ビジネスチャットのワークフローシステムを徹底解説

働き方改革の推進や長引くコロナ禍の影響で昨今、社内コミュニケーションの活性化・変革を目的にして急速にビジネスチャットツールの導入が進んでいます。

ビジネスチャットツールを利用してみても、「仕事の流れがスムーズでない」「作業効率が悪いのは分かっていても新たに変えることが億劫で改善できない」と仕事全般の流れに不安を感じている方は多いと思います。

多くの業務は、複数の工程を経て完了するなどの流れがあります。業務効率化を目指すためには、業務工程の流れ＝ワークフローを可視化し管理することが必要です。今回は、注目されるワークフローシステムについてご紹介します。

ワークフローとは？

ワークフローとは、簡潔にいうと「業務についての一連のやりとりの流れのこと」です。会社などの組織で行われる業務のほとんどには、このワークフローが存在しますいつ、誰が、どのようにして、流れをスタートさせ、処理・判断を行い、完了させるのか。このような業務の流れがワークフローです。

例えば、消耗品の発注を行う場合は、下記の工程で行うとします。

担当者が在庫を確認
担当者の上司へ購買申請を提出
担当者の上司が申請を承認
消耗品の管理部門が申請を確認
管理部門責任者が承認する
総務部門が発注処理

この場合、購入までに申請を出した本人含めて４人が関わっています。高額な金額のものであれば、このようなワークフローが大事かもしれませんが、少額の購買であれば、一部のプロセスを省略してもいいかもしれません。

このような流れを、システム上の管理で完結できる仕組みやツールをワークフローシステムと呼びます。

ワークフローシステムの基本とは

ワークフローを電子的に行うことができるようにしたシステムが、ワークフローシステムです。電子決済システムなどと呼ばれることもあります。申請者は、規定用紙に手書きしたりエクセルに入力したりする必要はありません。

消耗品の発注をワークフローシステムで行う場合

ワークフローシステム上にある規定の申請フォーマットに入力
申請がシステム上で自動的に承認フローされる

ワークフローシステムを導入前は６工程もあった申請作業が、購入後は僅か２工程に簡略化されます。最終承認までのどの段階にあるのかが、常に関係者全員で把握することができ、作業の簡略化やミスの防止につながります。

ワークフローの5つのメリット

上記で説明したワークフローシステムのメリットを５つにまとめました。

1. 業務効率化がしやすい

ワークフローシステムを導入すると、手続きや進捗が可視化されるため、「いつ」「誰が」「どのような」業務をしているか、多くの人が容易に把握することができます。遠隔地にいても手続きを進められるため、出張中の業務やテレワークの推進にも役立ちます。可視化により、コンプライアンス強化にも繋がります。

2. 時間や労力の削減

多くの業務の場合、進行には資料の受け渡しが発生します。紙媒体やメールで書類を受け渡す場合は、印刷やメールの文面の作成も億劫です。書類回付されるまで、何日間もかかることもあるし、決裁されるまで次に動けない……なんてこともあるはずです。ワークフローシステムであれば、パソコン上で素早くまわすことができるので、業務のスピードが改善されます。

3. コストの削減

紙媒体でのやりとりでは、用紙代やコピー代、郵送代などがかかります。ワークフローシステムであれば、システム内でやりとりを完結でき、紙の文書を出力して送付する費用は発生しません。文書の管理もシステム内でできるため、管理スペースや管理に必要な人件費などもおさえることが可能です。

4. 文章の管理が簡単

以前作成した書類と同様のものを作成したい場合、過去の書類を探すことはよくありますよね。紙媒体で保管していると、膨大な量の書類の中から探さなければならないため、非常に多くの手間がかかってしまします。しかし、ワークフローシステムを利用すれば、書類は電子化されるため、書類に含まれる文字列や作成日などをキーに必要な書類を探しだすことができます。

5. 内部統制ができる

ワークフローが整備されていないと、規定外のフローで承認が進み、内部不正が起こる危険性があります。承認者が不在なので代理人が勝手に承認していたり…。ワークフローシステムなら、決まった承認ルートで自動申請されるので、承認者を飛ばすことはできません。申請までの流れがすべてエビデンスとして残るので、トラブルの発生を防ぐことが可能です。

ワークフローの3つのデメリット

ワークフローシステムのデメリットについても把握しておきましょう。

1. システムを業務フローに合わせないといけない

優れた機能をもったワークフローシステムであっても、現実のワークフローに合致しなければ意味がありません。システムを運用するためには、事前に申請フォームを作成し、承認ルートを設定しなければなりません。

この初期設定をしなければ、システムが現状の業務フローに合わず、意図しないフローに導かれるなど、現場は混乱することになります。人事異動や組織変更などにより、業務の追加や承認ルートの変更がある場合には、都度メンテンナンスが必要です。

2. ユーザー（社員）が使いこなせるか

業務の進め方が大幅に変わり、システムの操作も覚えなければならないとなれば、社員の負担は大きいです。システムの管理者だけではなく、社員全員にとって使いやすいかどうかを確認することが重要です。システムの使い勝手が悪かったり操作が複雑だったりすると、使いこなせるまで時間がかかり、なかなか社内に定着しません。シンプルで直感的な操作のシステムを選ぶことも大事です。

3. システムの柔軟性

既存のシステムと連携できないワークフローシステムだと、データの流用ができずシステムごとに入力が必要になり、業務は効率化されません。手入力するデータが増えるほど、ミスの頻度も高まり、業務の効率化になりません。大企業は、ワークフローが複雑である傾向があるだけではなく、その影響範囲が広いため注意が必要です。