現在では業務効率化を図り、組織内での利用が主流となってきているツールがグループウェアです。グループウェアとは、情報共有やコミュニケーション、スケジュール管理といった業務を効率化できる機能を搭載したソフトウェアのことで、グループやチームなどでの仕事を補助する機能が充実していて、業務スピードを向上させるとして人気があります。
現代のビジネスの現場は、システム化が進んでいて、業務を進めていく上でITツールの存在が必要不可欠となってきています。そもそも、グループウェアとはどのようなツールなのでしょうか。また、様々なWebサービスが存在する中で、どのように活用すべきなのか、グループウェアでできる業務効率化についてご紹介します。
グループウェアに備わる基本的な機能
まず、多くのグループウェアに備わっている基本的な機能について見ていきましょう。
スケジュール
チーム全員の予定を管理したり共有することで、自分の予定の作成や変更、削除をはじめ、メンバーの予定確認や予約などができます。
ファイル共有
社内の書類や資料などのデータファイルを共有し、閲覧権限の設定をしたり、共有されたデータを保存しておくこともできます。
Webメール
Webメールの作成から送信だけでなく、メール内容を社内で共有できます。
タスク管理
チームやグループのタスク管理ができ、業務の追加や変更、削除可能。自分のタスクだけではなく、チームのメンバーのタスク管理も行えます。
メッセージ
グループ内でメッセージのやり取りが可能となり、チャットのようなリアルタイムなコミュニケーションを行えます。
アドレス帳
取り引き先や顧客の連絡先管理をし、アドレスの登録と社内への共有もできます。個人用と社内用で使い分けができるツールもあります。
掲示板
社内全体に向けて情報発信することができます。内容ごとに掲示板を作成し、目的に応じてアクセス制限をかけることができます。
アンケート
社内向けのアンケートが行えます。記名式や匿名式のアンケートや、社内オリジナルのアンケートなどを作成することができます。
レポート
日々の業務に必要なサポートを作成して共有し、議事録や日報、報告書などの作成から提出までできます。
設備予約管理
会議室やプロジェクターなど、設備の予約管理をすることができ、利用希望者による設備予約、管理者による利用条件の設定や承認などが可能です。
ワークフロー
業務の一連の流れを効率化するための機能で、出張申請や経費清算、稟議書などの申請業務を電子化し、社内ルール通りに処理できます。
ツールによってはより多機能なものもありますが、以上が基本的な機能です。このように、グループウェアには情報共有やコミュニケーション、業務効率化を行なうための機能が数多く搭載されていて、多くの企業に選ばれています。
業務効率化をグループウェアで行なうメリットとは？
では、何故グループウェアが企業に選ばれるのでしょうか。選ばれる理由を見ていきましょう。
1. 社内に情報共有のための基盤を容易に作れる
グループウェアを利用すると、社内情報を共有するためのインフラを簡単に作ることができます。例えば、掲示板の機能を使い、社長からのメッセージや、総務部からの通達など、社内向けの連絡事項を共有したり、社員に閲覧させたい事柄やFAQをグループウェアに掲載すれば、パソコン上でいつでも見られるようになります。
タイムライン機能があるグループウェアでは、従来の掲示板ではできなかった経営層と社員の双方向によるコミュニケーションも可能です。
2. 情報共有が効率的に行える
グループウェアは、組織全体の情報共有インフラとなります。そしてなにより、より小さなチーム内における情報共有のためのツールとしても強力に力を発揮します。
チームでの共有を目的として使用するファイルやスケジュールを、グループウェアの中で共有することもできますし、メンバーの業務の進捗具合をグループウェアで管理することで、口頭で行っていたコミュニケーションを削減し、情報共有にかかっていた時間を効率化することができます。
３．オフィス業務の最適化を実現する
グループウェアを活用することによって得られるメリットは、情報共有だけではありません。ワークフロー機能を利用すれば、社内で書面を回していた各種申請や承認業務の効率化ができたり、設備予約機能を使えば、設備予約を画面上で行ったりできます。オフィスで頻発する、時間の取られる業務を効率化したり削減することができるのです。
