今回は、ビジネスチャットを導入したらまずはじめに決めておきたい社内ルールをご紹介していきます。
ビジネスチャットを利用する従業員がそれぞれが考えるルールに沿ってビジネスチャットを利用すると本来の目的を達成することが出来ません。
以下の社内ルールを参考に、是非自社内のビジネスチャットに関する社内ルールを整備してみてください。
1. 実名でアカウントを開設し、所属なども明記する
企業でビジネスチャットを導入した際には、実名でアカウントを開設し、可能であれば所属なども明記することを社内ルールとして設定するといいでしょう。
可能であれば、プロフィール画像には実際の顔写真を設定することもルールとして明記すると社内のコミュニケーション活性化にも繋がります。
2. メールや他のツールを基本的に使わない
実際にビジネスチャットを導入し、運用を開始したら社内コミュニケーションは原則導入をしたビジネスチャット上で実施することをルール化した方が良いです。
これまでメール文化であった企業だと、ある事柄はビジネスチャットに、ある事柄は引き続きメールでとなってしまいがちですが、これではビジネスチャットを導入した意味がなくなってしまいます。
特に、この傾向は管理職に強いため、導入前に管理職だけのテスト導入などを行い、ビジネスチャットへの一本化を進めることも有効的な手段です。
3. メール文化をビジネスチャットに持ち込まない
メールだと社内でも「お疲れ様です」などの前置きを書いてから要件を伝えることがありますが、ビジネスチャットにおいては不要です。
メール文化の企業では、導入時この前置きがないことに違和感を抱く人が多いかもしれませんので、明確な社内ルールとして明言すると良いでしょう。
4. ビジネスチャットの送信と返信のルールを設定する
送信時間や返信のルールに関しては、メールを利用していた場合はメール同様のルールを転用してもいいですが、ビジネスチャット導入期に改めて、送信時間は勤務時間のみで返信は24時間以内というような形で社内ルールとして明示しておくといいです。
ただ、ビジネスチャットは多くの場合、コミュニケーションの活性化とスピードアップで導入するケースも多いため、利用する社員にはデスクトップやメール、モバイルなどへの通知をオンにすることを社内ルールとして設定し、なるべく早い返信をルールとして促すことも目的達成のためには有効的です。
5. チャットグループは管理職以上が開設・管理する
会社内のメンバーが誰でもチャットグループを立ち上げられてしまうと乱立し、管理が煩雑になる可能性が高いため、開設は管理職以上のみが実施できるようにすると良いです。
管理職以上がチャットグループの開設と管理を担うことで、チャットグループへのアクセス権限も制御できます。
ビジネスチャットを導入すると、社内はもちろんのこと社外の協力会社やメンバーも一緒に使うこともあるため、管理職以上が開設や管理を担うという社内ルールは導入の際には設定することをおすすめします。
ルールは当初は最小限に抑え、運用しながら追加していきましょう
ビジネスチャットを導入する際に設定したい5つの社内ルールについて解説してきました。
今回ご紹介したビジネスチャットの社内ルールは最低限のものですが、導入当初は最小限のルールで開始し、運用しながらルールを順次更新していくのが良いと思います。
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