安倍内閣肝いりの働き方改革関連法案が施行され、多くの企業において働き方改革が浸透しつつあります。各企業の経営者や人事部では、残業の削減や生産性の向上にむけていろいろな施策を検討されているのではないでしょうか。
会社の生産性を向上させるために、社内の業務を洗い出してみると、必要な業務にかけている時間の他に、必要のないことに時間を割いているものが意外と多いことがわかります。その中でも会議は業務効率が低いとされる業務の1つです。
会議では経営の方向性や、今後の戦略を決める中で、貴重なアイデアや意見が集まることも多く、業務を前進させる上で必要なものですが、業務の効率を落としてしまっては意味がありません。生産性の高い会議にするためにはどの様に工夫をすればよいのか見ていきましょう。
業務効率化を阻害する無駄な会議の5つの特徴
会議は問題解決の方向性を決めたり、良いアイデアや意見を出し合ったりすることができる場です。しかし、会議に参加した後に時間のムダだったと感じる人も居るようです。では、なぜ会議を無駄だと感じる事が起こるのでしょうか。その原因は会議の正しいやり方を押さえていないことにあります。
生産性の高い会議を開催する方法を押さえずに、定例だからといってとりあえず会議を開催してしまうようなことになると、参加者全員の時間を奪ってしまうことになりかねません。では、まず無駄な会議の特徴を5つにまとめましたので、みていきましょう。
1. 目的や目標が明確でない
定例会議、報告会議によくあるのが、メールで情報共有すれば済むような内容の会議です。こういった会議の特徴として、会議の冒頭に会議の着地点や、議題の整理が行われていないことが多いです。
2. 参加者が多すぎる
慣例的に会議に出席していたからという理由で、会議の出席者が多い会議も非効率です。会議の種類にもよりますが、議題にまつわる関係者は、多くても5人集まれば会議として成立するとされます。
3. 結論に至らず先送りにされる
会議の方向性を決めるような議題がなかったり、会議のリーダー自身が課題を把握していないまま開催される会議は結論に至らないことが多いです。そして、結局次の会議で続きを協議するという風に先延ばしにされることもあります。
4. やたらと資料が多い
提案や報告の資料が多すぎて何を決めたいのか明確でない会議もあります。このような会議は情報だけが多すぎて何を目的にした会議か不明瞭で話がまとまりません。また、不要な資料まで準備されている事もあり、参加者の混乱を招き効率を落とします。
5. 会議が時間通りに終わらない
議論が盛り上がるのは悪いことではありませんが、予定より30分以上も超過してしまうような会議はよくありません。タイムマネジメントができていなかったり、司会役がいないことで、議論がまとまらない会議もあります。
業務効率を加速させる会議とは？
では、会議を行うにあたって、どのようなことに注意すればよいのでしょうか。会議を効率的に行う重要な要素は2つあります。1つ目は、会議の成果が明白であること。そして2つ目は、参加者全員が出席することに意義を感じられることです。この2つが達成されれば、次のステップへとつながる会議だったと言えます。
生産性が高く、且つ効率的な会議を開催するために必要な6つのポイントをまとめました。これらを順を追って対応していくことで、会議に費やされる不必要な時間やコストを大幅に削減できるでしょう。
1. 会議の必要性を検討する
まず、会議開催の必要性の再検討をします。そして、できるだけ小規模で開催するようにします。開く必要がない会議は開催せず、開催する場合もより最小限の人数で行います。会議を行いたい場合、開かない選択肢、呼ばない選択肢を検討しましょう。会議の数が減らせれば、会議の効率性が向上されます。
2. 会議の趣旨を今一度を見直す
会議が開催される前に、「何のための会議で、ゴールはどこに設定するのか？」をあらかじめ決めておくことが大切です。目標・着地点が決まったら、アジェンダを作り参加メンバーで共有します。アジェンダとは、議題、時間、メンバー、役割や目的などをまとめたものです。
あらかじめ議題が決まっていれば、議論が大きく脱線することがありません。参加者は、会議開催までに議題について必要な情報を前もって準備します。会議が始まった時に参加メンバーが会議の内容について理解し、必要な情報が手元にあれば、会議中に情報共有する時間が削減できます。
3. 会議の制限時間を設定する
あらかじめ制限時間を設けることで効率のよい会議にすることができます。理想的な会議の時間はその会議の内容や人数によって異なりますが、人の集中力は90分しか持続しないと言われているので、90分以内におさえるようにしましょう。
4. 参加者に役割を割り振る
会議の参加者には役割を割り振ることでスムーズに進行することができます。司会者は会議で最も重要な役割を担います。対立する意見を調整をしたり、議論が活発になるよう促したり、会議が内容のあるものにするために重要な役割を果たします。発言の偏りを防いだり、うまく進行して時間内に終了させるような役割が司会者には求められます。そのほか、書記や発表者など、全員が参加できる会議を想定して事前に役割を設定しておくとよいでしょう。
5. 議論をして結論を導き出す
会議の目的は議論をして意思決定をすることにあります。情報共有や確認作業は会議の場でなくてもできます。会議のために設けた時間を、議論と意思決定に使えるよう時間配分や役割の調整を行うようにしましょう。
6. 議事録を作成する
会議が終わった後に、会議に参加していない人でも決定事項を共有できるように、またその後の行動に反映させるために議事録も作成しましょう。
会議のやり方を見直して業務効率化を図りましょう
会議は意思決定や方向性の確認、また新しいアイディアを共有するために必要な業務です。しかし、多くの企業が効率よく会議を行えていません。それは、会議の無駄をなくすためのポイントを踏まえず、会議を開催すること自体が目的になっているためです。参加者が目的をもって参加し、意義を感じられるように、また会議で決まった事柄をアクションに移す事が重要です。業務の効率化に大きく影響することですので、是非実践してみてください。
業務効率化を図れるビジネスチャットツール『Tocaro』についてご存知でしょうか？詳細は下のオレンジ色のボタンからご覧になれます。