競争が激化するビジネスの世界で、企業が勝ち残っていくには、競争力を生み出す環境を作らなければなりません。その実現のためには、非生産的な業務を減らし、本当に必要な業務に集中できるような環境整備が必要となります。グループウェアを活用することで事務作業やオフィス業務を効率化・削減することができるのです。
グループウェア導入の際のポイントは？
グループウェア導入は多くの企業が考えていると思いますが、せっかく導入したのに使われないのでは、コストを掛けたのに意味がありません。スムーズに導入できるように、導入のポイントを見ていきましょう。
1. 導入により業務が面倒になったと感じさせない
グループウェアを導入後、社員に活用してもらうためには、現場の実態に合ったサービスを選ぶことが重要です。導入したけれど、効率を上げるための一連の操作が面倒で、結局今までと同じやり方で業務を進めてしまうというケースはよくあります。そうした失敗を避けるためには、業務効率向上の効果をしっかりと事前に共有しておき、グループウェアの利用を面倒に感じさせない取り組みが重要です。
2. グループウェア導入の目的をしっかりと把握しておく
何のためのグループウェアを導入するのかという目的が大事です。グループウェアにより達成したい目標は何か？ということを明確にしましょう。目的が曖昧のまま導入してしまうと、せっかくサービスが高機能を備えているのに活用されなかったり、本来、必要としていた機能が搭載されていなかったということにもなりかねません。
3. 運用ルールを作成しておき、属人化を未然に防ぐ
会社の業務において、担当者が変わったらやり方がわからなくなってしまった、ということが起こることがあります。担当者が変わっても運用を継続できるように、グループウェア導入に伴い、詳細に運用ルールを作成しておきましょう。
４. まずはスモールスタートから
グループウェアを導入する際には、全社一気に導入するよりも、まずは一部のチームや部署など、小規模で使用をスタートすることをおすすめします。コンパクトにスタートすることで、あらかじめグループウェアの使い勝手をなどを確認したり、グループウェアを使いやすいように社内環境を整えたりすることもできるからです。
これからの時代に備えてクラウド型グループウェアがおすすめ
多くのITツールにクラウド化の流れがあり、グループウェアもその一つです。クラウドはインターネット接続を通じて利用できるサービスのことで、ソフトや専用端末などがなくても、アプリやソフトウェアを通じて利用できるサービスです。
クラウドのグループウェアには次のようなメリットがあります。初期費用が安く、パソコンやスマートフォン、タブレットなど、複数の端末で使用でき、導入が簡単で、いつでも最新の機能が利用できる点です。
スマホのアプリをイメージするとわかりやすいですが、クラウドツールは利用者にとって、負担が少ないことが特徴です。また、テレワークが推奨されている状況において、スマートフォンでツールの情報を見たり編集したりできる点が、時代のニーズにマッチしているともいえます。
一方でクラウド型のツールは、月額費用がかかります。少額に見えても毎月料金が発生するため、長期的に見ると利用料金が割高に感じられてしまうことにも注意しておきましょう。
大きな組織でも力強く支えるグループウェア
グループウェアの機能を活用することによって、連絡する時間を気にせず、社員誰とでもコミュニケーションをとることができます。また、全従業員と情報の共有ができるため、経営意思決定のスピード化も図れます。グループウェアにより、会社のミッションの共有や組織全体の統率が取りやすくなるでしょう。
また、企業は大きくなるにつれ、共有しなければならない情報が必然的に増えます。支店などを構えるような規模になると、情報の共有や従業員同士のコミュニケーションをいかにスムーズに行なえるかが重要になってきます。迅速な情報の伝達やコミュニケーションなどの効率化を図る場合にはグループウェアの導入を検討すべきでしょう。
グループウェア活用で組織全体の業務の効率化を
以上見てきたように、グループウェアの現場の利用が進めば、コミュニケーションの活性化や業務効率化の効果が期待できます。導入を検討しているのであれば、まずは導入目的やゴールを明確にし、自社に必要な機能を洗い出し、組織に合ったサービスを選択するようにしましょう。
