ビジネスチャットとは、コミュニケーションの即時性を高めてくれるチャットやグループ通話、プロジェクトやタスク管理などのビジネスコミュニケーションのほとんどをカバーしているビジネスの用途に特化したツールです。コロナ禍でテレワークを導入する企業が増える中、社員同士のコミュニケーション不足が課題に挙がっています。社員同士のコミュニケーションの面をサポートするツールとして注目されています。
一般的なチャットツールをビジネスとして利用することも可能ですが、ビジネスとプライベートのアカウントやSNSツールを共有すると、情報漏えいなどのセキュリティの課題が生じたりワークライフバランスを崩す要因にもなります。「シャドーIT」によるセキュリティリスクを防止するためにも、チャットツールのビジネス利用を行う場合は、セキュリティがしっかりしたビジネスチャットツールを利用するようにしましょう。
この記事では、ビジネスチャットを導入する利点と実際に導入する際の手順、おすすめのビジネスチャットツールを解説していきます。
ビジネスチャットとは？
ビジネスシーンにおいて、長らくメールと電話が主な連絡手段として定着していました。しかし、LINE等の普及で連絡はリアルタイムで行うことが定着してきました。メールではリアルタイムでやり取りできず、一方通行的で相手がメールを読んだかどうか確認することができないため、メールの後でメール送信の確認電話をするなどの、業務効率化とは程遠いコミュニケーションが一般的でスマートではありません。
相手や自身がオフィスを不在にしがちな場合はなかなか連絡がつかず、急ぎの連絡が遅れてしまいがちで困った経験は誰もがあると思います。その悩みを解消したのが、「ビジネスチャット」です。
近年の働き方改革やリモートワークの普及により導入が広がっているビジネス用途に特化したチャットツールのことで、1対1または複数人でコミュニケーションを取ることが出来ます。メールでは文頭に「お世話になってます」「お疲れ様です」といった挨拶文や署名を記載するなど、ビジネスマナーを意識しなければならないのに対し、ビジネスチャットでは挨拶文などを省き、要件だけをまとめた端的な文章を使用します。
また、あえて返信するほどではないメッセージに対しては絵文字で返すこともできるため、メールよりも気軽に使え、ニュアンスも伝え易いことが特徴的です。テレワークで欠けがちな、ちょっと聞く、答えるといったことにも有効です。
チャット機能以外にも、ファイル共有機能、音声・ビデオ通話機能などが基本機能として搭載されており、中にはタスク管理ツールなどを搭載しているチャットツールもリリースされていて、ビジネスに必要なツールとなりつつあります。
個人向けチャットをビジネスで使用することは危険です
ビジネスチャットはビジネスシーンでの利用を想定しているため、個人向けチャットとの相違点として、高いセキュリティを確保しながら大容量のデータ保存にも対応しているなど、ビジネス利用に必要な基本機能を揃えています。
自社ならびに自社の顧客情報などの機密情報を取り扱うビジネスチャットツールである以上、漏洩リスクを放置することはできません。情報漏洩は、企業の信用を失墜させる原因にもなりえるので、セキュリティ面の確認はしっかりしましょう。
ビジネスチャット導入の３つの利点
なぜ個人向けチャットではなく、ビジネスではビジネスチャットを利用したほうがいいのでしょうか？まずは、ビジネスチャットを導入することの利点について解説をしていきます。
1. 多様な働き方が可能に
ビジネスチャットを導入することで場所の制約から開放されます。リモートワークや終日外勤やワーケーションなど様々な働き方に対応することが可能です。
これまでは会議というと同じ場所に集まって行うのが基本でしたが、ビジネスチャットがあれば打ち合わせが必要になれば、すぐにビジネスチャット上のチャンネルやルームで会議を開始することができます。
また、ビジネスチャットの様々な機能（タスク、ファイル機能、会議など）を活用してマルチタスクに対応することもできるため、会社にいなくてもプロジェクトの進行や管理をスムーズに行うことができます。
2. コミュニケーションを効率化できる
