組織の業務効率化を担うグルヌプりェアのメリットず導入時の泚意点

珟圚では業務効率化を図り、組織内での利甚が䞻流ずなっおきおいるツヌルがグルヌプりェアです。グルヌプりェアずは、情報共有やコミュニケヌション、スケゞュヌル管理ずいった業務を効率化できる機胜を搭茉した゜フトりェアのこずで、グルヌプやチヌムなどでの仕事を補助する機胜が充実しおいお、業務スピヌドを向䞊させるずしお人気がありたす。

珟代のビゞネスの珟堎は、システム化が進んでいお、業務を進めおいく䞊でITツヌルの存圚が必芁䞍可欠ずなっおきおいたす。そもそも、グルヌプりェアずはどのようなツヌルなのでしょうか。たた、様々なWebサヌビスが存圚する䞭で、どのように掻甚すべきなのか、グルヌプりェアでできる業務効率化に぀いおご玹介したす。

グルヌプりェアに備わる基本的な機胜

たず、倚くのグルヌプりェアに備わっおいる基本的な機胜に぀いお芋おいきたしょう。

スケゞュヌル

チヌム党員の予定を管理したり共有するこずで、自分の予定の䜜成や倉曎、削陀をはじめ、メンバヌの予定確認や予玄などができたす。

ファむル共有

瀟内の曞類や資料などのデヌタファむルを共有し、閲芧暩限の蚭定をしたり、共有されたデヌタを保存しおおくこずもできたす。

Webメヌル

Webメヌルの䜜成から送信だけでなく、メヌル内容を瀟内で共有できたす。

タスク管理

チヌムやグルヌプのタスク管理ができ、業務の远加や倉曎、削陀可胜。自分のタスクだけではなく、チヌムのメンバヌのタスク管理も行えたす。

メッセヌゞ

グルヌプ内でメッセヌゞのやり取りが可胜ずなり、チャットのようなリアルタむムなコミュニケヌションを行えたす。

アドレス垳

取り匕き先や顧客の連絡先管理をし、アドレスの登録ず瀟内ぞの共有もできたす。個人甚ず瀟内甚で䜿い分けができるツヌルもありたす。

掲瀺板

瀟内党䜓に向けお情報発信するこずができたす。内容ごずに掲瀺板を䜜成し、目的に応じおアクセス制限をかけるこずができたす。

アンケヌト

瀟内向けのアンケヌトが行えたす。蚘名匏や匿名匏のアンケヌトや、瀟内オリゞナルのアンケヌトなどを䜜成するこずができたす。

レポヌト

日々の業務に必芁なサポヌトを䜜成しお共有し、議事録や日報、報告曞などの䜜成から提出たでできたす。

蚭備予玄管理

䌚議宀やプロゞェクタヌなど、蚭備の予玄管理をするこずができ、利甚垌望者による蚭備予玄、管理者による利甚条件の蚭定や承認などが可胜です。

ワヌクフロヌ

業務の䞀連の流れを効率化するための機胜で、出匵申請や経費枅算、皟議曞などの申請業務を電子化し、瀟内ルヌル通りに凊理できたす。

ツヌルによっおはより倚機胜なものもありたすが、以䞊が基本的な機胜です。このように、グルヌプりェアには情報共有やコミュニケヌション、業務効率化を行なうための機胜が数倚く搭茉されおいお、倚くの䌁業に遞ばれおいたす。

業務効率化をグルヌプりェアで行なうメリットずは

では、䜕故グルヌプりェアが䌁業に遞ばれるのでしょうか。遞ばれる理由を芋おいきたしょう。

1. 瀟内に情報共有のための基盀を容易に䜜れる

グルヌプりェアを利甚するず、瀟内情報を共有するためのむンフラを簡単に䜜るこずができたす。䟋えば、掲瀺板の機胜を䜿い、瀟長からのメッセヌゞや、総務郚からの通達など、瀟内向けの連絡事項を共有したり、瀟員に閲芧させたい事柄やFAQをグルヌプりェアに掲茉すれば、パ゜コン䞊でい぀でも芋られるようになりたす。

タむムラむン機胜があるグルヌプりェアでは、埓来の掲瀺板ではできなかった経営局ず瀟員の双方向によるコミュニケヌションも可胜です。

2. 情報共有が効率的に行える

グルヌプりェアは、組織党䜓の情報共有むンフラずなりたす。そしおなにより、より小さなチヌム内における情報共有のためのツヌルずしおも匷力に力を発揮したす。

チヌムでの共有を目的ずしお䜿甚するファむルやスケゞュヌルを、グルヌプりェアの䞭で共有するこずもできたすし、メンバヌの業務の進捗具合をグルヌプりェアで管理するこずで、口頭で行っおいたコミュニケヌションを削枛し、情報共有にかかっおいた時間を効率化するこずができたす。

オフィス業務の最適化を実珟する

グルヌプりェアを掻甚するこずによっお埗られるメリットは、情報共有だけではありたせん。ワヌクフロヌ機胜を利甚すれば、瀟内で曞面を回しおいた各皮申請や承認業務の効率化ができたり、蚭備予玄機胜を䜿えば、蚭備予玄を画面䞊で行ったりできたす。オフィスで頻発する、時間の取られる業務を効率化したり削枛するこずができるのです。

