ビジネスチャットは現代の企業において、日々の業務を円滑に進めるための重要な社内コミュニケーションツールとなっています。社内コミュニケーションをスピーディーかつ効率的に行えるため、多くの企業がコロナ禍以降、ビジネスチャットを導入し始めました。
ビジネスチャットを導入すれば完了ではなく、導入から運用、そして定着化までには、慎重な計画と実行が必要となります。
この記事では、社内でビジネスチャットを運用する責任者やビジネスチャットにまつわる部署に向けて、その手順と注意点、そして定着させるためのアプローチについて詳しく説明します。しっかりと学んで、ビジネスチャットを効果的に運用しましょう。
ビジネスチャットを社内で効果的に運用する手順
ビジネスチャットの導入から運用に至るまでには、綿密な準備と戦略が必要です。ここでは、効率的に運用出来る主な手順をご紹介します。
⒈ツールの選定
まず、ビジネスチャットツールを選定します。ツールの選定は、社内の要件、コスト、利便性、セキュリティなどを考慮に入れるべきです。無料版などを社内で試してみて、自社にはどのような機能が必要なのかをしっかり検討することが失敗しないコツです。
⒉試用フェーズ（一部の部署限定で試験的に運用する期間のこと）
剪定したビジネスチャットツールの試用フェーズを設けましょう。一部の部署や必要としているメンバーにツールを実際に使ってもらい、機能や使いやすさを確認します。
⒊実装計画（導入する際の具体的なステップと目標をまとめたもの）
ビジネスチャットツールの全社導入に向けた実装計画を策定しましょう。「実装計画」とは、新しいシステムやツールを企業内で導入する際の具体的なステップと目標をまとめたものです。これは、事前に準備し、成功へと導くためのマップのようなものです。
具体的には、大きな目標を小さなステップに分割し、それぞれのステップで何を達成すべきかを明確にするといいでしょう。この段階では、トレーニングの計画も作成します。
⒋トレーニング
ビジネスチャットツールを使う全ての社員に対するトレーニングを実施します。理解度やITレベルに分けた講習会を開くと良いでしょう。その際に、使い方だけでなく、社内のチャット利用ルールも明確にするとトラブル回避にもなります。
⒌導入
ビジネスチャットツールを全社導入します。トレーニングで学んだことを実践に移す機会を提供します。導入と同時に今まで利用していたツール（電話、メール、社内チャットなど）を利用禁止にすると混乱してしまうので、徐々に慣れてくるまでは複数ツールの利用は可能にしましょう。⒍評価と改善
導入後は定期的にツールの利用状況を評価し、必要な改善を行います。また、社員に向けての講習会も行いましょう。
ビジネスチャットを社内で運用する際に気をつけるべきこと
ビジネスチャットは、社内コミュニケーションを促進し、業務の効率を向上させるための強力なツールですが、適切に運用されなければトラブルの元になります。ビジネスチャットの運用には、その効果を最大化するために留意すべきポイントがあります。
明確なガイドラインの周知
ビジネスチャットの使い方に関する明確なガイドラインを導入前に設けて社内で周知させることが重要です。これは、コミュニケーションの効率化と誤解の防止のためです。
チャットツールは時として個人チャットに似ているため乱用され、重要な業務が中断される原因となることもあります。そのため、適度な使用を推奨し、社員がツールを使いながらも仕事に集中できるようにすることが大切です。
ビジネスで利用するためのエチケット
チャットはインフォーマルなコミュニケーションツールですが、それでもビジネスで利用するため、適切なエチケットが必要です。礼儀正しく、尊重を保つことが大切です。
プライバシーとセキュリティ
個々のスタッフのプライバシーを尊重し、ビジネスチャットのセキュリティを確保することが必要です。チャットツールはビジネス情報を扱うため、情報保護に対する配慮が求められます。
ビジネスチャットを社内に定着させる際にやるべきこと4つ
ビジネスチャットを社内に定着させるためには、持続可能な運用策とポジティブな組織文化の形成が必要となります。では、その具体的なステップをご説明します。
⒈利用状況のモニタリング
社員のチャット利用状況を定期的に専門部署などがモニタリングしましょう。これにより、ツールの利用が適切に行われているか確認できます。
⒉スペシャリストの育成
ビジネスチャットの使用を推進し、社員をサポートするスペシャリストを設けることが有効です。社員の数が多い企業なら、ビジネスチャット専門部署をつくりましょう。彼らはチャットの正しい使い方を示し、明確なガイドラインを広め、導入初期の難問に対応することが出来るようになります。
⒊定期的なフィードバックとサポート
社員からのフィードバックを収集し、適切なサポートを提供しましょう。これにより、社員がビジネスチャットツールを安全で適切に利用し続けることができます。
⒋継続的な教育と訓練
新しい機能の追加や変更が行われるたびに、社員への教育と訓練を継続します。これにより、ツールの全機能を最大限に活用することができ、定着化を促進出来ます。
生産性向上に繋がるおすすめのビジネスチャット3選
運用のポイントをご説明したところで、おすすめのビジネスチャットを3つご紹介します。まだ、ツールの選定段階の方や乗り換えを考えている方は必見です。
⒈同じ使い勝手だから導入してすぐに使えるLINEのビジネス版「LINE WORKS」
