Todo管理ツールで進化する情報共有の方法

リモートワークの導入に伴い、タスク管理やToDo管理をどのように行うべきか、悩んでいる方も多いのではないでしょうか？プロジェクトの成功は、各メンバーが自身のタスクを理解し、期限内に遂行することが重要となりますが、その達成を支えるものが「ToDo管理の情報共有」です。

デジタル化とリモートワークなどの多様化する働き方の中で、活躍しているのがToDo管理ツールです。これらのツールは個々のタスク管理からチーム全体の業務進行までを一元的に把握し、共有するための強力な手段となっています。

この記事では、ToDo管理の情報共有の重要性から、そのメリット、適切なツールの選択、そして注意点について詳しく説明します。

情報共有の力を最大限に引き出すことで、チームの生産性を飛躍的に向上させましょう。

ToDo管理を共有する意味とは？

現代のビジネス環境は、業務が高度に専門化されている一方で、プロジェクトの成功はチーム全体の協力と結束によって達成されます。このため、一人ひとりが何をすべきか、どの程度進捗しているかをチーム全体で随時共有することが非常に重要となります。これが、ToDo管理を共有する意味です。

ToDo管理の情報共有は、チームの全員が同じ情報を持ち、相互理解を深めることで協調性を高め、タスクの進行状況をリアルタイムで共有することができます。これにより、進捗状況の見える化を図り、課題の早期発見、解決を可能にするのです。

Todo管理を共有するメリット5つとは？

それでは、具体的にToDo管理を共有することで得られるメリットはどのようなものでしょうか？メリット5つをご紹介します。

⒈情報の透明性の向上

情報共有ツールを使用すると、全員が同時にタスクの進捗状況を確認でき、進捗状況や課題が明確になります。これにより、混乱や誤解を避けることができます。

⒉コミュニケーションの効率化

タスクの状況が一目でわかるため、進捗確認のためのコミュニケーションが大幅に減少します。これにより、本質的な業務に集中する時間が増えます。

⒊課題解決の迅速化

タスクの進捗状況がリアルタイムで共有されていれば、問題が発生した場合もすぐに対応できます。これにより、プロジェクト全体の進行をスムーズにします。

⒋生産性の向上

タスクの状況が明確になることで、効率的なスケジューリングやタスクの優先順位付けが可能になります。これにより、何をすべきかが即座に分かり、生産性が向上します。

⒌リモートワークの円滑化

タスク管理ツールを使用することで、場所に関係なくタスクの進捗を共有し、進捗管理を行うことができます。

Todo管理をツールで共有する際に気をつけるべきこととは？

情報共有の強力なツールであるToDo管理ツールですが、その活用にあたっては以下の注意点を押さえておきましょう。なお、導入するツールは、チームのニーズと業務フローに適合するものを選びましょう。すべてのツールが全てのチームに適しているわけではないのです。

情報の更新
ツールを活用する上で最も重要なのは、情報の更新です。進捗状況がリアルタイムで反映されていなければ、正確な情報共有はできません。

ツールの使用方法
メンバー全員がツールの使用方法を理解し、正しく活用できるように研修を行うことが重要です。トラブル回避のためにも、しっかりとルールを作って共有しましょう。

プライバシーとセキュリティ
Todo管理ツールを使用する際には、情報のプライバシーとセキュリティも重要です。Todoリスト中にも機密情報が含まれる場合も多くあります。ツールのセキュリティ機能を確認し、適切な設定を行いましょう。

共有に適したToDo管理ツールを選ぶポイントとは？

それでは、具体的にどのようなポイントを考慮して適切なToDo管理ツールを選べばよいのでしょうか。以下に主な5つのポイントをご紹介します。

⒈使用感

メンバーが直感的に使えるかどうかが重要です。使い方が難しいとツールが活用されず、情報共有の機会が逸されることになります。また使いにくいと会社の生産性が低下するためITレベルを考慮して選びましょう。

