デジタル化の波が押し寄せる中で、多くの企業がコミュニケーションの手段としてビジネスチャットを導入しています。しかし、ただ導入するだけでは、しばしば混乱やミスコミュニケーションを招くリスクが伴います。
この記事では、ビジネスチャットを最大限に活用するために欠かせない社内ルールの重要性について詳しく解説します。具体的な設定方法と必要なルールの内容、そしてそれらがどのように機能するかに焦点を当てます。特に新型コロナウイルスの影響で急速に広がったリモートワークにおいて、適切な社内ルール設定がなぜ重要なのか、社内ルールを活かせるおすすめのビジネスチャットをご紹介します。
ビジネスチャットにおける社内ルールの必要性とは？
社内ルールの設定は、ビジネスチャットを利用する上で直面する問題や課題を解決するために非常に重要です。ここでは、特に情報管理とプライバシー保護の観点から必要なルールを詳しく説明します。
⒈情報管理
ビジネスチャットを通じて毎日大量の情報がやり取りされます。この情報が無秩序に扱われると、重要なメッセージが見落とされたり、必要な情報を見つけるのが困難になったりします。こうした問題を防ぐためには、情報の整理とアーカイブ（保存）に関するルールが必要なのです。具体的な取り組みは以下の通りです。
カテゴリ分け: 関連するトピックごとにチャンネルやグループを作成し、情報を適切な場所に分類します。
アーカイブポリシー: 一定期間が経過したメッセージやファイルはアーカイブし、検索可能な状態で保管します。これにより、後からでも必要な情報を簡単に見つけられるようになります。
クリアな指示: どのような情報をどのチャットに投稿すべきか明確にルールを設け、社員が迷わずに適切なコミュニケーションが取れるようにします。
⒉プライバシー保護
プライバシーはビジネスチャットで非常に重要な要素です。従業員の個人情報や企業の機密情報が不適切に扱われると、法的な問題や信頼の失墜につながる可能性があります。プライバシーを保護するための基本的なガイドラインは次のように設定します。
機密情報の扱い: 特定の情報（給与情報、個人の健康状態、顧客データなど）をチャットで共有する際のルールを定めます。例えば、高いセキュリティが求められる情報は、エンドツーエンドの暗号化が施されたチャットや専用の安全なチャネルを使用するなどの措置が考えられます。
アクセス制御: 不必要な情報へのアクセスを防ぐため、役職やプロジェクトに応じたアクセス権限を設定します。例えば、人事関連の情報には人事部門のみがアクセスできるように制限することが可能です。
教育とトレーニング: 社員がプライバシー保護の重要性を理解し、適切に情報を扱えるよう定期的な教育やトレーニングを実施します。
これらのルールを適切に設定し、社員にしっかりと理解してもらうことで、ビジネスチャットを安全かつ効果的に利用することが可能になります。
ビジネスチャットの課題と解決策とは？
ビジネスチャットを導入する際には、ただ単にツールを使い始めるだけでは、実際には思ったように業務がスムーズになるとは限りません。適切な社内ルールが設定されていないと、逆に業務の効率が落ちることもあります。ここで、ビジネスチャットを効果的に活用するための主な課題と、それに対する解決策を見ていきましょう。
コミュニケーションの効率化
ビジネスチャット最大のメリットの1つは、コミュニケーションの効率化です。しかし、これを実現するには、ただチャットを使い始めるだけでは不十分です。以下のような具体的なルールが必要です。
- 不要な会議の削減: チャットを活用して、短い質問や確認事項はリアルタイムで解決し、無駄な会議を減らします。例えば、全員が集まる必要がある定例会議以外は、チャットでのやり取りで代替するというルールを設けることができます。
- 迅速な意思決定: 重要な情報や決定事項をすぐに共有できるように、誰がどの情報を共有すべきか、どのタイミングで共有すべきかのガイドラインを定めます。これにより、プロジェクトやタスクの遅延を防ぎ、迅速な意思決定をサポートします。
ワークライフバランスの保護
ビジネスチャットが便利な一方で、仕事と私生活の境界があいまいになることがあります。これを防ぐためには、ワークライフバランスを尊重するルールが重要です。
- 時間外のメッセージ送受信の制限: 社員が自分の時間を大切にできるよう、業務時間外のメッセージの送受信を原則として制限します。例えば、「平日の21時以降や週末には業務関連のメッセージを送らない」というルールを設けることができます。
- 緊急時の対応プロトコル: 緊急を要する場合のみ例外として連絡を許可するなど、明確な基準を設けることで、社員が心理的な安心感を持って働ける環境を作ります。
これらのルールを設けることで、ビジネスチャットを使ったコミュニケーションがより効果的で、社員が健康的なワークライフバランスを保てるようになります。
効果的なビジネスチャットの社内ルールの作成方法とは？
社内ルールを作成する際には、それが全社員にとって理解しやすく、実際に日常業務に取り入れやすい内容でなければなりません。以下に、効果的な内部ルール作成のための具体的なステップと考慮すべきポイントを詳しく説明します。
参加と合意形成
良いルールは、組織内の多様な意見やニーズを反映したものです。そのためには、ルール作成プロセスに多くの部門の代表者を積極的に参加させることが重要です。
実施方法
- 多部門の参加: ルール作成には、様々な部門から選ばれた代表者が参加します。これにより、各部門の特有の課題やニーズを理解し、広い視野での議論が可能になります。
- ワークショップの開催: 定期的なワークショップを開催して、ルールの草案についてディスカッションを行います。これにより、参加者が積極的に意見を出し合い、より実践的で効果的なルールを形成できます。
- フィードバックの収集: 草案が出来上がった後、全従業員からのフィードバックを求めます。これにより、さらなる改善点を見つけ出し、広く受け入れられるルールを確定できます。