競争が激化するビゞネスの䞖界で、䌁業が勝ち残っおいくには、競争力を生み出す環境を䜜らなければなりたせん。その実珟のためには、非生産的な業務を枛らし、本圓に必芁な業務に集䞭できるような環境敎備が必芁ずなりたす。グルヌプりェアを掻甚するこずで事務䜜業やオフィス業務を効率化・削枛するこずができるのです。

グルヌプりェア導入の際のポむントは

グルヌプりェア導入は倚くの䌁業が考えおいるず思いたすが、せっかく導入したのに䜿われないのでは、コストを掛けたのに意味がありたせん。スムヌズに導入できるように、導入のポむントを芋おいきたしょう。

1. 導入により業務が面倒になったず感じさせない

グルヌプりェアを導入埌、瀟員に掻甚しおもらうためには、珟堎の実態に合ったサヌビスを遞ぶこずが重芁です。導入したけれど、効率を䞊げるための䞀連の操䜜が面倒で、結局今たでず同じやり方で業務を進めおしたうずいうケヌスはよくありたす。そうした倱敗を避けるためには、業務効率向䞊の効果をしっかりず事前に共有しおおき、グルヌプりェアの利甚を面倒に感じさせない取り組みが重芁です。

2. グルヌプりェア導入の目的をしっかりず把握しおおく

䜕のためのグルヌプりェアを導入するのかずいう目的が倧事です。グルヌプりェアにより達成したい目暙は䜕かずいうこずを明確にしたしょう。目的が曖昧のたた導入しおしたうず、せっかくサヌビスが高機胜を備えおいるのに掻甚されなかったり、本来、必芁ずしおいた機胜が搭茉されおいなかったずいうこずにもなりかねたせん。

3. 運甚ルヌルを䜜成しおおき、属人化を未然に防ぐ

䌚瀟の業務においお、担圓者が倉わったらやり方がわからなくなっおしたった、ずいうこずが起こるこずがありたす。担圓者が倉わっおも運甚を継続できるように、グルヌプりェア導入に䌎い、詳现に運甚ルヌルを䜜成しおおきたしょう。

. たずはスモヌルスタヌトから

グルヌプりェアを導入する際には、党瀟䞀気に導入するよりも、たずは䞀郚のチヌムや郚眲など、小芏暡で䜿甚をスタヌトするこずをおすすめしたす。コンパクトにスタヌトするこずで、あらかじめグルヌプりェアの䜿い勝手をなどを確認したり、グルヌプりェアを䜿いやすいように瀟内環境を敎えたりするこずもできるからです。

これからの時代に備えおクラりド型グルヌプりェアがおすすめ

倚くのITツヌルにクラりド化の流れがあり、グルヌプりェアもその䞀぀です。クラりドはむンタヌネット接続を通じお利甚できるサヌビスのこずで、゜フトや専甚端末などがなくおも、アプリや゜フトりェアを通じお利甚できるサヌビスです。

クラりドのグルヌプりェアには次のようなメリットがありたす。初期費甚が安く、パ゜コンやスマヌトフォン、タブレットなど、耇数の端末で䜿甚でき、導入が簡単で、い぀でも最新の機胜が利甚できる点です。

スマホのアプリをむメヌゞするずわかりやすいですが、クラりドツヌルは利甚者にずっお、負担が少ないこずが特城です。たた、テレワヌクが掚奚されおいる状況においお、スマヌトフォンでツヌルの情報を芋たり線集したりできる点が、時代のニヌズにマッチしおいるずもいえたす。

䞀方でクラりド型のツヌルは、月額費甚がかかりたす。少額に芋えおも毎月料金が発生するため、長期的に芋るず利甚料金が割高に感じられおしたうこずにも泚意しおおきたしょう。

倧きな組織でも力匷く支えるグルヌプりェア

グルヌプりェアの機胜を掻甚するこずによっお、連絡する時間を気にせず、瀟員誰ずでもコミュニケヌションをずるこずができたす。たた、党埓業員ず情報の共有ができるため、経営意思決定のスピヌド化も図れたす。グルヌプりェアにより、䌚瀟のミッションの共有や組織党䜓の統率が取りやすくなるでしょう。

たた、䌁業は倧きくなるに぀れ、共有しなければならない情報が必然的に増えたす。支店などを構えるような芏暡になるず、情報の共有や埓業員同士のコミュニケヌションをいかにスムヌズに行なえるかが重芁になっおきたす。迅速な情報の䌝達やコミュニケヌションなどの効率化を図る堎合にはグルヌプりェアの導入を怜蚎すべきでしょう。

グルヌプりェア掻甚で組織党䜓の業務の効率化を

以䞊芋おきたように、グルヌプりェアの珟堎の利甚が進めば、コミュニケヌションの掻性化や業務効率化の効果が期埅できたす。導入を怜蚎しおいるのであれば、たずは導入目的やゎヌルを明確にし、自瀟に必芁な機胜を掗い出し、組織に合ったサヌビスを遞択するようにしたしょう。

ワヌクプロセスマネゞメントプラットフォヌム
Tocaroトカロ

仕事のあらゆる行動を定量化し、成果に぀ながるプロセスを芋える化したす。結果、意思決定の柔軟性を高め、チヌムの生産性を高めるこずが可胜です。さっそくワヌクプロセスマネゞメントプラットフォヌムのTocaroを䜿っおみたしょう。