⒉機能性

タスクの優先順位付け、進捗管理、期限設定など、必要な機能を網羅しているかを確認しましょう。自社で必要な機能をしっかりと話し合い、余計な機能は省くといいでしょう。

⒊セキュリティ

セキュリティ性能の高いツールを選びましょう。情報の漏洩は組織に大きなダメージを与える可能性があります。

⒋互換性

既存のシステムやツールとの互換性も重要です。無理に導入すると、新たな問題を引き起こすこともあります。

⒌費用対効果

ツールの価格は、重要な選択基準の一つです。ツールのコストとそれによって得られる効果をしっかりと比較しましょう。多機能なツールは基本料金が高額になる傾向があります。

ToDo管理の情報共有におすすめなツール3選

上記でご説明した内容を含めて、おすすめのToDo管理ツールを3つご紹介します。迷っている方や導入を検討されている方はぜひ参考にしてみてください。

⒈コラボレーションを促進して仕事を素早く楽しく「Backlog」

「Backlog」は、株式会社ヌーラボが提供するソフトウェア開発・広告代理店・新聞社など多くの業種で使われているプロジェクト管理ツールです。国産のSaaS型プロジェクト管理ツールとしては老舗で2006年から提供開始しています。

タスク・ToDo機能は、プロジェクトの課題ごとに担当者・期限を設定できます。課題内容・担当者・期限を明確にすることで作業が進めやすくし、スケジュールに沿った課題の完了をサポートします。タスクは、親課題と子課題に分けて作業を細分化できるほか、担当者設定のお知らせと作業内容の更新はシステム内とメールにて通知されるため、作業状況や割り当てをメンバー全員が別の場所にいて作業していてもリアルタイムに把握することが可能です。

作業マニュアル、仕様書など、複数人で共有資料を管理できるWiki機能やGitやSubversionと連携したバージョン管理機能など、開発向けの機能が充実しています。

コニカミノルタジャパン株式会社、経済産業省、チームラボなど業界大手・上場企業〜中小企業の様々な業種で使われています。

Backlogのサービスサイト：https://backlog.com/ja/

⒉日々の細かなタスクを整理＆仕組化する「Todoist」

Todoistは、Doistが提供するタスク管理およびプロジェクト管理のためのツールです。ユーザーが3,000 万人超え、2019 年 Googleエディターズ・チョイス、The Verge誌が「今最も優れた Todo リストアプリ」と賞賛している人気のタスク管理アプリです。タスクの追加・整理が簡単にでき、必要な機能がすべてそろった多機能さが魅力です。

特徴は、とにかくシンプルで操作性よくて無料プランで基本機能全て使えることです。

また、1つのアカウントでPCやタブレット、スマホと様々なデバイスで同期可能なためリモートワークでも気にせずに利用出来ます。リアルタイムでタスクの進捗状況やコメントのやり取りを行うことができます。複数のメンバーとのタスク管理やプロジェクトの進行状況を効果的に共有することができます。タスクをチームで共有できたり、毎日、毎週など決まった

タスクを簡単操作でリマインダーでの通知やタスクの繰り返し機能があるので、ビジネスでもプライベートでも活躍しそうです。
サービスサイト：https://todoist.com/ja/home

⒊コミュニケーションとToDo管理の共有に重点を置くなら「Tocaro」

「Tocaro」は、伊藤忠テクノソリューションズが提供するオールインコラボレーションビジネスチャットツールです。ワークボードという機能は、ワークボードを見ることで、自分が担当者として追加されているタスクやワークフローをひと目で把握することができます。各チームメイトがどんな作業を抱えていて、いつ締め切りかを把握できる基本的なタスク機能はもちろん、それらを可視化し直感的に把握することができるので、どのような経緯や背景でその作業が必要になったかが一目で分かります。

Tocaroは、チームコミュニケーションツールとしての機能が主なため、ToDo管理機能もそれに統合されています。メンバーとのコミュニケーションやタスクの共有に重点を置いたToDo管理を行いたい場合にはおすすめです。

チャットでのファイル共有機能や、素早い検索機能、タスクの進捗状況を共有し、リアルタイムでコメントやフィードバックをやり取りすることで、スムーズなコミュニケーションを促します。

立命館大学、富士電機株式会社、株式会社AIRDOなど多くの企業が導入しています。

サービスサイト：https://tocaro.im/