ビジネスチャットは、パソコンやスマートフォンなどオンライン上で使用するので、テレワーク中の自宅から利用するなどの、利用する場所や時間を選びません。
INEなどの個人向けチャットの普及率がとても高いこともあり、伝えたいことをシンプルにやりとりをすることに慣れているため、コミュニケーションをスピーディに効率的に行うことが出来ます。
既読機能やスタンプ等で相手の反応がすぐに確認できるため、相手の反応待ちなどの余計な時間を削減することが出来ます。
3. 高いセキュリティで情報漏えいリスクを抑えられる
ビジネスチャットツールは、社内だけでなく取引先や委託先など社外のメンバーとのやり取りに利用することもあるため、個人情報や機密情報の漏えいを防止できる高いセキュリティを備えているのが特徴です。多
くのツールでは、利用者を管理者が厳格に管理することが出来る上、一般的に暗号化などの万全の情報漏えい対策を講じており、中には銀行と同水準のセキュリティレベルのツールもあります。
失敗しない！ビジネスチャットの導入手順
ビジネスチャットを導入する際には、下記の手順を参考に導入を検討してみてください。
1. 導入する目的を明確にする
導入する際には、まず目的を明確にすることが必要です。特に、経営層が考える目的と現場のメンバーが導入したい目的が違うこともあるため、しっかりと社内で話し合いを行うことをおすすめします。
導入する目的をはっきりさせて、ツールを利用するスタッフ全員に共有しましょう。
しっかりと明確化された目的が共有されていなければ、導入しても使われない可能性が高くなり、導入失敗となりかねません。
2. 特定のメンバーや部署でトライアル導入をする
ビジネスチャットツールの導入目的が決まったら、次はトライアル導入を行います。全社員への一斉導入をしてしまうと使いにくいツールだった場合に、すぐに次のツールに移行することは現実問題として難しいからです。そうならないためにも、特定の部署やメンバーでまずはテスト的に導入を行い、自社の目的に合ったツールであるか？使いやすさは問題ないか？などを確認すると良いです。
3. 利用ルールを定める
導入するビジネスチャットツールが決まったら全社導入前に利用ルールを定めましょう。利用ルールを定めずに、全社にビジネスチャットツールを導入すると様々な問題が起こることもあります。そのため、事前に導入時に起こる問題を想定し、利用ルールの設定と全社への周知を行うとスムーズな導入が可能となります。
例えば、事前に明確化すべき運用ルールは、下記の４つが一般的です。
①利用時間帯
②投稿禁止事項
③アカウントの発行管理
④グループチャット作成権限
あまり縛りすぎると、誰もツールを使わなくなりますので常識的な範囲のみにしましょう。
4.既存ツールとの使い分け期間を設定する
ビジネスチャットツールを全社員に導入したあとすぐに、今まで使っていた連絡手段を無くしてしまうと、現場は混乱し不満が溜まってしまい、トラブルに発展するかもしれません。例えば、電話は緊急性が高い時のみに使用する、メールは社外の人との連絡限定、完全移行は〇日までになど徐々に移行するようにスケジューリングしましょう。
5.定着しない場合は早めに解決策を
ビジネスチャットツールを導入したものの、なかなか社内に浸透しなかったときの解決方法は２つあります。
1つは、「マニュアルを作成する」です。既存のマニュアルは存在しますが、噛み砕いて解説しなければ使いこなせない人も多いはずです。社内のビジネスチャットツール担当者が、マニュアルを作成しましょう。同じ職場で働く人間が書いたマニュアルなので、デフォルトのマニュアルよりも理解度が高まり、完全導入への浸透が早くなるはずです。
２つ目は、「勉強会を開催する」です。ITスキルは人によって違うため、導入後に何も教えてなくてもすぐに使える人と、使いこなせない人がいるでしょう。そこでオススメなのが、社内向けの勉強会を開催することです。1回きりではなく、週一回もしくは月一回と明確に日にちを決めて行うことで、社内定着率が向上します。
導入したら利点がいっぱい！おすすめのビジネスチャット３選
導入後の利点や導入手順はお分かりいただけましたか？ここでは、おすすめのビジネスチャット３選をご紹介します。
1. LINEのビジネス版で誰でも簡単に使える「LINE WORKS」
