、情報のデータベースとしても使用しています。
ビジネスチャットの導入事例11：メディアリンク株式会社
全ての社内コミュニケーションをTocaroに統一
出典：https://tocaro.im
Tocaro導入前の課題
1.既存製品のセキュリティ不安
2.過去のチャット履歴の検索が複雑
3.社内のコミュニケーションのスピード不足
Tocaro導入による効果
1.セキュリティ向上
2.過去履歴の検索が簡素化
3.社内外共にコミュニケーションスピードが向上
担当者のコメント
以前は、他社のチャットツールを利用していたが、セキュリティへの不安があり、機密情報のやり取りは禁止していました。その中で、事業の規模も大きくなり、生産性を上げる必要があったため、全ての情報共有をチャットで行いたかったため、導入しました。
導入後は、採用活動でも人事部と内定者、内定者同士を繋ぐビジネスチャットとして、Tocaroを利用しています。今までは、内定者とリアルタイムにコミュニケーションすることが難しかったのですが、Tocaroを利用することで、密なコミュニケーションを行えるようになりました。内定者はチャットに慣れ親しんでいるため、気楽に連絡が取りあえるようになったと感じています。
ビジネスチャットの導入事例12： 株式会社AIRDO
「シンプル＆使いやすさ」が札幌-東京間をスムーズにCTCの対応力とBox連携も導入の決め手
出典：https://tocaro.im
Tocaro導入前の課題
1.連絡手段が電話とメールのみ
2.ファイルの見落としや容量問題
3.札幌-東京2拠点間のコミュニケーション
Tocaro導入による効果
1.拠点間のコミュニケーションが円滑化
2.サービスデスク開設によるナレッジ共有
3.障害発生時の連絡効率UP
担当者のコメント
Tocaroに決める前にいくつかビジネスチャットをトライアルをしたのですが、「動作が重い」「マシンスペックが足りない」「会話のログ参照ができない」といった声もあり、シンプルなものが良いな…と前々から思っていました。Tocaroに触ってみると、非常にシンプルでした。とは言っても必要な機能は揃っており、動作も軽くストレスなく利用することができました。
チームの結果にきちんとこだわるビジネスチャットTocaro
組織で働くビジネスパーソンがより効率的に働くことをサポートすることを目的として開発された「Tocaro」は、伊藤忠テクノソリューションズが提供するビジネスチャットツールです。『グループチャット』『ファイル共有』『タスク管理機能』『ビデオ通話』『通話』『Box連携』『柔軟なセキュリティ機能』を装備しています。
安心安全で使いやすさを重視する金融・通信・鉄道・航空・教育など、幅広い業界で利用されています。
テレワークなど多様化する働き方が増える中で、社内コミュニケーション不足が課題となりつつあります。課題解消のためにも、ビジネスチャットの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