ワークスモバイルジャパン株式会社が提供している「LINE WORK」は、チャットやスタンプはもちろん、掲示板、カレンダー、アドレス帳、アンケートなど、現場で活用できる充実したグループウェア機能を揃えたLINEのビジネス版ビジネスチャットツールです。LINEでお馴染みの使用感を踏襲しているので、どの年代の方もすぐに使いこなせる点が人気のポイントです。LINEと同じく「既読」表示機能があります。既読機能は、既読のお伺いをする必要がなく、スピーディーにやり取りができ便利です。
トークやメール、アドレス帳、ホーム（掲示板）での社内通知、メンバーの予定が把握できるカレンダー、ファイルを閲覧できるDriveなど業務の効率化に必要な機能が満載。セキュリティにおいてはユーザーの利用履歴をモニタリングできるためリスクを事前に察知し、トラブルが発生したあとの追跡も迅速に行えます。
LINEであればつかえるという学生インターンや20代の社員が多いカジュアルな企業におすすめです。
セキュリティレベルは、日本の法令はもちろん国際規格を遵守し、国際認証を取得した高いレベルの情報管理システムでサービスを管理しています。LINE WORKSのデータは、全てセキュリティ専門のエンジニアチームによる24時間365日の体制でモニタリングしているので安心です。
LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/
⒉最大1万人が参加できるライブイベントも開催可能「Microsoft Teams」
Microsoft Corporationが提供する「Microsoft Teams」は、Teams はチャットだけのツールではなく、Office 365 のサービス各種と連携する機能を持っており、業務に必要なあらゆるリソースと繋がったチャットツールです。
最大の特徴は、Office製品との連携に重点をおいている点になります。業務で利用している人も多いWord、Excel、PowerPoint、SharePointなどOffice系との連携が可能で、チーム内のメンバーで共同編集を行うこともできます。共有のワークスペースにファイルなどをまとめられるので、場所に制限されず仕事をしたり、チームとチャットが行えます。Officeをすでに利用している場合や、会議中以外にもチャットやファイル共有を行いビジネス上のコミュニケーションを活性化します。
数人～数十人単位のWeb会議だけでなく、最大1万人が参加できるライブイベントも開催可能です。ストリーミングや倍速再生機能があるため、配信を好きなタイミングで見ることができたり、社外の人に参加してもらうこともできます。社長の講話や全体研修、決算発表会といった大人数が参加するイベントに活用できる機能となっていて、コロナ禍で研修や式典などが難しい中で利用する企業が増えています。
チャットの自動翻訳機能が付いているため、様々な国の人とグローバルに仕事をする職種の方にもおすすめです。
※Microsoft Teams無料版は2023年4月12日サービス終了。新しい「Microsoft Teams (無料版)」が始まります。
Microsoft Teamsサービスサイト : https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software
⒊独自の横断検索技術が人気のオールインワン・コラボレーションツール「Tocaro」
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が提供する「Tocaro（トカロ）」は、組織で働くビジネスマンがより効率的に働くことをサポートすることを目的として自社開発したビジネスチャットツールです。仕事に必要なあらゆる情報を、簡単かつ安全に共有するための様々な機能が満載で、業務の依頼や仕様変更など重要な連絡を見える化して、業務の抜け漏れや遅れを防ぎます。
独自の大量のデータの中から必要なデータを簡単に見つけ出す優れた検索機能が特徴で、検索したいワードを入力すると、メッセージや共有されたファイル全てを検索し、必要な情報を探し出せます。社内で様々なツールを同時に使用していると、必要なデータを見つけるためにツールごとに検索を行わなければいけなくなりますが、一度の操作で横断的に検索できるのは、メッセージ機能とファイル共有機能を一つのサービスで提供しているからです。
金融レベルの高セキュリティが人気の秘訣で、IPアドレス制限・モバイル端末制限・機能制限・ユーザー権限など、多くのセキュリティ機能を組み合わせることで、あらゆるセキュリティ問題・社内ルールの壁を乗り越えて、利便性を損なわずに安全なコミュニケーション環境を構築します。
また、世界中で数十万社が利用するセキュアなファイルストレージサービスBox®︎と強度な連携ができる唯一のツールです。
Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/
効果的なビジネスチャット運用で組織の成長へ繋げましょう
ビジネスチャットは、社内の情報伝達と連携を一新し、生産性の向上に大いに寄与します。
ビジネスチャットの適切な運用は、コミュニケーションの効率化と共に、組織の生産性とエンゲージメントを高める重要な要素です。導入から運用、定着化に至るまでの各ステップを慎重に計画し、スタッフのニーズと期待に応えることで、ビジネスチャットは組織全体の成功に貢献します。
適切な運用により、ビジネスチャットはただのツールではなく、企業の強力な連携と生産性の源泉となるでしょう。