LINE WORKSは、ワークスモバイルジャパン株式会社が提供するLINEのビジネス版のビジネスチャットツールです。LINEと連携することができ、LINEと操作性が似ており、PCは苦手だが、LINEであればつかえるというのも人気の１つです。
カレンダー機能で予定を「見える化」することでシフト管理や変更の負担を軽減できるほか、業務マニュアルをホームに掲載することでいつでも確認することが可能なので、アルバイトのシフト表などでも利用出来ます。
【LINE WORKSの機能】
チャット機能：有（チャットの閲覧状況の確認機能）
コミュニケーション支援機能：有（絵文字の投稿機能、チャットへのリアクション機能、チャットボット機能）
タスク管理機能：有（タスクのリマインダー設定）
ビデオ通話機能：有（ホワイトボード機能）
サポート・ヘルプセンター機能：有（導入支援・運用支援、メールサポート、電話サポート）
スマホ・モバイル対応：有（iOS、Android、モバイルブラウザ対応）
独自機能：該当キーワードのモニタリング機能、メールのチャンネルへの転送機能、チャットから商品注文機能
LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/
2. 最大1万人の大規模Web会議で式典中継も可能「Microsoft Teams」
Microsoft Teamsは、日本マイクロソフト株式会社が提供するweb会議や、チャットやストレージ、グループ機能などチームとしてのコラボレーションに必要な機能を持っているweb会議システムです。対応言語が18カ国以上があるので、他言語が飛び交う企業でも安心して使えます。
【Microsoft Teamsの機能】
チャット機能：有（チャットの字幕表示機能）
タスク管理機能：ー
ビデオ通話機能：有
サポート・ヘルプセンター機能：有（導入支援・運用支援、チャット・メール・電話サポート）
スマホ・モバイル対応：有（iOS、Android、モバイルブラウザ対応）
独自機能：多言語機能、ノイズリダクション機能、議事録・文字起こし機能
Microsoft Teamsサービスサイト : https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software
3. 「Tocaro」伊藤忠テクノソリューションズ株式会社
Tocaroは、伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が提供する仕事のプロセスを可視化し、生産性を大幅に向上できるビジネスチャットツールです。リアルタイムチャットやプロジェクト管理機能を使って、社内のコミュニケーションを活性化できるオールインワン・コラボレーションツールです。
世界中で数十万社が利用しているファイルストレージサービス「Box®︎」と連携できるため、大切な情報を守ることができます。また、高水準のセキュリティレベルのため、安心して利用出来ます。
【Tocaroの機能】
チャット機能：有（絵文字投稿機能、既読機能、検索機能：有）
コミュニケーション支援機能：有（絵文字の投稿機能、チャットボット機能）
タスク管理機能：有
ビデオ通話機能：有（ホワイトボード機能）
サポート・ヘルプセンター機能：有（導入支援・運用支援、メールサポート）
スマホ・モバイル対応：有（iOS、Android、モバイルブラウザ対応）
独自機能：box連携機能、チャットログのエクスポート機能、ワークフロー機能、連携機能
Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/
社内でよく利点について話し合って慎重に導入を検討しましょう
今回はビジネスチャット導入の利点と導入手順、おすすめのビジネスチャットについて解説をしました。ご紹介したようにビジネスチャット導入は多くの利点がありますが、新しいサービスや多機能なツールは魅力的に見えますが、自社の目的に合わないビジネスチャットツールを導入すると利点が全く享受できないこともあります。
今回ご説明した手順に沿って、ぜひ自社にとって最適なビジネスチャットツールを導入してください。