明確性と簡潔性
ルールは、具体的で簡潔なものでなければなりません。複雑で長い説明は避け、誰もが簡単に理解し実行できるようにします。
実施方法
- 言葉遣いをシンプルに: 専門用語や難解な言葉を避け、日常的な言葉を使用してルールを説明します。これにより、理解しやすくなります。
- 具体的な例を提供: ルールの適用例を具体的に示し、どのような状況でどのルールが適用されるのかを明確にします。例えば、「業務時間外のメッセージ送信は原則禁止。ただし、緊急時はこの限りではない」といった形で具体的なガイドラインを設けることができます。
- 視覚的な補助を使用: ルールを視覚的に理解しやすくするために、チャートやグラフィックを用いて説明することが有効です。これにより、ルールのポイントが一目で把握できるようになります。
これらの方法を通じて、全社員がルールを容易に理解し、自然と遵守するようになるための基盤を築くことができます。効果的なルールは、単に規制を設けるだけでなく、社員がより効率的かつ安全に働ける環境を支援するものであるべきです。
コロナ禍以降のビジネスチャットの変化とは？
新型コロナウイルスの流行は、世界中の企業に多くの変化をもたらしましたが、特に顕著だったのはリモートワークの急速な普及です。これにより、ビジネスチャットの利用方法や必要性も大きく変わりました。以下で、具体的な変化を詳しく説明します。
⒈アクセシビリティの向上
リモートワークが一般化すると、オフィスにいる従業員と在宅勤務をしている従業員間で情報のアクセスに格差が生じる可能性があります。この情報格差を解消し、すべての従業員が平等に情報にアクセスできるようにするためのアクセスルールの整備が重要になりました。
- 統一されたコミュニケーションプラットフォーム: 全従業員が同じビジネスチャットツールを使用することで、情報共有の場を一元化します。
- リアルタイム情報共有: 会議や決定事項はリアルタイムでビジネスチャットに投稿し、在宅勤務者もオフィス勤務者と同様に最新情報を得られるようにします。
- アクセス権限の明確化: 必要な情報には誰でもアクセスできるようにし、同時に機密情報には限定されたアクセスを設けることで、情報の安全性を保ちつつアクセシビリティを確保します。
⒉セキュリティの強化
リモートワークの増加により、企業のネットワークやビジネスチャットへの外部からのアクセスも増加しました。これに伴い、セキュリティ対策の強化が必須となりました。
- エンドツーエンドの暗号化: ビジネスチャットの会話内容が第三者によって読み取られるのを防ぐため、エンドツーエンドの暗号化を施す。
- 多要素認証の導入: アカウントの安全をさらに高めるため、ログイン時に多要素認証（例えば、パスワードと携帯電話へのコード送信）を必須とします。
- 定期的なセキュリティトレーニングと監査: 従業員に対して定期的にセキュリティ意識の向上トレーニングを実施し、ビジネスチャットの利用状況を定期的に監査することで、安全な使用を促します。
これらの変化を通じて、企業はリモートワーク環境下での効率的かつ安全なコミュニケーションを実現することが可能になります。これにより、新しい働き方においても生産性を維持し、社員間の連携を強化することができます。
社内ルールを活かせるおすすめのビジネスチャットツール３選
社内ルールを効果的に活用できるビジネスチャットツールとして、「Tocaro」、「LINE WORKS」、「Chatwork」の３つをおすすめします。それぞれのツールの特徴を詳しく見ていきましょう。
1. Tocaro
「Tocaro」は、高いカスタマイズ性とセキュリティ機能を備えたビジネスチャットツールです。社内ルールの設定が非常に細かく行え、例えば、特定の時間帯にのみ通知を許可するといった設定や、特定のグループ内でのみファイル共有を許可するなどのルールを簡単に導入できます。これにより、ワークライフバランスの保持や情報の適切な管理が可能になります。
2. LINE WORKS
「LINE WORKS」は、LINEの使い勝手の良さを活かしたビジネス向けのコミュニケーションツールです。このツールは、LINEと同様の直感的な操作性を備えており、社内のさまざまな世代の従業員が無理なく使いこなすことができます。また、管理者機能が充実しており、ユーザーごとに権限の設定や、情報アクセスの制御が細かく行えるため、セキュリティの維持と情報漏洩の防止に効果的です。
https://line.worksmobile.com/jp/
3. Chatwork
「Chatwork」は、シンプルながらも多機能を備えたビジネスチャットツールです。タスク管理機能が特に優れており、メッセージ内で直接タスクを設定し、進捗を共有することができます。これにより、プロジェクトごとに適切なコミュニケーションとタスク管理が可能になり、効率的な業務遂行をサポートします。さらに、外部との連携も安全に行えるため、外部のパートナーとのコミュニケーションにも適しています。
これらのツールを適切に選んで使用することで、社内ルールを最大限に活かし、効果的かつ安全なコミュニケーション環境を構築することができます。
働き方に合わせて社内ルールも定期的に見直しましょう
ビジネスチャットの社内ルールを定めることの重要性は、単に組織内の秩序を保つことだけではなく、組織全体の生産性を向上させるためにも不可欠です。ビジネスの進行と共にテクノロジーが進化し、働き方が変わるため、ルールもこれに合わせて定期的に見直される必要があります。この過程で、社員からのフィードバックは特に価値があり、それを取り入れることで、より効果的で使いやすいコミュニケーション環境を築くことができます。これにより、社内コミュニケーションの質が向上し、全体としての業務効率も大幅に改善されるでしょう。
今後のビジネスチャットの展望としては、これらの点に注目し、柔軟に対応していくことが企業にとっての大きな課題であり、同時に大きなチャンスでもあるのです。
